 |
Общие требования к оформлению трудового договора. Состав документов, предъявляемых при заключении трудового договора.
|
|
|
|
Заключение трудового договора осуществляется по установленной форме, которая предполагает:
а) письменное оформление трудового договора;
б) составление трудового договора в двух экземплярах;
в) подписание трудового договора обеими сторонами (сотрудником и работодателем). При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ сотрудник предъявляет лицу, уполномоченному осуществлять его прием на работу, следующие документы:
а) паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);
б) трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства);
в) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
г) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
д) документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (последнее обязательно при приеме на работу, требующую от сотрудника специальных знаний или специальной подготовки).
На основании представленных документов в трудовой договор вносятся необходимые сведения о сотруднике — персональные данные, данные о его образовательной и профессиональной подготовке, о его квалификации и т. д. Окончательно подготовленный вариант трудового договора предъявляется сотруднику для ознакомления.
Если в процессе ознакомления с содержанием трудового договора у сотрудника не возникло каких-либо вопросов или замечаний, то ему предлагается подписать трудовой договор (как правило, в двух экземплярах). После этого трудовой договор передается на подпись руководителю организации. Подписанные обеими сторонами договоры передаются сотруднику и работодателю на хранение (экземпляр последнего обычно помещается в личное дело сотрудника).
|
|
|
Слайд 37
9. Личное дело сотрудника организации
Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное пользование. Все чаще в качестве основного источника документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника организации применяется личное дело — сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации (учреждения).
Требования к оформлению и ведению личных дел устанавливаются организационно-распорядительными (организационно-методическими) документами ведомственных (территориальных) органов управления.
Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководящего состава (и приравненных к ним категорий сотрудников организации, а также материально ответственных лиц) группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:
а) анкета (с последующими дополнениями);
б) автобиография;
в) копия документа об образовании;
г) трудовой договор (второй экз.);
д) договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
е) выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности;
ж) выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражающие сведения о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника, подшиваются в отдельную папку, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудника (в именительном падеже).
|
|
|
Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются):
а) справки о состоянии здоровья сотрудника;
б) справки с места жительства;
в) заверенные фотографии сотрудника.
В личное дело также помещается (отдельно от документов) внутренняя опись. Личное дело оформляется с момента приема сотрудника в организацию (т. е. со дня издания приказа о приеме на работу). Оформление и ведение личных дел государственных служащих осуществляется в порядке, установленном Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г.). Статьей 5 данного Указа, в частности, определен перечень документов, приобщаемых к делу государственного служащего.
К таким документам отнесены:
а) заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу;
б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;
в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
д) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;
е) медицинское заключение установленной формы;
ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;
з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;
|
|
|
и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;
к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы;
л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность
федеральной государственной службы, установленных законодательством
Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;
м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;
н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;
о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;
|
|
|
п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;
р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;
с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;
т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
Требования к порядку оформления личного дела государственного служащего установлены ст. 6 этого же Указа. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, говорится в статье, "брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись".
Оформление и последующее ведение личного дела осуществляется сотрудником кадрового органа (специально уполномоченным сотрудником) организации в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных документов (заверенных копий документов). Необходимые детали уточняются при оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело которого оформляется.
В обязанности кадрового органа по ведению личных дел входит:
а) приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам;
б) обеспечение сохранности личных дел;
в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;
г) предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем сотрудникам организации на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом сотруднику);
д) ознакомление сотрудников с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также — по просьбе указанных лиц — во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Несколько слов — об организации хранения личных дел сотрудников организации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.
С этой целью хранение личных дел сотрудников организации организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответственный за работу с ними и его непосредственный начальник.
|
|
|
Выдача личных дел сотрудников организации во временное пользование — для ознакомления с внесенными в них сведениями, для записи новых сведений и включения в личное дело новых документов — может производиться с разрешения начальника отдела кадров.
Подчеркнем, что личное дело может быть выдано только на время, которое фактически необходимо для ознакомления с записями личного дела и включения в него новых сведений (документов). Во всех случаях работа (ознакомление) с личными делами должна производиться в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) — ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня сотрудник, ответственный за работу с личными делами, обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены.
В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении.
При этом рекомендуется:
а) объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения;
б) располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (по-фамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника);
в) снабжать каждое дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
Что касается личных дел государственных служащих, то, в соответствии со ст. 9 Указа Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 "личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив"
|
|
|
