Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

База данных «Расходы семьи»

Создание базы данных, таблицы, схемы данных.

Создание форм, запросов. Запросы по выбору. Отчеты

 

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных (БД), наполнять их и работать с ними.

 

СУБД Ассеss - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, относящихся к некоторой предметной области и обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображение данных.

 

С окна Ассеss начинается выполнение всех операций над объектами БД. Объекты БД находятся во вкладках окна БД. Ими являются:

• Таблицы;

• Запросы;

• Формы;

• Отчеты;

• Макросы;

• Модули.

Рассмотрим создание и применение БД Расходы семьи, используя приложение Microsoft Access.

 

Задание:

1) Открыть приложение Microsoft Ассеss 2010, выбрать Файл/Создать, в разделе Новая база данных указать пусть и Имя файла – Расходы семьи и нажать Создать.

2) Появится окно БД Расходы семьи. Эта БД будет храниться в файле Расходы семьи.accdb. Этот файл пока не содержит информации, а в дальнейшем будет содержать: структуру таблицы, сами таблицы и все объекты БД, которые мы используем в своей работе. Все созданные элементы БД отображаются в окне слева Все объекты Access.

 

Создание БД начинается с создания таблиц и включает 2 этапа: создание структуры таблиц и заполнение таблиц данными.

 

Таблицы - основные объекты БД, служат для хранения данных. Если нет таблиц -значит, и нет БД. Создание таблиц состоит в задании ее полей и назначении их свойств.

Запись - это строка таблицы, состоит из набора разных полей и содержит информацию об отдельном объекте (человеке, предмете, организации).

Поле - элемент записи, содержащий определенное данное. В режиме Таблицы термин Поле используется, как для конкретной ячейки записи, так и для всего столбца.

 

Создание структуры таблиц БД

 

Во вкладке БД Таблицы создадим пустые таблицы, т.е. пока только определим их структуру - опишем каждое поле записи.

1) Для создания таблиц на ленте Создание нажмите кнопку Конструктор таблиц или Таблица.

2) При выборе кнопки Конструктор таблиц появится окно создания структуры таблицы в режиме Конструктора.

3) Заполните ячейки, согласно рисунку, учитывая, что Имя поля заполняется с клавиатуры, а Тип поля выбирается из списка в конкретной ячейке.

 

4) В нижней части окна Конструктора указываются свойства полей. Разные типы полей имеют разные свойства. Основным свойством любого поля является его длина (выражается в символах или знаках). От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться (по умолчанию, для текстового поля - 50 символов).

5) Определите ключевое поле - пометьте ячейку с именем этого поля и нажмите на Панели инструментов соответствующую: кнопку Ключевое поле.

6) Закройте окно. При этом не забудьте задать имя вашей таблицы. В нашем случае - Семья. Вы увидите в окне БД в окне Все объекты Access значок первой появившейся таблицы Семья. Пока данных в этой таблице нет, т.к. вы только создали ее структуру.

7) Аналогично создайте следующие таблицы (в скобках перечислены поля, ключевое поле выделено жирным шрифтом):

• Плательщики [Код плательщика, Плательщик],

• Статьи расходов [Код статьи расхода, Статья расхода]. Тип данных всех полей определяйте аналогично таблице Семья.

8) Таблица Расходы семьи будет создана после внесения информации в выше
перечисленные таблицы (см. отдельную инструкцию).

Заполнение таблиц БД

 

Итак, в вашей базе данных во вкладке Таблицы организовалось 3 таблицы, в которых пока нет данных.

1) Откройте таблицу Семья в режиме Таблица и заполните ее, используя пример заполнения таблицы Семья и свои данные;

2) Заполнив поля таблицы, закройте ее окно, при этом данные автоматически сохраняются в таблице;

3) Пример заполнения таблицы:

 

Создание таблицы Расходы семьи

4) Во ленте Создание создайте в режиме Конструктора новую таблицу Расходы семьи с полями: № п/п, Число, Расход, Стоимость, Код статьи расхода, Код плательщика, Код члена семьи;

5) Комментарий: в таблице будут указаны данные о том, какого числа (Число), на что (Расход), сколько денег потрачено (Стоимость), к какой статье расхода относится (Код статьи расхода), кем (Код плательщика) и для кого (Код члена семьи);

6) Определите для каждого имени поля тип данных (см. рис. 7.3) и их свойства. Не забудьте указать для полей Код статьи расхода, Код плательщика, Код члена семьи подстановку данных из соответствующих таблиц, воспользуйтесь Мастером подстановки;

 

Рис. 7.3. Создание таблицы Расходы семьи в режиме конструктора

 

7) Заполните в таблице всего 4-5 записей;

 

8) Остальную информацию в таблицу вы внесете, воспользовавшись объектом Форма (в основной таблице Расходы семьи должно быть 25 записей (за 2 недели)).

Формы

Для ввода данных в таблицу с большим числом полей удобнее использовать форму.

Форма - это средство отображения данных на экране и управление ими. Важно понимать, что форма - это не самостоятельный информационный объект, а только удобный способ ввода данных в таблицу и их корректировку.

При создании формы в нее могут быть включены поля не только конкретной таблицы, для которой она создается, но и поля других таблиц, позволяющие более полно раскрыть запись таблицы.

Форма позволяет вывести на экран данные по отдельным записям, если при ее создании указать Вид формы - Один столбец.

Для кратких таблиц нецелесообразно создавать форму.

Для создания формы Расходы семьи удобно воспользоваться кнопкой Мастер форм.

Мастер форм — это событийная процедура, выполняющая определенные конструкторские функции.

1) В окне базы данных сделать активной ленту Создание.

2) В появившейся ленте выбрать в группе Формы кнопку Мастер форм.

3) Откроется окно Создание форм, где в поле со списком выбрать название таблицы,
для которой создается форма. В нашем случае - Расходы семьи. В окне Доступные поля
надо отметить включаемые в форму. Если включаются все поля, то достаточно

нажать кнопку)

4) При нажатии кнопки Далее будут выходить диалоговые окна, в которых запрашивается внешний вид формы (выберите: в один столбец), оформление (цвет) формы, название. При желании можно вернуться на несколько шагов назад, используя кнопку Назад.

5) При нажатии кнопки Готово создается форма.

Заполнение таблицы при помощи формы:

1) открыть форму Расходы семьи;

2) т.к. в предыдущей работе вы заполнили в таблице Расходы семьи несколько записей в режиме Таблица, то навигатор расположенный в конце формы, показывает вам, что существуют эти записи

3) нажмите кнопку "На новую запись'

4) введите оставшиеся записи таблицы Расходы семьи самостоятельно;

5) после ввода, а если нужно, и корректировки всех записей, закрыть форму;

6) перейти во вкладку Таблицы;

7) открыть таблицу Расходы семьи в режиме Таблица;

8) убедитесь, что все записи введены в таблицу и находятся в своих полях.;

9) закройте таблицу Расходы семьи.

Создание схемы данных БД

Схема данных отображает связи между одинаковыми полями разных таблиц. Связывается ключевое поле вспомогательной таблицы с не ключевым полем основной таблицы. Связываемые поля могут иметь разные имена, но обязательно должны иметь одинаковый тип данных и размер поля.

Важно понимать, что в ключевых полях вспомогательных таблиц данное уникально (встречается один раз, оно не может повторяться), но в не ключевом поле основной таблицы такое данное используется многократно. Такая связь называется один-ко-многим.

1) Закрыть все таблицы БД;

2) зайдите в ленту Работа с базами данных, в нем - Схема данных;

3) выберите в группе Связи кнопку Отобразить таблицы, в появившемся окне выберите, в нашем случае, все таблицы с помощью кнопки Добавить;

4) после этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей. Таблицы можно перемещать, растягивать, располагая их в более удобном виде (см. рис. 7.5);

5) установить и изменить связи между таблицами можно в группе Сервис с помощью кнопки Изменить связи (см. рис. 7.6);

Создание запроса на выборку

Цель - создать результирующую таблицу, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

1) В окне базы данных сделать активной ленту Создание.

2) В появившемся окне выбрать группу Запросы кнопку пункт Создание запроса с помощью конструктора.

3) Откроется окно Создание запроса, где в окне со списком выберете все таблицы Расходы семьи. Выберите все поля из таблицы, кроме Кодов, вместо них выберете текстовые записи из соответствующих таблиц.

4) Закройте запрос и сохраните его.

5) После создания запроса появится соответствующая таблица-запрос. Теперь необходимо сделать условие для выбора, например по статье расхода. Для этого откройте созданный запрос в режиме конструктора.

6) Чтобы задать условие в соответствующую строку, необходимо ввести либо
конкретные данные, например «Продукты», либо вывести поле, с помощью
которого пользователь сам задаст необходимую для выбора статьи расхода в строку Условие отбора в поле Статьи расходов введите [Введите статью расходов];

7) По аналогии задайте 4 других условия (см. таблицу 6):

Отчеты

Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах в красиво оформленном виде, для создания итоговых строк с группировкой по каждой смысловой группе.

Например, создадим отчет на основании запроса.

Создание отчета

Для создания отчёта удобно воспользоваться событийной процедурой Мастером отчетов.

1) В окне базы данных сделать активной ленту Создание;

2) Выбрать в группе Отчеты кнопку Мастер отчетов.

3) В появившемся окне Создание отчетов в поле со списком выбрать название запроса или таблицы, на основании которых создается отчёт. В вашем случае выберите имя созданного запроса Выбор статьи расходов. Нажать кнопку ОК.

4) Откроется окно, где в пункте Доступные поля надо отметить поля, включаемые в отчет. Если включаются все поля, то достаточно нажать кнопку

5) При нажатии кнопки Далее в диалоговом окне укажите вид представления данных, т.е. будут ли они сгруппированы, и по какому полю. Можно добавить уровни группировки, выделите поле Статьи расходов.

6) При нажатии кнопки Далее нажмите кнопку Итоги, поставьте галочку с поле

7) При нажатии кнопки Далее будут выходить диалоговые окна, в которых запрашивается внешний вид отчета (ступенчатый), оформление - стиль (строгий), название отчета. При желании можно вернуться на несколько шагов назад, используя кнопку Назад и изменить некоторые установки.

8) При нажатии кнопки Готово создается отчет во вкладке Отчеты.

9) В зависимости от Группировки, Вида макета, Стиля внешний вид отчета по одним и тем же данным может иметь разный вид.

10) Необходимо создать три отчета с итоговым выводом суммы по готовым запросам.

 

Лабораторная работа. База данных «Автосалон»

Создание таблиц

Создание таблиц осуществляется в режиме конструктора.

Основная таблица:

Авто [Код авто, Марка, Модель, Код завода, Мощность двигателя, Код топлива, Код компл, Цена, Цвет, Номер склада]

Вспомогательные таблицы:

Завод изготовитель [Код завода, Звод]

Комплектующие [Код компл, КПП, Привод, Кузов, Салон]

Топливо [Код топлива, Топливо]

Склад [Номер склада, Адрес, Телефон]

Создание вспомогательных таблиц

Рекомендуется сначала создать вспомогательные (дополнительные) таблицы. В таблицах должны быть отмечены ключевые поля, а также в общих свойствах поля необходимо задать длину (размер) поля, соответствующую данным этого поля.

Например, таблица «Завод изготовитель» для базы данных «Автосалон» в режиме конструктора выглядят следующим образом:

После создания таблиц в режиме конструктора следует ввести в них необходимые данные.

Создание основной таблицы

Создание основной таблицы также осуществляется в режиме конструктора.

При ее создании обязательным является использование полей со списком для ссылок на объекты, которые образуют ключевые поля вспомогательных таблиц.

Ввод данных в основную таблицу необходимо осуществлять, используя форму, для создания которой необходимо построить схему данных.

 

 

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...