 |
Язык и стиль служебных документов.
|
|
|
|
Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в, с эпохи Киевской Руси, и связано с оформлением договоров между Киевской Русью и Византией. Язык договоров и других документов был именно тем языком, из которого позднее выработался и литературный язык.
Стиль –это особенность языка
Языком делового общения является официально-деловой стиль.
Каждый стиль- сложное языковое явление, включающие подстили. В фициально-деловом это: дипломатический, законодательный, судебный, управленческих документов, или деловой стиль. Каждый стиль имеет свои нормы, то, что уместно в одном стиле, неприемлимо в другом, нарушение норм воспринимается как языковая ошибка.
В сфере управления информация должна быть;
- официальной
- адресной
- актуальной
-объективной и достоверной
- убедительной,аргументированной,
-полной или достаточной для принятия обоснов-го управленч-го решения.
Для делового стиля в целом характерны
-нейтральный тон изложения; констатирующие-предписывающий характер изложения;
-точность и ясность изложения; лаконичность текста, использование языковых формул;
- использование терминов, применение лексических и графических сокращений;
- преобладание страдательных конструкций над действительными, ограниченная сочетаемость слов;
- использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительномпадеже;
- преобладание простых распространенных предложений
Образцом языка служебной переписки можно считать телеграфный стиль, характеризующийся предельной рациональностью и построением синтаксических конструкций. Не возбраняется здесь и нанизывание падежей, считающееся в других стилях серьезным стилистическим пороком. Здесь же оно способствует экономии языковых средств, компактности речи.
|
|
|
Главная особенность языка служебной переписки – его высокая стандартизированность. Содержание деловых писем часто повторяется, т.к. однотипны многие производственные ситуации. Поэтому естественно одинаковое языковое оформление тех или иных содержательных аспектов делового письма. Для каждого такого аспекта существует определенная синтаксическая модель предложения, имеющая в зависимости от смысловой, стилистической характеристики, ряд конкретных речевых вариантов. Вот, например, модель предложения, выражающего гарантию
Оплату(а) гарантируем(тся)
Эта модель может быть развернута:
Оплат) гарантируем через отделение Госбанка;(…в месячный срок по завершении работ)
Существование моделей и их речевых стандартов, значительно облегчает составление деловых писем. Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Задача заключается лишь в том, чтобы выбрать соответствующую синтаксическую модель и подходящий для данного письма ее речевой вариант.
Идеал делового письма – краткость и точность. Многословия, языковые излишества – самый большой стилистический порок языка деловой переписки.
Коротко и ясно следует писать и деловые бумаги (заявления, протоколы, акты, приказы, расписки, автобиографии, справки, докладные записки и т.д.).
Деловые бумаги составляются по определенной форме. Стиль исключает, как правило, сложные конструкции. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением общепринятых сокращений.
7. Информативность и убедительность делового письма.
Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения в приложении, Основным условием убедительности письма является его доказательность т.е. аргументация решений, (Согласно договору №…); точные даты, бесспорные факты, умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.
|
|
|
Точность в подборе фактов, цифровых данных, четкость словесных формулировок особенно необходимы в письмах, выражающих требования, письмах направляемых в арбитраж, в рекламационных и претензионных письмах.
использование стандартных синтаксических конструкций облегчают восприятие текста,
сложившиеся, стандартные формулировки ("освободить от занимаемой должности"; "контроль за исполнением возложить на..."; "оплата гарантируется"; "ввиду срочности заказа"; "в соответствии с предварительной договоренностью и решением"; т.д.) облегчают процесс составления делового письма, наполняя его нужной информативностью, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как буква закона.
следует учитывать и психологию восприятия письма адресатом. адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым фактам
Глупо предполагать, что частое употребление слов "очень", "убедительно", "настойчиво", "еще раз" придаст письму большую убедительность. Их употребление должно быть обосновано всем содержанием письма.
Нельзя забывать, что письмо, изобилующее арготизмами, производит впечатление фамильярной записки и свидетельствует о низкой речевой культуре адресанта. («неликвиды", "незавершенка", "бегунок" (обходной лист), "летун"
Говоря об убедительности делового письма, хочется остановиться на резолюциях. Резолюция и подпись, как правило, ставится в левой верхней части письма. В резолюции выражается предполагаемое или принимаемое решение. Она выражает отношение лица к информации, которая содержится в письме. Указания должны быть четкими, конкретными,выражаться в повелительном наклонении или в неопределённой форме глагола и адресуются подчиненным лицам. «Срочно примете меры по обеспечению», «разберитесь», «О результатах и принятых мерах сообщите заявителю»
Документ - это память учреждения. К документу могут обращаться неоднократно, поэтому текст должен быть составлен так, чтобы каждый раз требовался минимум времени на ознакомление с ним.
|
|
|
Информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, имеющих правовую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст.
Деловая беседа
Деловая беседа - это устный контакт между деловыми партнерами, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивных подходов к их решению.
Главная задача деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения.
К числу важнейших функций деловой беседы относят:
- взаимное общение работников из одной деловой сферы;
совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;
- поддержание деловых контактов;
- стимулирование деловой активности.
Структура и основные этапов деловой беседы;
1. Подготовка к деловой беседе.
2. Установление места и времени встречи.
а) позиция "сверху""Я жду вас в 16.00 у себя в кабинете"
б) позиция "снизу": "Мне хотелось бы с вами …, Когда и куда мне подъехать? Когда вы сможете меня принять?;
в) позиция "на равных": "Нам следует обсудить этот вопрос. Давайте согласуем место и время нашей встречи".
Начало беседы.
Игнорировать начало-это ошибка, именно начале формируется внутреннее отношение партнера к нам, к самой беседе, определяется степень доверия или настороженности собеседника)
Вот, некоторые из способов эффективного начала
а) метод снятия напряжения - установливает тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых искренних слов - и вы этого легко добьетесь.
б) Метод "зацепки", или -"стимулирования воображения" позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав се с содержанием беседы. Можно использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления,
в) Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу, для не слишком важных деловых контактов.
|
|
|
