Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Организация менеджмента процессов

Регламентация (документирование) процесса

Документирование (регламентация) процесса означает создание документации определяющей ход, результаты и порядок управления процессом.

Структура документации простейшего процесса включает в себя:

1. Регламент (карта, спецификация) процесса

2. Должностная инструкция владельца процесса

3. Должностные и рабочие инструкции по проведению функций.

 

Карта процесса – это документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и принятия решений по улучшению.

 

Назначение карты процесса

1. Определение границ процесса.

2. Регламентация полномочий ответственности владельца процесса.

3. Спецификация входов и выходов процесса.

4. Описание технологии выполнения процесса (последовательность работ, графическая схема процессов в выбранной нотации).

5. Создание матрицы ответственности для сотрудников участвующих в процессе.

6. Регламентация показателей эффективности процесса, показателей продукта и удовлетворенности клиента.

7. Регламентация работ по сбору информации о ходе процесса.

8. Регламентация работ по оперативному управлению процессом.

9. Регламентация работ по анализу процесса (для владельца процесса и вышестоящего руководства).

10. Регламентация работ по разработке мероприятий по улучшению процесса (владелец процесса и вышестоящий руководитель).

 

Структура карты процесса

0. Титульный лист. На титульном листе указывается наименование организации и обозначение карты процесса (КП01 – 2007). Гриф утверждения в верхнем правом углу.

1. Назначение документа. Настоящая карта процесса устанавливает порядок выполнения процесса «Процесс…» и предназначена для оценки и анализа его результативности.

Требования настоящей карты процесса распространяются на (все структурные единицы или все подпроцессы, выполняемые в ходе процесса «Процесс…», а также при взаимодействии с другими процессами организации, с поставщиками и клиентами): ___.

2. Область применения. Настоящий документ обязаны знать и использовать в работе следующие должностные лица: ___.

3. Нормативные ссылки. При разработке данного описания процесса использованы следующее нормативные документы внешнего и внутреннего происхождения:

Обозначение Название документа
   

 

Вначале указываются нормативные документы внешнего происхождения в порядке по мере убывания важности:

1) Законы;

2) Постановления Правительства РФ;

3) ГОСТы;

4) нормативные акты и т. д.

 

Затем приводятся документы внутреннего происхождения. Они указываются в хронологическом порядке, при этом необходимо указать идентификатор документа.

 

4. Термины, обозначения и сокращения. (В разделе указываются термины и их определения отличные от стандарта ИСО:9000. Перечень сокращений необходимо составить с необходимой расшифровкой).

5. Владелец процесса, входы, выходы и ресурсы процесса.

5.1. Владелец процесса. Владелец процесса занимает должность. Основные обязанности владельца процесса установлены в должностной инструкции: ___.

5.2. Выходы процесса. (Таблицей. Отдельно внутренние и внешние)

5.3. Входы процесса. (Отдельно от вышестоящего руководителя, внутренние и внешние).

5.4. Входы по управлению. (Отдельно от вышестоящего руководителя, внутренние и внешние).

5.5. Ресурсы процесса. (Отдельно от вышестоящего руководителя, внутренние и внешние. К ресурсам могут относиться человеческие ресурсы, оборудование, здания и производственные помещения, транспорт, связь, программное обеспечение и другие ресурсы необходимые для выполнения процесса).

6. Выполнение процесса.

6.1. Описание основных подпроцессов. (Аналогично пунктам 5.2 – 5.5).

6.2. Графические схемы процесса. (Делается ссылка на выбранные нотации – для такого уровня в IDEF0, для другого – в IDEF3).

7. Ответственность. Ответственность за процесс распределяется в соответствии с матрицей ответственности.

8. Управление процессом.

8.1. Для оценки результативности процесса выбраны следующие показатели: (составить табл.).

8.2. Владелец несет ответственность за: ___.(перечень)

9. Документирование и архивирование. (Указывается место и срок хранения контрольного экземпляра документа во время его действия и после аннулирования).

10. Порядок внесения изменений. (Указывается периодичность пересмотра настоящего документа). Ответственность за своевременный пересмотр документа и внесение изменений несет руководитель, утвердивший данный документ.

11. Рассылка. Настоящая карта процесса подлежит рассылке в следующие подразделения организации. (Дается в виде таблицы).

12. Ознакомление сотрудников. (Дается список в табличной форме).

Организация менеджмента процессов

В 1916 г. Анри Файоль предложил наиболее простой и удачный перечень функций менеджмента, которым пользуются до сих пор:

1. Планирование – это анализ ситуации, в которой на данный момент находится организация, формулирование целей и задач, разработка стратегии действий.

2. Организация – создание организации подразделений и рабочих мест, определение порядка их функционирования, распределения ресурсов, необходимых для выполнения планов.

3. Координация – направление деятельности в нужную сторону, обеспечение уровня взаимодействия между участниками деятельности.

4. Мотивация – выявление потребности людей, обеспечивающих их заинтересованность в результате деятельности, путем выбора наиболее подходящего способа удовлетворения.

5. Контроль – создание системы сбора, обработки, анализа и хранения информации о состоянии объекта управления.

Применительно к менеджменту процессов может быть использована система измерения показателей процесса, которая может быть трансформирована с учетом цикла PDCA (рис 1)

Функционирование процесса должно подвергаться постоянному воздействию цикла PDCA. При этом должны осуществляться функции:

1. PLAN (планирование) – установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворенности потребителя, планирование выделения и распределения необходимых ресурсов.

2. DO (выполнение) – выполнение запланированных работ и основной деятельности процесса.

3. CHECK (проверка) – осуществляется сбор информации и контроль результата, получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.

4. ACT (воздействие) – управление, корректировка – принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов.

 

В соответствии с выделенными функциями общего менеджмента планирование соответствует PLAN, организация соответствует DO, контроль – CHECK, координация – ACT. Мотивация может не выделяться в отдельную функцию менеджмента при процессном управлении, по необходимости учитывать, что владелец процесса управляет ресурсами, т. е. и персоналом.

На схему управления процессом накладываются требования разделов стандарта ИСО 9001:2000. Этот стандарт с одной стороны накладывает ограничения на осуществление деятельности в процессах, с другой – подсказывает, какие виды деятельности должны быть регламентированы при описании процесса.

 

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...