 |
Сдача дел в ведомственный архив.
|
|
|
|
Роль информации в управлении организацией.
Она делится на 3 категории:
1.Функциональная, передаётся всем или определённой (заинтересованной) в ней группе лиц, для того, чтобы они могли выполнять свои функции. Это информация о политике, целях и задачах организации, директивы и т.п. Она поступает в разных направлениях (вертикально или горизонтально) независимо от степени централизации или децентрализации фирмы. Традиционно обмен такой информацией называется формальным общением, т.к. она передаётся по официальным каналам организации.
2.Координационная, циркулирует между функциональными подразделениями организации (например, между отделом сбыта и отделом маркетинга). Поток координационной информации обычно движется в горизонтальном направлении. Необходимое общение здесь происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и др.По сути, это общение (взаимодействие), связанное с организацией совместной деятельности по решению задач фирмы.
3.Оценочная, происходит общение, которое имеет отношение к понятиям, статусу и уважению сотрудников, восприятию партнёрами по общению друг друга. Каналы передачи оценочной информации обычно включают награды, поощрения за заслуги, поощрительные письма с благодарностью за выдающийся вклад в деятельность организации.
Сущность и функции документа.
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентефицировать. Функции докимента: Общие: 1)информационная (создание любого документа обоснована необходимостью материализации информации, для ее сохранения и возможности передачи). 2) социальная (любой документ поражден определенной соц.потребностью и является соц.значимым объектом). 3) коммуникативная (документ является средством обмена информации). 4) культурная (посредствам документа происходит закрепление и передача культурных традиций, ценностей и тд). Спец.функции: 1) управленческая (впомощью документа решаются управленческие вопросы). 2) правовая (документ является источником права, используется в качестве доказательства). 3) организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений). 4) научно-историческая (сохраняется научное и исторической наследие).
|
|
|
Организация работы с документами.
Организация работы с документами включает следующие составляющие: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку и передачу дел в архив. Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Контрольная технология включает контроль: по существу исполнения, т.е. по существу вопроса, поставленного в документе; за сроками исполнения; за формой исполнения.
Текущее хранение документов.
-Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. - Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.- Группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; в том числе личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации и другие.- Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.- В дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.- Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Хронологическая последовательность расположения документов начинается от более ранних по датам документов и заканчивается более поздними датами.- Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.- Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.- Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и так далее), группировать в отдельные дела.- Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.- Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. номенклатура дело архив кадровый документ- Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. - Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
|
|
|
Экспертиза ценности документа.
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в организации проводится: 1) в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; 2)в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:1) постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; 2)длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет); 3) временного хранения(до 10 лет); 4)подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения. Из основных задач экспертной комиссии выделим:1) рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений; 2)организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение; 3) рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.
|
|
|
Оформление дел.
дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает: 1)подшивку или переплет дела; 2)нумерацию листов дела; 3)составление листа-заверителя; 4)составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; 5 ) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается: 1)не проводить систематизацию документов в деле, 2)не нумеровать листы дела, 3)не составлять заверительные надписи. Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
|
|
|
Сдача дел в ведомственный архив.
Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно, Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см, Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.
|
|
|
