 |
Классификация коммерческих писем
|
|
|
|
* Коммерческое письмо
Представляет из себя переписку при заключении и выполнении коммерческих договоров (контрактов).
* Коммерческий запрос
Представляет собой коммерческий документ представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. В запросе указываются наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.
Стандартные выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки...
Мы заинтересованы в срочной поставке...
Просим повременить с поставкой до...
Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
Запрос состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. При необходимости в текст письма вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.
Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.
Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать объем информации, аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, система ссылок.
|
|
|
* Ответ на запрос
При ответе на запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:
- о принятии запроса к рассмотрению;
- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
- об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
- об изменении условий запроса (изменении количества товара, марки, сроков поставки и т.п.)
- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
* Оферта
Представляет из себя предложение товара или услуги и служит для обращения продавца к покупателю.
Делится на подвиды:
- твердая оферта и ответ на нее
- свободная оферта и ответ на нее
* Твердая оферта
Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока, в течение которого продавец не может изменить предложенные условия.
Неполучение ответа в течение указанного срока равносильно отказу и освобождает продавца от обязательств твердого предложения.
В случае несогласия с предложенными условиями покупатель направляет продавцу свои контрусловия и продавец при согласии с ними высылает подтверждение.
Если продавец на эти условия не согласен, то предложение согласовывается, но в этом случае продавец не связан обязательством продать товар именно этому покупателю и может вести переговоры с другими.
* Свободная оферта
Свободная оферта не несет никаких обязательств со стороны продавца.
Оферта содержит:
Ø преамбулу
ü формулу вежливости
Ø условия поставки
ü наименование товара
ü количество товара
ü качество товара
ü цену товара
ü срок поставки
ü условия оплаты и т.д.
Стандартные выражения:
В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам...
В ответ на Ваш запрос сообщаем, что можем предложить Вам...
|
|
|
Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес...
* Ответ на предложение (Акцепт)
В письме - ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.
Если покупатель не согласен с условиями предложения или если не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда сделка считается незаключенной.
Если покупатель не согласен с условиями предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам.
* Рекламация
Служит для предъявления претензий другой стороне (контрагенту), нарушившей принятые на себя договорные (контрактные) обязательства, и требования возмещения убытков.
Рекламация содержит:
Ø основание для предъявления претензий
Ø доказательства обоснованности претензий (все эти документы оформляются как приложения к претензии)
ü ссылки на нормативные акты и документы, например, на технические условия
ü ссылки на документы, подтверждающие факты, например, акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний
Ø конкретные требования стороны, предъявляющей претензию
ü о замене товара
ü об уценке или предоставлении скидки
ü о возмещении убытков и т.д.
Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.
Рекламации в отношении качества товара предъявляются в течении 6 месяцев с даты поставки; в отношении количества товара - в течении 3-х месяцев; в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.
Результатом обоснованной рекламации может быть:
- замена дефектного товара новым;
- допоставка недостающего товара;
- процентная скидка со стоимости товар;
- уплата денежного штрафа, пени или неустойки;
- предупреждение.
Стандартные выражения:
|
|
|
При этом направляем рекламацию в связи с...
К сожалению, мы должны сообщить Вам...
Вы должны были поставить партию к... числу
* Ответ на рекламацию
В ответе на рекламацию сообщается о том, что:
информация принята к рассмотрению;
претензия удовлетворяется полностью или частично;
денежная оплата произведена.
Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.
Стандартные выражения:
Приносим свои извинения за...
В ответ на Ваше письмо от..., сообщаем, что мы не можем согласиться с Вашим предложением...
После получения Вашей претензии мы немедленно связались с заводом -изготовителем...
Вопросы для самоконтроля по теме:
1. Выберите правильный ответ. Оферта – это:
а) письмо, используемое в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
б) заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.
в) коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требование возмещения убытков.
2. Выберите правильный ответ. В оферте указываются:
а) наименование предлагаемого товара, количество и качество товара.
б) пункты аналогичны тексту договора о купле – продаже
в) цена, срок поставки, условия платежа
3. Выберите правильный ответ. Рекламация предъявляется в отношении качества товара:
а) в течение 6 месяцев
б) в течение 3 месяцев
в) в течение 30 дней.
4. Выберите правильный ответ. Рекламация – это:
а) письмо, используемое в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
б) заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.
|
|
|
в) коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требование возмещения убытков.
5. Выберите правильный ответ. Письмо - запрос – это:
а) письмо, используемое в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
б) заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.
в) коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требование возмещения убытков.
6. Выберите правильный ответ. Акцепт – это:
а) письмо, используемое в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
б) заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.
в) ответ на предложение
7. Выберите правильный ответ. Рекламация предъявляется в отношении количества товара:
а) в течение 6 месяцев
б) в течение 3 месяцев
в) в течение 30 дней.
8. Выберите правильный ответ. Рекламация предъявляется в отношении гарантийного товара:
а) в течение 6 месяцев
б) в течение 3 месяцев
в) в течение 30 дней.
9. Выберите правильный ответ. Ответ на претензию направляется:
а) заказным письмом
б) по телексу
в) заказным путем с приложением всех документов
|
|
|
