 |
Основные этапы документооборота
|
|
|
|
В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
информационно-справочная работа; в направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
отправка документов адресатам';
формирование дел в соответствии с номенклатурой;
хранение и использование документов в текущей деятельности;
подготовка и передача дел в архив.
Все документы организации делятся па три документопотока.
Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма п т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.
Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.
Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
|
|
|
Прием и первичная обработка входящих документов
В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять:
специальное подразделение службы ДОУ — экспедиция (при значительном объеме документооборота);
сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;
секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.
При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.
Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
Производится сортировка корреспонденции па вскрываемую и нескрываемую.
Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются:
конверты с надписью «лично»;
документы, адресованные общественным организациям;
упаковки, содержащие документы на машинных носителях.
На нескрываемых документах отметка о поступлении делается па упаковке, далее они поступают па сортировку.
Определяется необходимость сохранения упаковки. Конверты сохраняют в случаях, если:
получена доплатная корреспонденция;
адрес отправителя написан только на конверте;
дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.
Бланки документов
Сопроводительные документы Счет на оплату
Счет-фактура старого образца
Счет-фактура (новая форма 2012)
Накладная
Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т)
Транспортная накладная (новая форма 2012 года)
Путевой лист
|
|
|
Документы для учета товаров
ТОРГ-1. Акт о приемке товаров
ТОРГ-2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей
ТОРГ-3. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров
ТОРГ-4. Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика
ТОРГ-5. Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика
ТОРГ-6. Акт о завесе тары
ТОРГ-7. Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары
ТОРГ-9. Упаковочный ярлык
ТОРГ-10. Спецификация
ТОРГ-11. Товарный ярлык
ТОРГ-12. Товарная накладная
ТОРГ-13. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары
ТОРГ-14. Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)
ТОРГ-15. Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей
ТОРГ-16. Акт о списании товаров
ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе
ТОРГ-23. Товарный журнал работника мелкорозничной торговли
ТОРГ-26. Заказ
ТОРГ-29. Товарный отчёт
Документы по учету материалов
Первичные документы по учёту материалов
М-4. Приходный ордер
М-7. Акт о приемке материалов
М-8. Лимитно-заборная карта
М-11. Требование-накладная
М-15. Накладная на отпуск материалов на сторону
М-17. Карточка учета материалов
М-35. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
Документы по учету услуг
Акт выполненных работ
Акт оказанных услуг
КС-2. Акт о приёмке работ
КС-3. Справка о стоимости работ
Документы инвентаризации
Инвентаризация на предприятии: цели, порядок проведения и особенности
ИНВ-3. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
ИНВ-4. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
ИНВ-5. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
ИНВ-6. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
ИНВ-19. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации
ИНВ-26. Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
Официальные письма
Руководство по написанию официальных писем
|
|
|
Деловое письмо
Коммерческое письмо
Гарантийное письмо
Письмо-просьба
Письмо о сотрудничестве
Письмо о смене реквизитов
Письмо-напоминание
Рекламационное письмо (Претензия)
Письмо-жалоба
Письмо-требование
Письмо-запрос
Письмо-приглашение
Образцы коммерческих предложений
Коммерческое предложение на услуги
Коммерческое предложение по продаже товара (продукции)
Коммерческое предложение на поставку
Доверенности
Доверенности М-2 и М-2а
Генеральная доверенность
Доверенность на получение документов
Доверенность на представление интересов в налоговой
Доверенность на представление интересов в ФСС
Журнал учета выданных доверенностей (форма М-3)
16. Унификация и стандартизация документов
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.
В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.
|
|
|
Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
Стандарт устанавливает:
· состав реквизитов документов;
· требования к составу реквизитов документов;
· требования к бланкам и оформлению документов;
· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Унификация -сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
· документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;
|
|
|
· документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;
· документация по распорядительной деятельности организации;
· документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;
· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
· документация по приему на работу;
· документация по переводу на другую работу;
· документация по увольнению с работы;
· документация по оформлению отпусков;
· документация по оформлению поощрений;
· документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях - сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.
УС состоит из 3 подсистем:
· по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;
· кадровой документации;
· автоматизированного контроля исполнения документов.
УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.
Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.
|
|
|
