VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов и составление описей дел (п. п. 62 - 91)
Пункт 64
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
64. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (приложение N 10) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:
наименование нотариальной палаты;
фамилия, имя и отчество нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью;
номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;
заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);
дата дела. Датой начала дела считается дата первого документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;
срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится заголовок дела и порядковый номер тома, части тома.
64. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (приложение N 10) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:
наименование нотариальной палаты;
фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью;
номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;
заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);
дата дела. Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих номенклатуру дел, описи, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел (например: " Номенклатура дел на 2017 год" ). На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника.
срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится заголовок дела и порядковый номер тома, части тома.
Пункт 70
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
70. Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, ответственным за делопроизводство.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий год (приложение N 11 и N 12), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 13).
70. Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, ответственным за делопроизводство.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения за соответствующий год (приложения N 11 и N 12), опись наследственных дел, оконченных в соответствующем году (приложение N 12. 1), опись дел, оконченных в соответствующем году, срок хранения которых не установлен (приложение N 12. 2), а также акт о выделении к уничтожению документов (приложение N 13).
Пункт 73
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
73. В состав созданной для выполнения функций, указанных в пункте 72 Правил, экспертной комиссии входят представители нотариальной палаты и территориального органа.
По согласованию с уполномоченным органом субъекта Российской Федерации в области архивного дела в состав экспертной комиссии включаются представители учреждения системы Росархива.
Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.
73. В состав созданной для выполнения функций, указанных в пункте 72 Правил, экспертной комиссии входят представители нотариальной палаты.
По согласованию с уполномоченным органом субъекта Российской Федерации в области архивного дела в состав экспертной комиссии включаются представители учреждения системы Росархива.
Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.
