Способы организации документооборота
Документооборот организации Документ является материальным объектом c закрепленной на нем любым способом информацией, предназначенным для передачи от одного лица другому. К определению документа можно отнести как современные компьютерные файлы или электронные письма, так и использовавшиеся в незапамятные времена папирусы, берестяные грамоты, глиняные таблички и т.д. Документооборот-сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: • максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью); • исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.); • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства-специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала. Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: • прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; • ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Эпаты документооборота В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы документооборота: - прием и первичная обработка поступающих документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов; - информационно-справочная работа; - направление на исполнение; - контроль исполнения; - исполнение документов; - отправка документов адресатам; - формирование дел в соответствии с номенклатурой; - хранение и использование документов в текущей деятельности; - подготовка и передача дел в архив. Все документы организации делятся на три документопотока: Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.
Типы документооборота
Каждый тип документооборота определяет: – набор транзакций, которые осуществляются в рамках этого типа документооборота; – типы документов, которые передаются в рамках этого типа документооборота; – допустимые типы содержимого передаваемых документов. Каждая транзакция определяет: – участника документооборота, отправляющего документы; – участника документооборота, принимающего документы; – типы документов, которые должны быть переданы в рамках этой транзакции; – набор подписей, которые должны стоять под передаваемыми документами. Описание конкретных типов документооборотов и соответствующих транзакций приведены ниже. В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота:
Способы организации документооборота
Существуют следующие способы учета документации: Бумажный. Означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя. Электронный. Подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением. Смешанный. Предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.
Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|