Главная | Обратная связь
МегаЛекции

Этапы подготовки текстовых документов




 

Подготовка текстов с использованием СПТД заключается в по­следовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей услов­ности можно выделить:

набор текста;

редактирование введенной информации;

форматирование (оформление) отдельных структурных элемен­тов будущего документа;

печать документа;

сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. Набор операций определяется конкретной программой, выбранной для подготовки документа. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки доку­мента. Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибе­гают к операциям этапа редактирования. При редактировании (при вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста. Операции оформления возможны как при этапах набора и редакти­рования, так и при собственно форматировании.

 

Набор текста

 

При современном уровне развития компьютерных информаци­онных технологий клавиатура ПК остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре может производиться с любой скоростью, потерь информации при этом не происходит, возможно лишь некоторое отставание обработки симво­лов системой подготовки текстов от момента непосредственного ввода. Вводимый текст располагается в специально отведенной об­ласти экрана дисплея — текстовом окне или рабочей области. Ос­тальная часть экрана отводится под служебную область. Размеры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конкретной программы подготовки текста. Обычно в служебной области присут­ствует строка статуса, которая содержит полезную для пользовате­ля информацию о режиме работы программы подготовки текста и используется для краткой подсказки о действии программы при вы­боре того или иного пункта меню. Место экрана, на котором появ­ляется следующий вводимый символ, т.е. позиция ввода, отмечается специальным знаком — курсором. В служебной области всегда поме­щена информация о текущем положении курсора. Вид курсора зави­сит от программы, обеспечивающей обработку текста. Обычно это ромб, прямоугольник или знак подчеркивания. Любая система под­готовки текстов поддерживает два режима ввода - вставки или заме­ны. Переключение между режимами осуществляется клавишными командами программы либо командой меню. Возможность легко исправить ошибку набора снижает внимание пользователя и стиму­лирует высокую скорость набора текста, а следовательно, увеличива­ет вероятность набора ошибочных символов. Клавиша <Backspase> удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша <Delete> уда­ляет из текста символ, находящийся в позиции курсора, а все симво­лы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Если используется текстовый процессор, то существенным яв­ляется понятие «мягкого» и «жесткого» разделителя. При нажатии на клавишу <Пробел> клавиатуры ПК в текст вносится символ «жест­кого» пробела. Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называемые «мягкие» пробелы, вносимые в текст программой текстового процессора для выравнивания длины строк. Термин «мяг­кий» указывает на то, что при необходимости текстовый процессор удаляет лишние либо вставляет дополнительные «мягкие» пробелы, в отличие от «жестких», которые автоматически в текст не включа­ются и не изымаются из него, Аналогично можно трактовать поня­тие «мягкий» и «жесткий» конец строки. «Жесткий» признак конца строки создается при нажатии пользователем клавиши <Enter> для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое расположение. Признак конца строки не всегда индицируется на ! экране монитора, но тем не менее всегда существует в тексте. Пере­вод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей стро­ки, т.е. ввод текста происходит под контролем функции автоматиче­ского форматирования.

Когда все отведенные для текста строки экрана дисплея будут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдвигает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зрения поль­зователя, а внизу появляется пустая строка для дальнейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой или скроллингом строк.

При наборе текста на компьютере часто имеют место нарушения правил набора и размещения текста абзацев, которые, как и ошибки грамматические, недопустимы ни в каком документе.

К часто нарушаемым правилам компьютерного набора можно отнести следующие:

знаки препинания не отбиваются (типографский термин) от предшествующего текста. Допускается отбивать пробелом только вопросительный знак (?);

не отбиваются от цифр знаки процент, градус, минута, секунда, ' т.е. 45%, 20°;

одним пробелом цифры отбиваются от № и §, однако при вводе нужно использовать «неразрывный» пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;

дефис пробелами не отбивается, в компьютерном наборе часто неправильно используют дефис вместо тире, потому что знака тире в стандартной раскладке клавиатуры нет;

тире, наоборот, отбивается пробелом. Тире не отбивают пробелом в сочетаниях, имеющих смысл «от» и «до», например 1941 — 1945 гг.

Во всех перечисленных случаях отбивка не должна быть больше одного пробела, и на этом пробеле недопустим перенос. Поэтому здесь необходим только «неразрывный» пробел. По этой же причине следует взять за правило ставить именно «неразрывный» пробел по­сле предлога, которым начинается предложение. В результате редак­торской правки оно может оказаться в конце строки, а правила за­прещают заканчивать строку предлогом или союзом, с которого на­чинается новое предложение.

Наконец, напомним правила, которыми следует руководство­ваться при использовании сокращений:

в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;

сокращения типа т.д. и с.г. записываются без пробела;

сокращения и др., и т.д., и т.п. могут применяться только в кон­це предложения, в середине предложения их нужно записывать пол­ностью.

Для выполнения перечисленных правил рекомендуется следую­щая культура набора текста:

там, где нужен пробел, но недопустим перенос на следующую строку — ставить символ «неразрывного» пробела;

там, где нужен дефис и недопустим перенос на следующую стро­ку, - ставить символ «неразрывного» дефиса;

не отбивать пробелами знаки препинания;

для набора «правильных» типографских символов можно вос­пользоваться механизмом макропоследовательностей системы под­готовки текста, закрепив за удобной для вас клавишной комбинаци­ей символ, которого нет на клавиатуре.

Следующая группа ошибок набора связана с неправильной рас­становкой переносов слов. Системы подготовки текстов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической вер­стке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключ­ка - когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравнивается по правой границе за счет расстановки переносов с последующим рав­номерным расширением пробелов между словами. Последний спо­соб наиболее распространен, так как более всего соответствует удоб­ству чтения и восприятия текста. Если в документе, изготавливае­мом с помощью компьютерной системы подготовки текста, не пре­следуются специальные цели, например зафиксировать с помощью рваной правой границы внимание читателя, то абзацы принято вы­равнивать выключкой. Если просто (без переносов) выравнивать текст по правой границе, возникает брак, называемый жидкой стро­кой или зияющими пробелами. Поэтому текстовый процессор является в определенном смысле таковым только для определенного язы-" ка, для которого он умеет выключать абзацы,

Общая рекомендация заключается в использовании «мягкого» переноса, поставленного в месте нужного переноса. В тот момент, когда слово попадет в зону возможного переноса, невидимый специ­альный символ «мягкого» переноса превратится в реальный правиль­ный знак переноса. При возникновении конфликта между вашим «мягким» переносом и неправильным, который автоматически пред­лагает текстовый процессор, необходимо провести исправления пе­реноса вручную. Современные правила орфографии разрешают на­рушение правил переноса при наборе на узкий газетный формат, когда нет технической возможности избежать ошибки. Текстовые процессоры работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключения для них неприменимы.

 





©2015- 2017 megalektsii.ru Права всех материалов защищены законодательством РФ.