 |
Информационная система
|
|
|
|
«Отдел сбыта продукции предприятия»
Функции отдела сбыта
В качестве предметной области рассматриваются некоторые функции, выполняемые сотрудниками отдела сбыта предприятия в процессе:
а) планирования:
— отгрузки продукции в соответствии с договорами;
— сдачи цехами продукции на склад;
— поступления денежных средств за продажу продукции;
б) учета:
— фактически отгруженной продукции;
— фактически сданной цехами продукции на склад;
— поступления денежных средств, перечисленных в качестве предоплаты за заказанную продукцию;
в) анализа:
— корректности договоров на поставку продукции;
— выполнения цехами плана сдачи продукции на склад;
— текущего запаса продукции на складах;
— выполнения плана отгрузки;
— поступления предоплаты за заказанную продукцию.
Цель выполняемых функций
Перечисленные выше функции обеспечивают решение следующих основных задач, решаемых отделом сбыта продукции предприятия:
— согласование планов выпуска цехами продукции и планов;
— отгрузки продукции;
— постоянный контроль за состоянием запаса продукции на складах и за выполнением договорных обязательств предприятия;
— контроль оплаты заказчиками отгруженной и/или заказанной продукции;
— анализ выполнения годового финансового плана предприятия в части оплаты отгруженной и/или заказанной продукции.
Описание предметной области
Информация, циркулирующая в рассматриваемой предметной области, отображается в документах. Ниже (см. формы 1–10) приведены образцы документов и справочников (они адаптированы к условиям учебного процесса) и таблица «Описание реквизитов документов». Информация, содержащаяся в документах, разделяется на условно-постоянную и оперативную.
|
|
|
Наиболее традиционной является следующая форма построения документа:
1) заголовочная часть (наименование вида документа, регистрационный номер документа, постоянные реквизиты),
2) содержательная часть,
3) оформляемая часть (дата составления документа, подписи лиц, удостоверяющих информацию документа и придающих ему юридическую силу).
Варианты структуры содержательной части документов:
— анкетная форма (наименование и соответствующее значение реквизита документа);
— табличная форма (многострочная таблица с наименованием граф (колонок), наличием детальных и итоговых строк);
— комбинированная форма.
Условно- постоянная информация включает справочные данные о номенклатуре изделий, выпускаемых предприятием, о его цехах и складах, сведения о плательщиках (заказчиках). Эти данные отображаются в документах «Справочник товаров», «Справочник плательщиков», «Справочник цехов» и «Справочник складов» (см. формы 1–4).
Поскольку код товара, ИНН плательщика, номера цеха и склада в соответствии с ограничениями предметной области (см. подраздел 5.3) уникальны и неизменны, то они однозначно определяют остальные реквизиты в соответствующих документах (см. формы 1–4). Предполагается, что цена товара не меняется на протяжении срока действия договора на поставку товаров.
Оперативная информация включает следующие данные:
Форма 1
СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ
Форма 2 СПРАВОЧНИК ПЛАТЕЛЬЩИКОВ
Форма 3 Форма 4 СПРАВОЧНИК ЦЕХОВ СПРАВОЧНИК СКЛАДОВ
|
— планы выпуска продукции цехами предприятия,
— выставленные плательщикам счета,
— планируемые поставки товаров покупателям,
— оплата товаров покупателями,
— сдача цехами продукции на склады предприятия,
— отгрузка товаров получателям.
В зависимости от типа документа используется тот или иной термин из множества синонимов: покупатель, получатель, плательщик или заказчик.
Ниже приведены документы (см. формы 5–10) с оперативной информацией. Содержательная часть этих документов имеет комбинированную форму и состоит из двух частей — анкетной и табличной.
Данные о планах выпуска продукции цехами предприятии содержатся в документе «План выпуска продукции цехом» (форма 5). Содержательная часть этого документа в анкетной части включает номер и наименование цеха, а в табличной части — данные о планируемых к выпуску товарах по месяцам года. Номер цеха является уникальным для предприятия и однозначно определяет наименование цеха. Наименование товара является уникальным и однозначно определяет его единицу измерения. В соответствии с ограничениями предметной области один и тот же товар может выпускаться несколькими цехами. Каждый товар может выпускаться в различные месяцы. Следовательно, количество товаров по плану определяется совокупностью трех реквизитов: наименованием товара, номером цеха и месяцем выпуска.
|
Форма 5 ПЛАН ВЫПУСКА ПРОДУКЦИИ ЦЕХОМ №
(наименование цеха)
|
Данные о счетах, выставленных плательщикам, содержатся в документе «Счет» (форма 6).
Содержательная часть этого документа в анкетной части включает номер счета поставщика, номер договора, на основании которого выписан счет, данные о плательщике и общую сумма счета. Номер счета в соответствии с ограничениями предметной области является уникальным для поставщика и однозначно определяет номер договора и дату выписки счета1. В табличной части счета приводятся данные о подлежащих оплате получателем по данному счету товарах.
|
|
|
Счет может содержать несколько наименований изделий. Один и тот же товар может быть поставлен по нескольким счетам. Поэтому количество оплачиваемого товара определяется двумя реквизитами: наименованием товара и номером счета.
Данные о планируемых поставках товаров покупателям содержатся в документе «Договор на поставку продукции» (форма 7). Реквизиты: построчные суммы в графе «Сумма» и «Общая сумма счета» — в БД не хранятся.
|
Форма 6 СЧЁТ №
Поставщик: Плательщик:
Общая сумма счёта:_____________ Генеральный директор: /Фамилия И. О./ Главный бухгалтер: /Фамилия И. О./
|
Договор состоит из двух частей. В первой части приводятся номер договора, дата его составления, данные о поставщике и получателе и общая сумма договора. Номер договора является уникальным и однозначно определяет дату составления договора и ИНН получателя. Единица измерения и отпускная цена единицы измерения определяются наименованием товара.
Форма 7
на поставку продукции
(наименование поставщика) (наименование получателя) заключили договор на период: с «____» _____________200__г. по «____» ______________200__г. Общая сумма договора составляет ________________________________________________ (сумма договора в ценах на момент заключения договора) Адреса и реквизиты сторон:
СПЕЦИФИКАЦИЯ на поставку товаров к договору №_____ от «____»_______ 200__г. Поставщик_______________
Получатель_______________
Поставщик _______________ Получатель _______________ (подпись) (подпись)
|
Табличную часть договора называют спецификацией. Спецификация также состоит из двух частей. В ней приводятся данные о поставляемых по данному договору товарах. Один и тот же товар может быть поставлен по нескольким договорам, а по одному и тому же договору — в нескольких месяцах. Поэтому количество поставляемого товара определяется совокупностью реквизитов: наименованием товара, номером договора и месяцем поставки. Очевидно, что единица измерения и отпускная цена определяются наименованием товара.
Данные об оплате товаров покупателями содержатся в документе «Платежное поручение» — ПП (см. форму 8).
В анкетной части ПП содержатся номер ПП, номер товарно-транспортной накладной (ТТН) или номер счета, дата составления документа и сведения о плательщике. Номер этого документа уникален только для плательщика и, следовательно, может повторяться у разных плательщиков. Для однозначной идентификации ПП в БД поставщика ПП должно ссылаться на номер конкретной ТТН или номер конкретного счета. Поэтому однозначное определение даты выписки ПП и ИНН плательщика осуществляется одновременно двумя реквизитами: номерами ПП и ТТН или номерами ПП и счета. Одной ТТН или одному счету может соответствовать несколько ПП. В табличной час ти ПП приводятся данные об оплачиваемых получателем по ПП товарах. Платежное поручение может содержать несколько наименований товаров. Один и тот же товар может быть указан в нескольких ПП, причем один и тот же номер ПП может повториться для разных ТТН (номеров счетов). Поэтому количество оплаченного товара определяется тремя реквизитами: наименованием товара, номерами ПП и ТТН (или номером счета). Единица измерения и цена единицы измерения определяются наименованием товара. Реквизиты «Сумма» и «Общая сумма платежа» в БД не хранятся.
Форма 8
Общая сумма платежа:______________ Генеральный директор:_____________________ /Фамилия И. О./ Главный бухгалтер:________________________ /Фамилия И. О./
|
|
|
|
Данные о сдаче цехами продукции на склады предприятия содержатся в документе «Цеховая накладная» (форма 9).
Форма 9
(номер цеха) (наименование цеха)
(номер склада) (наименование склада)
Отпустил_______________ Принял_______________ (подпись) (подпись)
|
В анкетной части этого документа содержатся его номер и дата выписки, номер и наименование цеха и склада. Номер этого документа уникален только для данного цеха и, следовательно, может повторяться в накладных разных цехов. Однозначная идентификация цеховой накладной в базе данных осуществляется указанием номера цеха. Поэтому однозначное определение реквизитов «Дата составления цеховой накладной» и «Номера склада» осуществляется одновременно двумя реквизитами: «Номер цеховой накладной» и «Номер цеха».
Очевидно, что наименование цеха определяется его номером, а наименование склада — номером склада. В табличной части цеховой накладной приводятся данные о товарах, сдаваемых на склад, и их количестве. Один и тот же товар может быть указан в нескольких цеховых накладных, причем один и тот же номер цеховой накладной может повториться для разных цехов. Поэтому количество сдаваемого на склад товара определяется тремя реквизитами: наименованием товара, номером цеховой накладной и номером цеха. Единица измерения определяется наименованием товара.
Данные об отгрузке товаров получателям содержатся в документе «Товарно-транспортная накладная» (форма 10).
Форма 10
Поставщик: Плательщик:
Общая сумма по накладной:_____________ Отпустил_______________ Принял_________________ (подпись) (подпись)
|
В анкетной части этого документа содержатся его номер и дата выписки, номер договора, сведения о получателе и общая сумма по накладной. Номер ТТН является уникальным для предприятия. Он определяет дату выписки ТТН, номер договора и общую сумму по накладной. ИНН получателя определяется номером договора, а наименование и адрес получателя — его ИНН. В табличной части ТТН приводятся данные об отгруженных по данной ТТН товарах. Один и тот же товар может быть указан в нескольких ТТН. Поэтому количество отгруженного товара определяется совокупностью двух реквизитов: наименованием товара и номером ТТН. Очевидно, что единица измерения и отпускная цена определяются наименованием товара.
В приведенных выше формах документов с нормативно-справочной и оперативной информацией жирной линией обведены реквизиты, значения которых должны храниться в БД СУБД. Эти значения вводятся с клавиатуры компьютера или выбираются из списков в экранных формах. Производные реквизиты: построчные суммы в графе «Сумма» (произведение цены на количество) и общая сумма (сумма произведений цены на количество во всех строках табличной части документа) подсчитываются автоматически в процессе ввода данных при помощи экранных форм и в БД не хранятся.
Реквизиты поставщика и фамилии ответственных лиц, подписывающих платежные документы, в БД не хранятся.
Ниже приведены рекомендуемые характеристики реквизитов документов предметной области. Проектировщик при необходимости может их изменить, а также добавить другие реквизиты.
|
|
|
