Каналы и средства трансляции информации в организации

Существуют внутренние и внешние коммуникации компании. Коммуникации с внешней средой зависят от факторов внешней среды, которые влияют на работу организации и способы коммуникации. В зависимости от целевой аудитории будут использованы различные средства внешней коммуникации. Используемые средства в Интервью Агентстве «Диалог»: телефоны с возможностью записи разговора (важно при записи интервью), мобильные телефоны, деловая электронная переписка, skype-конференции, внешние документы, личные контакты.

Важной частью работы агентства является ведение переговоров с возможными клиентами и партнерами, а также сами продажи медиа-услуг организации, которыми занимается коммерческий директор Интервью Агентства «Диалог».

Было проведено изучение внутренних коммуникаций. Существуют 4 канала коммуникации: информационный, аналитический, коммуникативный и организационный. Целью информационного канала является информирование, но также этот канал может быть использован для осуществления коммуникативной или организаторской функции. Инструменты этого канала представлены в таблице №1. Аналитический канал связан со сбором информации, проведением опросов и анкетирования, сбором и анализом отчетов агентства. Данный канал практически не активизируется, как следствие является невозможным преждевременное обнаружение возникающих проблем, стратегическое планирование с наименьшими рисками для организации. Коммуникативный канал нацелен на объединение сотрудников. Исходя из специфики деятельности интервью агентства «Диалог», возможно участие сотрудников как минимум в профессиональных конкурсах в сфере журналистики и pr. Как известно из малочисленных внешних материалов, были прецеденты участия, но не самые удачные. Также специфичной является особая система адаптации нового сотрудника редакции: существует наставничество редакторов, которые контролируют работу новичка, в результате личных бесед-обсуждений происходит разбор ошибок, темы публикаций нового сотрудника подбираются редакторами и носят исключительно новостной формат без аналитики. Организационный канал является основой работы компании. Специфичным инструментом внутренних коммуникаций агентства, обусловленным сферой журналистики, являются планерки, которые проходят 2 раза в неделю по вторникам и четвергам. В них участвует генеральный директор и редакция интернет-издания. В настоящее время, в связи с личными обстоятельствами генерального директора, планерки проходят в режиме skype-конференций. Также существуют собрания и совещания генерального и коммерческого директора вместе с редакцией и без нее.

Коммуникации в организации зависят от структуры самой компании. Коммуникации могут быть вертикальными, то есть между руководителем и подчиненным. В Интервью Агентстве «Диалог» они представлены следующим образом:

Генеральный директор – Редакция

Генеральный директор – Коммерческий директор

Генеральный директор – Офис-менеджер

Генеральный директор - Фриланс

Коммерческий директор - Стажер

Офис-менеджер – Уборщица

Шеф-редактор – IT-специалист

Горизонтальные коммуникации, используемые для расширения функций, происходят между равными по статусу сотрудниками:

Коммерческий директор – Офис-менеджер

Коммерческий директор - Редакция

Офис-менеджер – Редакция

Особенности менеджмента организации:

Все важные для организации решения принимаются генеральным директором. Условно можно разделить его деятельность на 3 направления: стратегическое, тактическое и оперативное. На стратегическом уровне происходит планирование будущего организации, которое связано с PR-деятельностью в агентстве, формируется основа корпоративной культуры. Тактическое направление является долгосрочным планированием (примерно на 1 год). А формирование внутрифирменных коммуникаций в короткие сроки – задача оперативного направления.

Обмен информацией в процессе работы и внесения качественных изменений происходит посредствам собраний или в деловой переписке.

Решением конфликтов, возникающих между сотрудниками, также занимается генеральный директор, поскольку в силу специфики агентства и его размера HR отдел в этой организации отсутствует, а также по причине желания генерального директора контролировать своих сотрудников.

При этом обратная связь от генерального директора бывает затруднена, ответы на предложения могут рассматриваться очень долго, поэтому решения будут приниматься также не скоро. Обратная связь от сотрудников выражается как в форме ответов на электронные сообщения, так и в формате квартальных отчетов. Эти обязанности выполняются сотрудниками очень хорошо.

Формальные коммуникации

Формальные коммуникации устанавливаются руководством в соответствии с существующей структурой организации и её сферой деятельности. Формальные коммуникации также могут делиться на нисходящие, восходящие и горизонтальные. В Интервью Агентстве «Диалог» существуют следующие виды формальных коммуникаций: деловая переписка по внутренней электронной почте, деловые собрания, планерки редакции, совещания редакции и коммерческого директора. С применением современных коммуникационных технологий происходят skype-конференции и телефонные переговоры генерального директора с его сотрудниками. Отчетность предоставляется еженедельно и более развернуто ежемесячно.