 |
Прием, движение, хранение и пересылки служебных бумаг
|
|
|
|
50. Все пакеты в телеграммы, поступающие в штабы, управления и канцелярии, по мере получения, принимаются дежурным писарем и записываются в установленную для этого книгу дежурного писаря.
52. Принимая корреспонденции, адъютант проверяет по книге дежурного писаря число и № пакетов. Затем он все пакеты, адресованные начальству части, вскрывает и по прочтении бумаги помечает на ней и в книге в какую часть канцелярии она должна поступить и отдает для записания во входящий журнал. Остальную служебную корреспонденцию он передает тем лицам, которым она адресована.
53. Вносящий бумаги в журнал на каждой из них ставит № по порядку занесения их в журнал, число и месяц их получения, причем предпочтительно употреблять для этого штамп. В журнал он заносит каждую бумагу отдельной статьей, прописывает краткое содержание бумаги, а если на бумаге краткое содержание написано, то переписывает его дословно и отмечает в журнале, в какую часть канцелярии они подлежат передаче.
54. По занесении в журнал бумаг, таковые в тот же день передаются по принадлежности заведывающим частями делопроизводства под личные их расписки в самом журнале.
55. По получении из журнала бумаг и после подбора всех справок, в назначенное время производится доклад начальнику части. Конверты с официальными письмами и с подписями "секретно" и "в собственные руки" представляются начальнику части или лицу, временно исполняющему его должность, нераспечатанными.
57. В штабах и управлениях порядок вскрытия пакетов, внесения бумаг во входящий журнал, распределение их по отделениям и частям и доклада по ним устанавливается начальником штаба или управления применительно к настоящему положению. В главном и окружных, штабах и управлениях, делящихся на отделения, бумаги, поступившие в отделение вписываются в настольный реестр, при чем, если отделение делится на столы, то по каждому столу отдельно.
|
|
|
59. Исполненной бумага считается тогда, когда возбужденный ею вопрос разрешен окончательно и об этом, в случаях, когда это нужно, послано соответствующее уведомление. Исполнение бумаги и в какое дело она поступила отмечается во входящем журнале и в настольном реестре.
60. Исполненная бумага подшивается сообразно со своим содержанием или к уже имеющемуся соответствующему делу, или образует начало нового дела. Каждое дело должно иметь обложку... На каждом деле выставляется №, под которым оно занесено в опись, и прописывается его название. Бумаги подшиваются к делу в хронологическом порядке. Дела, повторяющиеся из года в год, нумеруются всегда одним и тем же нумером. Для переписки, неповторяющейся из года в год, образуются дела по каждому предмету особо. Вновь заводимые дела получают очередной № по описи дела, повторяющиеся из года в год, начинаются с тех бумаг, полученных с 1-го Января, которые же составляют продолжения переписки и заключают в себе все бумаги, поступившие до 31-го Декабря того же года включительно, а заканчиваются тогда, когда будут подшиты ответы по всем имеющимся в них бумагам. Дела с канцелярской перепиской, не подлежащие сдаче в архив, разрешается не заводить ежегодно, а вести одно дело несколько лет. Дела неповторяющиеся из года в год, заканчиваются, когда приведена к концу переписки, вне зависимости от того, сколько времени она продолжалась.
61. Всем делам ведется годовая опись в двух экземплярах, из коих один передается вместе с делами в архив, а другой хранится у лиц, ведающих делопроизводством, и, по сдаче в архив с распиской заведывающего архивом в принятии дел, подшивается к описям предшествующих годов.
|
|
|
62. Секретным делам ведется особая опись. На обложке этих дел подписывается "секретно"...
63. Всякая исходящая бумага заносится особою статьей в исходящий журнал. На бумаге проставляется нумер, под которым она занесена в журнал.
64. С исходящих бумаг оставляются при делах или автоматические копии или черновые, скрепленные лицами, заведывающими делопроизводством.
Когда бумаги готовы к отправке, ведущий журнал обязан вписать их в разсыльную книгу, обозначив на ней месяц и число отправления, №№ пакетов и кому таковые адресованы.
Отделение III
Архив
74. Оконченные дела и книги, по описи сдаются для хранения в архив раз в год к сроку, назначенному командиром части или начальником штаба, управления, учреждения или заведения и ежегодно объявляемому в приказе.
75. Дела и книги хранятся в архиве по разрядам, а в каждом разряде – по каждому году отдельно, в хронологическом порядке, и в каждом году отдельно, по каждому отделению или части. Дела за каждый год помещаются в одну или несколько картонок или связок. На картонках или связках должны быть ярлыки с обозначением какой части, какого года и за какими №№ эти дела. Если в архиве имеются дела различных частей, то они хранятся по каждой отдельной части особо. Секретные дела и книги хранятся отдельно от остальных.
77. Дела и книги принимаются в архив на хранение по описям, подписанным лицами, заведывающими делопроизводством.
Секретные дела и книги сдаются особо по отдельной описи. Описи эти служат основанием для составления общих описей архива; последние составляются по разрядам и годам. Архивная и сдаточная описи подлежат вечному хранению.
По истечению срока хранения, дела и книги уничтожаются заведующим архивом по особым правилам. Список уничтоженных дел и книг объявляется в приказе по части, штабу, управлению, учреждению или заведению и согласно этого приказа таковые исключаются из описей.
Для справок дела и книги (кроме секретных и III разряда) выдаются из архива с разрешения лица, им заведывающего, по записке лица, требующего дело или книгу, а дела и книги секретные и III разряда – не иначе, как с разрешения начальника штаба, управления или части, сделанного в виде резолюции на записке, которой требуется дело или книга.
|
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ
К ст. 48, 50, 52
Книга дежурного писаря
| Часть канце- лярии | №№ пакетов | Когда и от кого получены | Число пакетов | Расписка приемщика |
К ст. 48, 117
Разсыльная книга
| месяц | Кому адресованы | Расписка получателя | |
| число | №№ пакетов | ||
К ст. 48, 59, 63
Журнал
Входящих бумаг на 191_г.
| № п/п | Получен- ных бумаг | Краткое содержание бумаг и время их получения | В какую часть канце- лярии бумага посту- пает | Когда и за каким № бумага исполнена | №№ дел, куда бумага подшита | Расписка прием- щика | |
| Число и месяц | №№ | ||||||
Журнал
Исходящих бумаг на 191_г.
| № п/п | Краткое содержание бумаг и время их отправления | Какой вхо- дящий № исполняется | В какую часть и в какое дело отпуск бумаги подшит |
К ст. 48
Адресная книга
| Месяц и число | Звание и фамилия | Место жительства |
К ст. 61
Опись
делам ___________ полка
за 191_г.
| №№ дел | Содержание | Число листов | Отметка о неокончен- ных делах | Сколько лет хранить |
|
|
|
