 |
Реквизит 19 – отметка о контроле
|
|
|
|
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле – буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зелёным) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.
Реквизит 20 – текст документа
Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
Реквизит 21 – отметка о наличии приложений.
Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «Подпись». Слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие, а далее указывается: номер по порядку, вид прилагаемого документа, на скольких листах, в скольких экземплярах. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3-х экз.
Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2-х экз.
Реквизит 22 - подпись
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи. В расшифровке подписи всегда сначала указываются инициалы, а затем фамилия.
Если документ подготовлен не на бланке, указывается полная должность с указанием организации-автора.
Например:
Генеральный директор ЗАО «Вымпел Личная подпись Е.Р. Серегин
Если документ оформлен на бланке, наименование организации в подписи не повторяется.
|
|
|
Например:
Генеральный директор Личная подпись Е.Р.Серегин
Если документ подписывают несколько лиц равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Генеральный директор Генеральный директор
ЗАО «Вымпел» ООО «Мечта»
Личная подпись Личная подпись
Е.Р. Серегин А.А. Жарова
При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации подписи помешают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Генеральный директор Личная подпись Е.Р.Серегин
Главный бухгалтер Личная подпись Н.Ф. Трофимова
В документах, составленных комиссией, обычно не указывают фактических должностей участников. Первой указывается подпись председателя, затем перечисляются члены комиссии в порядке алфавита.
Например:
Председатель комиссии Личная подпись Г. О. Ефимов
Члены комиссии Личная подпись И.К.Арбузова
Личная подпись М.И. Петрова
Документы, принятые коллегиальными органами, подписываются председателем и секретарем.
Например:
Председатель Личная подпись О. В. Ершов
Секретарь Личная подпись Т.Г. Жукова
Реквизиты: 23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
В большинстве случаев содержание документа нуждается в согласовании с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями. Согласование проводится до подписания документа. При этом определяется правильность зафиксированных в документе решений, их соответствие существующему законодательству, ранее принятым нормативно-правовым документам учреждения, учитываются интересы других структурных подразделений или организаций.
По существу действия согласование текста документа может отражаться двумя реквизитами. Чтобы разобраться с их применением в каждом конкретном случае обратимся к ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
|
|
|
Стандарт однозначно определяет, что при внешнем согласовании, то есть согласовании с другой организацией, ставится реквизит «Гриф согласования документа». Согласование документа с должностными лицами внутри учреждения оформляется реквизитом «Виза согласования документа».
Гриф согласования оформляется на последнем листе проекта документа, ниже подписей. В некоторых случаях (в частности, если для него нет места) может быть подготовлен лист согласования. В этом случае на документе перед подписью делается отметка:
Лист согласования прилагается.
Гриф согласования документа состоит из следующих элементов.
Слово СОГЛАСОВАНО.
Должность лица, с которым был согласован документ, с указанием наименования учреждения.
Личная подпись.
Расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Дата согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор института новых информационных технологий
И. П. Краснов
00.00.0000
Обращаем внимание на то, что слово СОГЛАСОВАНО, указывается без кавычек и двоеточия.
В некоторых случаях согласование осуществляется специальным документом. Тогда реквизит оформляется по-другому и включает следующие элементы. Слово СОГЛАСОВАНО.
Вид документа.
Наименование организации - автора согласующего документа.
Дата и номер согласующего документа.
Например:
СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления Письмо Министерства
ЗАО «Континент» образования и науки РФ
От 00.00.0000 № 00 От 00.00.0000 № 00
Вид документа, которым осуществляется согласование, указывается в именительном падеже.
В том случае, если у организации, с которой проводится согласование, имеются возражения по проекту документа, гриф согласования не подписывается.
Виза согласования документа оформляется должностными лицами организации - автора проекта документа. Обычно документ визируется исполнителем, заместителем руководителя, курирующим данное направление деятельности, заинтересованными в содержании документа должностными лицами юридической, экономической, финансовой или иной службы, руководителем службы ДОУ.
|
|
|
Виза включает следующие элементы.
Должность визирующего без указания учреждения.
Личная подпись должностного лица.
Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Дата визирования.
Например:
Начальник планового отдела
Л.п. А.С. Шарова
00.00.0000
Если у должностного лица есть замечания, виза оформляется таким образом:
Замечания прилагаются
Главный бухгалтер
Л.п. Е.Р. Зорина
00.00.0000
Реквизит 25 – печать
Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей и др. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально для этого отведённом месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»
Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются. Воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено специальными нормативными актами (например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек).
Гербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации. Вокруг Государственного герба РФ на расстоянии 1,01 мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне). Микротекст включает информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера, а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование (если такое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах.
|
|
|
Таким образом, реквизиты ОГРН и ИНН/КПП даются не только в бланках организации, но и в оттиске печати.
|
|
|
