 |
Современная структура управления документацией в РФ.
|
|
|
|
Документ полисемичен.
Документ полифункционален.
Документ классифицируется.
Лекция 2.
«Правовое регулирование работы с документами»
1. Понятие юридической силы документа
2. Законодательное регулирование
3. Нормативно-методическое регулирование
4. Структура управления делопроизводством в России
5. Регламентация работы с документами в организации
ДОУ (документационное обеспечение управление, делопроизводство) – деятельность аппарата управления, охватывающая 2 аспекта: документирование, организацию работы с документами в процессе реализации управленческих функций (по стандарту 1998г.).
Организация работы с готовыми документами. Операции: приём и регистрация документов, вынесение резолюции, исполнение документа, формирование дел, хранение документов(дел), составление номенклатуры дел.
В документировании принимают участие все управленцы.
Инструкцию по делопроизводству составляют специалисты службы ДОУ.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа, установленным порядком оформления. (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»)
Содержательный аспект – компетенция издавшего органа, действующее законодательство.
Формальный аспект – установленный порядок оформления.
Вопросы ДОУ регулируются двояко:
Законами РФ и Нормативно-методической базой
В законах указываются виды документов, но технологии их оформления отсутствуют. Для того, чтобы составить документ, нужно обратиться к нормативно-методической базе ДОУ.
Нормативно-методическая база ДОУ – совокупность требований, норм, правил, рекомендаций по составлению документов и по организации работы с готовыми документами.
|
|
|
Нормативно-методическая база ДОУ представлена:
1. Гос. системами делопроизводства
1ая – 1972г. – «Единая гос. Система делопроизводства» (ЕГСД), носила рекомендательный характер.
1986г. –«Единая гос. система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)
1991г.-«Гос.система документационного обеспечения управления»(ГСДОУ)
Приложение к ГСДОУ «Сборник плакатов и основные формы организационного-распорядительной документации»
2. Государственными и отраслевыми стандартами
3. Общероссийские классификаторы (в них фиксируются технико-экономические показатели. Общероссийские классификаторы обладают нормативной силой.
Нормативная сила-норма, обязательная для применения всеми нижестоящими.
1)общероссийский классификатор управленческой документации(ОКУД)
2))общероссийский классификатор предприятий и организации(ОКПО)
3))общероссийский классификатор органов гос. управления (ОКОГУ)
4. Типовыми инструкциями по делопроизводству (это нормативный документ, который разрабатывается на высшем уровне. Они не всегда соответствуют стандартам.
5. Инструкцией по делопроизводству конкретной организации и.т.д.
По нормативно-методической базе можно составить любой документ и в конечном итоге можно разработать и нормативные документы для прочих специалистов данной организации. В оперативно-методической базе представлен целый шлейф правил для всех операций по работе с документами.
Не было организации, которая отвечала бы за унификации документов, которая несла бы ответственность за циркулирующие в обществе документы.
Современная структура управления документацией в РФ.
| Органы управления | Результат | |
| 1 уровень | · ФАА(федеральные архивные агентства) · ФА по техническому регулированию и метрологии(рос.стандарт) · ФС по труду и занятости(Минтруд) Цель: поиск направлений совершенствования документации и организации работы с ней. | ГСДОУ; Общероссийские системы документации(ЕСТД, ЕСКД, ЕСПрД); Руководящие документы на ОРД; ГОСТы; классификаторы; санитарно-гигиенические нормативы; нормативы времени; квалификационные справочники |
| 2 уровень | Министерства, ведомства Цель – определение объёма и форм документируемой информации | Отраслевая документация; конкретные системы документации; типовые инструкции |
| 3 уровень | Организация, предприятие, структура власти Цель-формирование конкретной системы делопроизводства и правил её ведения | Устав; Инструкция по ДОУ; Табель унифицированных документов, применяемых в организации |
|
|
|
Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26 марта 2002 г. №23 с учётом мнения Федерации Независимых Профсоюзов России).
Они действуют на весь управленческий аппарат и по ним можно определить эффективность деятельности работника. А должностная инструкция составляет 6-8 страниц.
Табель унифицированных форм документов – нормативный документ, содержащий перечень документов, необходимых и достаточных для исполнения функций организации.
Использование этого табеля даёт сокращение времени на составление других документов.
Нормативно – правовая регламентация весьма разнообразна.
Лекция 3.
«Унификация и стандартизация»
Унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций.
Цели унификации:
-сокращение количества применяемых документов
-типизация форм
-повышение качества
-снижение трудоёмкости
-информационная совместимость
Объекты унификации:
-виды(формы)документов
-информационные элементы
Унификация проводилась:
-по видам документов
-по форме документов
-по тексту
Формуляр – совокупность реквизитов конкретного вида документов, расположенных в конкретной последовательности.
|
|
|
Унификация тестов:
-трафарет
-анкета
-таблица
-аналог
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению (это самое последнее определение 2013г.)
Виды систем документации:
· Гос. система стандартов и технических условий
· ЕСТД, ЕСКД, ЕСПрД и пр.
· УСД (унифицированная система документации)
· УСОРД (Унифицированная система организационно-распорядительной документации)
УСОРД включает 3 подсистемы документации:
1.организационные документы
2.распорядительные документы
3.информаицонно-справочные документы
Унификация-один из основных методов стандартизации.
Стандартизация – нормативное закрепление проведённой унификации и определение уровня её обязательности.
Документы в области стандартизации:
-ГОСТы
-правила стандартизации, нормы и рекомендации
-общероссийский классификатор технико-экономической и социальной информации
Изучая процесс унификации и стандартизации, мы узнали, что это обязательные действия для документов и используются для документации.
|
|
|
