 |
Составление отчета и подведение итогов практики
|
|
|
|
Методические указания по изучению темы
1. Проанализировать порядок составления и оформления управленческих документов в организации, в том числе системы ОРД и других систем документации.
2. Изучить бланки организации, их виды, назначение, правила использования и хранения.
3. Изучить процессы составления и оформления документов, обратив особое внимание на порядок согласования, подписания, утверждения документов; выявить документы, на которых проставляется оттиск печати.
4. Выявить способы создания документов, составителей (специалистов, технических исполнителей, секретарей). Отметить, какой из способов наиболее распространен в данной организации.
5. Отметить недостатки в оформлении документов.
6. Обратить внимание на оформление трафаретных форм документов.
3. Организация делопроизводственных служб и особенности их работы
Изучение структуры и функций делопроизводственных служб. Должностной и численный состав службы ДОУ и других делопроизводственных служб. Положение о службе ДОУ. Соответствие организации работы делопроизводственной службы требованиям ГСДОУ и других нормативно-методических документов. Недостатки в организации ее работы.
Методические указания по изучению темы
1. Изучить нормативные материалы по постановке делопроизводства в учреждении в целом и в его структурных частях, а также положения, регулирующие деятельность делопроизводственных служб.
2. Составить графические схемы структуры делопроизводственных служб.
3. Выявить должностной и численный состав делопроизводственных работников.
4. Проанализировать наличие и характер должностных инструкций.
|
|
|
Организация документооборота
Общие принципы организации документооборота. Учет объема документооборота. Анализ документопотоков по видам документов, по корреспондентам, по уровням исполнения.
Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Организация приема и доставки документов, оснащение экспедиции средствами оргтехники. Соответствие организации документооборота в учреждении требованиям ГСДОУ.
Методические указания по изучению темы
Для изучения организации документооборота необходимо:
1. Проанализировать документопотоки по видам документов, по корреспондентам, по уровням исполнения.
2. Составить графическую схему документооборота (движение входящей и исходящей корреспонденции, документы, поступающие на имя руководителя и непосредственно в структурные подразделения).
3. Проанализировать соответствие организации документооборота учреждения требованиям ГСДОУ.
4. В структурных подразделениях, где сосредоточен прием корреспонденции принять участие в приеме и распределении поступившей корреспонденции, отмечая наличие средство оргтехники.
5. Регистрация и контроль исполнения документов
Задачи и общие правила регистрации. Формы регистрации и порядок их заполнения. Их соответствие требованиям ГСДОУ. Выявление недостатков. Построение справочного аппарата. Организация контроля исполнения документов, его технология. Соответствие ГСДОУ. Недостатки в организации контроля исполнения документов и технология контроля исполнения документов.
Методические указания по изучению темы
1. Изучить систему регистрации документов.
2. Ознакомиться с регистрационными формами и порядком их заполнения, проанализировать их соответствие требованиям ГСДОУ, записать схемы регистрационных форм в дневнике.
3. Под наблюдением секретарей зарегистрировать несколько документов.
|
|
|
4. Изучить построение и технику ведения информационно-справочных картотек.
5. Ознакомиться с организацией и технологией контроля исполнения документов в учреждении, проанализировать их соответствие требованиям ГСДОУ, отметить недостатки.
6. Выявить контролируемые массивы документов в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю.
7. Оценить возможности автоматизации контроля исполнения документов.
8. Ознакомиться и изучить организацию работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, при этом проанализировать соответствующие регистрационные формы для предложений, заявлений и жалоб граждан и изучить организацию приема посетителей.
6. Анализ номенклатур дел и формирование дел
Наличие номенклатур дел. Соответствие их требованиям нормативно-методических документов. Наличие ведомственного перечня документальных материалов со сроками хранения. Порядок формирования дел. Соответствие его требованиям нормативно-методических документов. Недостатки в формировании и оформлении дел.
Методические указания по изучению темы
1. Изучить классификационные справочники (перечни, номенклатуры дел и др.), зафиксировать схемы классификации в отчете.
2. Проанализировать номенклатуру дел, определить ее качество и соответствие требованиям нормативно-методических документов, и в случае выявления недостатков разработать предложения по их устранению.
3. Изучить практику формирования дел, обращая внимание на правильность группировки документов в дела в соответствии с номенклатурами дел. Выявленные разногласия отметить в отчете.
4. Практически произвести группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
7. Подготовка документальных материалов к сдаче в архив
Проведение экспертизы ценности документов. Оформление дел, описание их на обложке. Составление описей. Обеспечение сохранности документов. Передача дел в архив учреждения. Соответствие требованиям нормативно-методических документов. Недостатки в организации подготовки документов к сдаче в архив учреждения.
Методические указания по изучению темы
|
|
|
1. Изучить требования, предъявляемые к документальным материалам, сдаваемым в архив учреждения.
2. Подготовить дела структурной части за предыдущие годы для сдачи в архив. При выполнении этой работы проверяется правильность оформления дел и их оформление в соответствии с требованиями нормативно-методических документов (выявленные недостатки зафиксировать в отчете).
3. На подготовленные к сдаче дела составить описи и по ним произвести сдачу дел в архив учреждения, под руководством руководителя практики.
Составление отчета и подведение итогов практики
На основе записей в проекте отчета составить письменный отчет о своей производственной практике. Отчет включает титульный лист, оглавление, две-три главы, заключение, приложения.
В отчете обобщаются результаты самостоятельной работы, показывается, что конкретно сделано по каждой теме практики с раскрытием приемов и методов выполнения заданий. Отмечается положительный опыт, уделяется внимание недостаткам в постановке делопроизводства в учреждении и по возможности вносятся предложения по их устранению. К отчету необходимо приложить копии документов, являющихся результатом самостоятельной работы во время практики (копии писем, телеграмм, регистрационных карточек, номенклатуры дел и т.д.).
Отчет должен быть подписан составителем. Страницы отчета должны быть пронумерованы. Образец оформления титульного листа прилагается.
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Исторический факультет
Кафедра архивоведения и специальных исторических дисциплин
О Т Ч Е Т
О делопроизводственной практике
«Документы и организация делопроизводства»
в ___________________________________________________________________
(наименование организации)
Студента ________________ курса
______________________________
(И.О.Фамилия)
Руководитель от университета
______________________________
(И.О.Фамилия)
Руководитель от учреждения
______________________________
(И.О.Фамилия)
Петрозаводск
20___ г.
|
|
|
