Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Контрольное задание

ТЕМА. СОЗДАНИЕ И АНАЛИЗ БАЗ ДАННЫХ В MS EXCEL

Лабораторная работа № 12

В ходе выполнения лабораторной работы вы научитесь:

· подводить итоги при работе с базой данных;

· рассмотрите использование функций баз данных.

Подведение промежуточных итогов

Команда вкладка ДанныеÞПромежуточные итоги может быть использована для получения различной итоговой информации. Прежде чем подводить итоги, необходимо произвести сортировку списка соответствующим образом. Excel создает промежуточные и общие итоги. При выводе промежуточных итогов Excel всегда создает структуру списка; с помощью символов структуры можно отобразить список с нужным уровнем детализации данных.

Ниже рассмотрим пример, когда необходимо подсчитать для каждого отдела предприятия сумму окладов сотрудников.

Задание

1. Из папки Материалы откройте файл Лаб.раб.12. При отсутствии папки Материалы создайте новую рабочую книгу Excel и назовите ее Лаб.раб.12.

2. Активизируйте лист Итоги1. При отсутствии исходного файла Лист1 назовите Итоги1, скопируйте на лист базу данных сотрудников.

3. Отсортируйте исходный список по полю Отдел.

4. Выполните команду вкладка ДанныеÞ Промежуточные итоги.

5. В списке При каждом изменении в укажите поле Отдел (рис. 16). Так как список был отсортирован по полю Отдел, то строки с одинаковым отделом располагаются непосредственно рядом друг с другом. Как только происходит изменение в поле Отдел, значит, информация о сотрудниках одного отдела закончилась, и далее следуют строки, касающиеся сотрудников другого отдела.

6. В списке Операция выберите Сумма – это операция, с помощью которой будут подводиться итоги (данные будут суммироваться).

7. В списке Добавить итоги по укажите поля Оклад и Годовой фонд зарплаты – по этим полям будут подводиться итоги.

8. Установите соответствующие флажки, как показано на рис. 16. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 16

9. Результат подведения итогов приведен на рис. 17.

Рис. 17

10. Для того, чтобы просмотреть только промежуточные и общие итоги щелкните на кнопке (2-ой уровень списка), расположенной в верхнем левом углу списка. Результат представлен на рис. 18.

Рис. 18

11. Чтобы вернуть список в первоначальное положение, щелкните на кнопке (3-й уровень списка).

12. Отобразите только общие итоги (рис. 19).

Рис. 19

13. Разверните весь список. Исследуйте назначение кнопок и .

14. Сохраните файл.

Контрольное задание

1. На лист Итоги2 скопируйте базу данных с листа Ввод данных (лабораторная работа 12). При отсутствии исходного файла вставьте новый лист, назовите его Итоги2, скопируйте базу данных с листа Ввод данных.

2. Подведите промежуточные и общие итоги по полю Вид счета, определив суммарные значения взносов.

3. Примерный результат подведения итогов представлен на рисунке.

4. Сохраните файл.

Функции баз данных

Функции баз данных имеют обобщенное название Д-функции. Д-функции оперируют только с элементами диапазона, которые удовлетворяют заданным условиям.

У всех Д-функций один и тот же синтаксис:

=Д-функция (база_данных; поле; критерий)

Аргумент база_данных задает весь список, а не отдельный столбец.

Аргумент поле определяет столбец, в котором производятся вычисления (суммирование, усреднение и т.п.). Если формула с помощью мастера функций, при заполнении второго аргумента достаточно указать ячейку рабочего листа, в котором хранится имя соответствующего поля.

Аргумент критерий задает диапазон критериев.

Функция БДСУММ

1. Перейдите на лист Д-функ. При отсутствии исходного файла вставьте новый лист, назовите его Д-функ, скопируйте на лист базу данных сотрудников.

2. Выделите всю таблицу (диапазон А1:G16) и присвойте ей имя База.

3. Определим сумму окладов, превышающих 8 000р. Для этого после таблицы введите следующий критерий (рис. 20).

Рис. 20

4. Активизируйте ячейку В20. Вызовите Мастер функций, выберите категорию функций Работа с базой данных и функцию БДСУММ.

5. Заполните поля мастера функций (рис. 21).

Рис. 21

6. Подсчитайте суммарный годовой фонд зарплаты по отделу Бухгалтерия. Для этого определите критерий (рис. 22).

Рис. 22

7. Заполните поля мастера функций в соответствии с рис. 23.

Рис. 23

8. Сравните полученное значение с промежуточными итогами с листа Итоги1.

9. Аналогично вычислите суммарные значения годового фонда зарплаты по остальным отделам.

10. Сохраните файл.

Функция БДСЧЕТ

1. Определите количество сотрудников, принятых в период с 01.01.2000 по 31.12.2003. Для этого оформите данные, как показано на рисунке.

2. Заполните поля мастера функций в соответствии с рис. 24.

Рис. 24

3. Подсчитайте количество сотрудников, имеющих оклад в диапазоне от 7 000 р. до 10 000 р.

Функция ДСРЗНАЧ

1. Самостоятельно ознакомьтесь с функцией ДСРЗНАЧ.

2. Определите величины средних окладов по каждому из отделов.

3. Определите среднюю величину годового фонда зарплаты сотрудников, принятых на работу в 2000 г.