 |
Составить и оформить докладную записку.
|
|
|
|
Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
Докладные записки делятся на внешние и внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации - автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь: «О необходимости разработки положения о порядке оказания платных услуг и выполнения платных работ государственными архивами», «О необходимости создания издательского центра в системе Государственной архивной службы» и т.п.
Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.п.): заведующий канцелярией - «О состоянии работы с документами в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров - «Об организации курсов повышения квалификации работников» и т.п.
|
|
|
Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Формуляры внешней и внутренней докладных записок имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами: «Довожу до вашего сведения». Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.
Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.)…», «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.
Датой докладной записки является дата ее подписания.
Внешние докладные записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (письма, справки). Внутренние докладные записки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.
|
|
|
Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте (но не полях!). Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке.
Примеры оформления внутренних докладных записок.
Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар
Отдел эксплуатации информационных систем.
Директору ОАО
«Кувырком»
К.П. Егоркину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
16.11.2011 № 08-18/93
О командировании специалистов на семинар
В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2011 по 27.11.2011.
Начальник отдела О.Л. Барабанко
Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
Отдел информационных технологий
Генеральному директору
ООО «Беседа»
И.Т. Избушкину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
09.12.2011 № 10-23/158
О нарушении трудовой дисциплины
Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2011 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.
Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.
В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.
Начальник отдела Е.С. Любимчикова
Генеральному директору
ООО «ВдМУ»
А.Н.Горемыкину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
17.01.2014 
21_18/114
О нарушении трудовой дисциплины
Ставлю Вас в известность, что вчера 16.01.2014 в течение 4-х часов с 13-00 и до конца рабочего дня монтажник 4 разряда Мельников Алексей Алексеевич находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения.
В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Мельникову А.А объявить выговор.
Начальник участка В.И.Перелыгин
|
|
|
