 |
Добавление вычисляемых выражений к форме и отчету
|
|
|
|
Для выполнения добавления вычисляемых выражений в формы и отчеты:
1. Откройте форму (отчет) в режиме Конструктора.
2. Выберите команду Вид > Панель элементов.
3. Выберите пиктограмму Поле панели элементов.
4. Выберите мышью пустое место в любой области формы или отчета (например, область примечаний или колонтитулов).
5. Для появившегося нового поля укажите необходимые свойства:
• откройте окно свойств поля (команда Вид > Свойства);
• для свойства «Данные» введите, начиная со знака "=" нужное выражение, заключив имена полей БД в квадратные скобки. В качестве выражения может быть использованы как встроенная функция (например, "=DATE()" – системная дата), так и любое действие над значениями полей с использованием арифметических или других операций;
• для свойства «Формат поля» выберите из списка тип вычисляемых данных.
В случае необходимости вставьте рядом с полем элемент Надпись и заполните его нужным текстом.
6. Перейдите в режим формы (отчета).
Упражнение 4
1. Откройте базу данных, созданную в результате выполнения Упражнения 1.
2. С помощью Мастера форм создайте и сохраните форму наоснове таблицы «Поставщики», выводящую в один столбец значения полей «Название фирмы», «Телефон», «Факс», «Адрес».
3. Создайте форму для таблиц «Товары» и «Поставщики», отображающую данные о товарах, поставляемых каждой из фирм, используя таблицу «Поставщики» в качестве главной, а таблицу «Товары» в качестве подчиненной.
4. Создайте форму для таблицы «Товары», отображающую данные о ценах на телевизоры, их марку и изображение, включи в область примечаний минимальную цену. Добавьте в форму кнопку, при нажатии на которую будет выполняться запрос обновление данных, созданный в третьем задании Упражнение 3. (Для обновления данных в форме после нажатия на созданную кнопку используйте команду Записи > Обновить).
|
|
|
5. Создайте отчет по запросу для таблиц «Товары» и «Поставщики», отображающий данные о музыкальных центрах: их мapку и цену, а также название фирмы-поставщика, включив в области заголовка соответствующее название отчета, в область верхнего колонтитула системную дату, а в область примечаний – среднюю цену. Для записи формулы вычисления средней цены воспользуйтесь строителем выражений. Оформите отчет с помощью элементов рисования панели элементов. В случае необходимости воспользуйтесь информацией Помощника по разработке отчета.
Макросы
Создание макросов
Макрос представляет собой совокупность определенных команд управления (макрокоманд), используемых для автоматизации часто повторяющихся действий.
1. В окне База данных выберите объект Макрос.
2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появится окно Макрос.
3. В столбце «Макрокоманда» щелкните на кнопке выпадающего списка и выберите из него действие, которое должно быть автоматизировано (например, открытие формы).
4. В области «Аргументы макрокоманд» укажите необходимые для этой макрокоманды аргументы (например, имя формы, отображаемый режим и т.п.). Аргументы макрокоманд указывают, к какому объекту применить макрокоманду, и задают условия выполнения действий. Большинство может быть также выбрано из выпадающего списка.
5. Если макрос будет содержать более чем одну макрокоманду, то в столбце «Макрокоманда» укажите эти действия в необходимом порядке.
6. В столбце «Примечание» можно описать назначение каждой макрокоманды.
7. Сохраните макрос.
Выполнение макросов
Существует несколько методов запуска макросов на выполнение:
Из окна База данных: дважды щелкните на имени макроса или выберите кнопку Запуск.
|
|
|
Из меню: в меню Сервис выберите команду Макрос > Запуск макроса и из раскрывающегося списка выберите нужный макрос (или введите его имя).
Из окна Макрос: щелкните на пиктограмме с восклицательным знаком (Запуск) или в меню Макрос выберите команду Запуск.
При помощи кнопки: добавьте в форму кнопку и назначьте ей макрос либо с помощью свойства Нажатие кнопки, либо путем выбора опций Разные и Запуск макроса в Мастере кнопок.
При открытии базы данных, для того, чтобы какой-либо макрос выполнялся автоматически при каждом новом открытии заданной базы данных, этот макрос необходимо сохранить под именем AutoExec.
Пример. Создание макроса
В начале каждого сеанса работы с базой данных приходится тратить дополнительное время на открытие необходимых объектов. Чтобы ускорить этот процесс: можно создать макрос, которые открывает необходимые документы (например, таблицы, формы запросы и т.д.) и размещает их на экране в определенном порядке.
1. Открыть окно базы данных, в которой надо создать макрос.
2. Перейти на объект Макросы и щелкнуть на кнопке Создать, вследствие чего откроется окно конструктора макроса.
3. Задать команду Окно > Слева направо, чтобы на экране отображались и окно базы данных, в которой создается макрос, окно макроса.
4. В окне базы данных перейти на объект Таблицы.
5. Установить курсор на имя одной из таблиц базы данных перетащить с помощью мыши в окно макроса и разместить в первой ячейке столбца «Макрокоманда». В поле появится макрос команда Открыть Таблицу. Таким образом, в макрос включаете операция – открытие таблицы.
6. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие таблицы (указать имя таблицы)».
7. С помощью клавиши <Enter> или курсора мыши перейти вторую строку столбца «Макрокоманда».
8. С помощью курсора мыши перетащить вторую таблицу в окно макроса и разместить во второй ячейке столбца «Макрокоманда».
9. В столбец «Примечание» той же строки ввести текст, поясняющий ваши действия.
10. В окне базы данных перейти на объект Формы.
11. С помощью курсора мыши перетащить одну из форм окно макроса. В поле появится макрокоманда Открытьформу. Access автоматически распознает, о каком объекте идет речь, и выбирает соответствующую макрокоманду: Открытьформу для формы ОткрытьТаблицу для таблицы. Таким образом, в макрос включается еще одна операция – открытие формы.
|
|
|
12. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие формы» и т.д.
13. Повторить эти действия для всех объектов, которые должны быть открыты.
14. Щелкнуть в следующей свободной ячейке столбца «Макрокоманда» и открыть список доступных макрокоманд. ВыбратьВыполнить команду.
В области Аргументы макрокоманды активизировать поле Команда и выбрать в списке элемент TileVertically. Таким образом, в микрокоманду будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон.
Вызовите команду Файл > Сохранить и сохраните макрос под именем «Размещение_на_экране».
Запуск макроса
Запуск макроса можно осуществить следующими способами:
• щелкнуть на кнопке Запуск (на ней изображен восклицательный знак);
• задать команду Сервис > Макрос > Запуск макроса (имя макроса);
• открыть объект Макросы, установить курсор имя нужного макроса и щелкнуть на кнопке Запуск.
После запуска созданного вами макроса «Размещение» на экране будут загружены и размещены должным образом все отмеченные в макросе объекты базы данных.
16. Обмен данными
MS Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных MS Access, с программами paботы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Kpoме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных MS Access в другую.
Экспорт данных
Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в Access-базе данных при работе с другой программой;
1. В окне базы данных выберите из списка таблицу, которую предполагается экспортировать.
2. Выберите команду Файл > Сохранить как > Экспорт или команду Файл из контекстного меню.
3. В открывшемся окне Сохранение объекта выберите опцию Во внешнем файле или базе данных.
|
|
|
4. Нажмите ОК.
5. В открывшемся окне диалога Сохранение объекта: Таблица и укажите тип файла, выберите устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы.
6. Нажмите кнопку Экспорт.
7. В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.
8. Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.
Импорт данных
MS Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных:
1. В окне базы данных, в которую предполагается импортировать таблицу, перейдите на объект Таблицы и нажмите кнопку Создать. Для того, чтобы приступить к импорту или связыванию, можно выполнить команду Файл > Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.
2. Выберите Импорт таблиц и нажмите кнопку ОК.
3. В окне диалога Импорт в поле «Тип файлов» выберите тип импортируемых данных MS Access, укажите папку с БД MS Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.
4. Выберите Файл и нажмите кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.
5. Выделите одну или несколько таблиц для импорта.
16.3. Связь с таблицами
Для установления связи между исходным файлом и таблицей, к сохраненной во внешних по отношению к MS Access форматах, используется специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно одновременно обрабатывать как в MS Access, так и во внешних приложениях.
1. В окне базы данных, с которой предполагается связать таблицу, перейдите на объект Таблицы и нажмите кнопку Создать.
2. Выберите Связь с таблицами и нажмите кнопку ОК.
3. В открывшемся окне диалога укажите тип связываемых файлов (например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.
4. Выберите файл и нажмите кнопку Связь. MS Access запустит Мастер связывания таблиц.
17. Вывод на печать таблиц, запросов, форм и отчетов
|
|
|
