 |
Одну подпись от другой отделяют межстрочным интервалом.
|
|
|
|
2.3.24 Реквизит «Гриф приложения» располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит «Гриф приложения» состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, который указывают без знака номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.
Пример -
Приложение 2
к приказу директору
колледжа
18.07.2004 № 9
2.3.25 Реквизит «Гриф согласования» располагают ниже реквизита «Подпись» от границы левого поля. Гриф согласования — внешнее согласование. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования.
Гриф согласования состоит из:
§ слова «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами без кавычек);
§ наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации);
§ личной подписи, ее расшифровки;
§ даты согласования.
Пример –
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ЗАО «Информационные технологии»
Подпись В.П.Михайлов
12.06.2005
2.3.23 Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).
Расшифровку не заключают в скобки и указывают на уровне последней строки наименования должности. В расшифровке инициалы следует указывать перед фамилией.
Пример –
Зам. директора по учебной
работе Подпись Я.К.Валуй
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.
При временно замещении должностных лиц необходимо использовать аббревиатуру «И. о.» или «Зам.» Проставление косой черты рядом с наименованием должности лица замещающего не допускается.
|
|
|
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами с равными должностями и лицами несоподчиняющимися по службе их подписи располагают на одном уровне.
Пример –
Зам. директора по учебной Зам. директора по учебно-
работе производственной практике
Подпись Я.К.Валуй Подпись А.Ю.Мордасов
При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Расшифровки членов комиссии указывают в алфавитном порядке.
Председатель комиссии Подпись Н.С.Петров
Члены комиссии: Подпись С.К.Белова
Подпись В.Н.Иванова
Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименование (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименовании или за ним в скобках и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней.
Сокращенное наименование организации образуется тремя способами:
ü по первым буквам слов, входящих в наименование (Борисовский государственный политехнический колледж (БГПК), Министерство внутренних дел (МВД));
ü по начальным слогам слов (Белорусский железнодорожный банк (Белжелдорбанк);
ü смешанный тип сокращений (НИИхиммаш).
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций располагают в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации).
При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.
|
|
|
2.3.7 Автором документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.
Пример:
ООО “Интеллектсервис”
Отдел инновационных
технологий
2.3.8 Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.
Почтовый адрес — адрес фактического местоположения организации, по которому с ней осуществляется связь.
Пример:
ул. Коллекторная, 10
220084, г.Минск
2.3.9 На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т. д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т. д.).
Пример:
ул. Есенина, 32
220116, г.Минск
тел./факс (017) 270 28 16
р/с 1230000000456
в Московском отд.
ОАО «Белинвестбанк», код 706
Совокупность перечисленных данных является юридическим адресом предприятия, фирмы. Используется только для писем и факсов. На бланк письма наносится типографским способом. В договоре является разделом текста данного документа.
Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяют. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.
Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.
2.3.10 На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа». Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией.
Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.
Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки, указывается на всех документах кроме писем и факсов.
|
|
|
Расстояние между заголовками раздела и подраздела – 8 мм. Расстояние между заголовком и текстом – 15 мм.
Абзацы в тексте начинают отступом равным 12,5 мм.
2.3.22 Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают после текста документа перед реквизитом «Подпись».
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют в сокращенной форме.
Пример:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Слово «Приложение» следует указывать от границы левого поля.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте.
Пример:
Приложение: список поставщиков на 2 л. в 2 экз.
Если приложений несколько, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
Пример-
Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.
2. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 5 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: письмо Министерства культуры Республики Беларусь от 01.08.2004 № 01-03/65 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.
При направлении приложения не во все указанные в документе адреса отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В распорядительных документах указание о наличии приложения дается в тексте.
акт (о чем?) «О выделении документов к уничтожению», письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора»
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.
Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строчными буквами (кроме заглавной).
Если заголовок превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до 100 мм от границы левого поля.
Место размещения заголовка на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.
|
|
|
Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.
2.3.20 Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки чернилами красного цвета или с помощью штампа на контролируемых по указанию руководителя документах. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
2.3.21 Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связанного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.
Если сплошной связный текст документа содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы. Каждый раздел может быть разделен на любое количество подразделов, которые в свою очередь могут иметь пункты и подпункты.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.
Заголовки следует указывать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Пример:
ПРОТОКОЛ
2.3.11 Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) — дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) — дата утверждения.
Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель» оформляют цифровым способом (основной способ). Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
Пример - 08.07.2004
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
|
|
|
При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов, в распорядительных документах высших органов государственной власти и управления оформляют словесно-цифровым способом.
Пример - 8 июля 2004 г.
2.3.12 Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.).
Пример - № 01-10/136 (такой регистрационный индекс имеют исходящие и входящие документы),
где 01 — индекс структурного подразделения;
10 — номер дела по номенклатуре;
136 – порядковый номер документа по журналу регистрации;
01-10 — индекс дела в соответствии с номенклатурой.
Индексами распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений, решений), также протоколов, актов являются порядковые номера, возрастающие в пределах календарного года по каждому виду документов отдельно.
Индекс приказа по личному составу смешанный, т.е. имеет добавление буквы к номеру регистрации.
Пример:
№ 35-К (индекс приказа по личному составу о приеме, переводе, увольнении с работы, премировании), срок хранения 75 лет;
№ 42-Л (индекс приказа по личному составу о предоставлении отпуска, командировании, взысканиях), срок хранения 3 года.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: № 27/19.
Располагается данный реквизит в одной строке с реквизитом «Дата».
Пример:
09.02.2006 № 26
(угловое расположение реквизитов)
09.02.2006 № 26
(продольное расположение реквизитов)
При изготовлении типографским способом бланка для письма и общего бланка для данных реквизитов наносят линии.
2.3.13 На бланк для письма типографским способом наносят реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего
текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована.
Пример - Соловьеву А.А.
Прошу подготовить
заключение к 12.09.2004
Бойко
02.09.2004
Указания руководителя могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания формулируются следующим образом — к руководству, к сведению, к исполнению. Конкретные указанию формулируются в повелительном наклонении и адресуются подчиненным лицам, например: срочно примите меры, немедленно подготовить ответ.
Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует писать под углом к линии строки.
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.
При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи с основным документом. При этом на документе делается отметка о связи документа и листа с резолюцией.
2.3.19 Реквизит «Заголовок к тексту» располагают слева после реквизитов бланка.
Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) «О создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту», положение (о чем?) «О канцелярии», правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка,
УТВЕРЖДАЮ
Директор НПО «Агат»
Подпись Н.С.Петров
10.09.2005
Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из:
§ слова «УТВЕРЖДЕНО» (прописными буквами без кавычек);
§ названия вида документа в именительном падеже;
§ даты и номера документа.
Примеры - УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора
Борисовского государственного
политехнического колледжа
25.09.2005 № 125
УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего собрания
трудового коллектива
25.06.2004 № 15
При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают полное наименование организации.
Пример - УТВЕРЖДАЮ
Председатель Комитета по архивам
и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь
Подпись В.И.Михайлов
23.08.2004
2.3.18 Реквизит «Резолюция» располагается в правом верхнем углу первого листа документа между адресатом и
документа» ниже линий для даты и регистрационного индекса.
Пример:
На № ____________от ___________
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
Это ссылка помогает учреждению, фирме, получившей письмо-ответ быстро найти копию инициативного письма.
Пример:
02.02.2006 № 02-12/86
На № _____________ от ___________ письмо-запрос
09.02.2006 № 04-10/42
На № 02-12/86 от 02.02.2006 письмо-ответ
2.3.14 Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс» с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь.
Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.
Пример:
г.Борисов
|
|
|
