 |
Основы ведомственного общения
|
|
|
|
Ведомственный этикет (из интернета)
Осваиваясь в новом коллективе, необходимо также придерживаться некоторых правил этикета.
1. Познакомившись с сослуживцами, задавайте им вопросы служебного или профессионального характера, избегая личных тем. Не стоит делиться с коллегами своими заботами и опасениями, слишком быстро сближаться с кем-либо одним или с отдельной группой. Лучшее решение – быть одинаково приветливым со всеми и дать себе время присмотреться к людям.
Но и освоившись полностью, необходимо избегать на работе обсуждения подробностей личной жизни, фигуры и функций тела, жалоб на других людей, на свои служебные проблемы. Важно следить за тем, чтобы обсуждение дел происходило только в присутствии тех людей, кого данная тема непосредственно касается.
2. Название своей организации и структурного подразделения необходимо произносить четко и внятно, сколько бы раз за день ни приходилось это делать.
3. Профессионализм проявляется и в том, насколько специалист осведомлен о делах своей организации и функциях ее сотрудников и подразделений.
4. Недопустимо делать кому-либо замечания в присутствии третьего лица – только один на один.
5. Полезно при каждом удобном случае искренне хвалить хорошо выполненную работу коллег и подчиненных.
6. Недопустимо рассматривать бумаги на чужом столе, искать на нем что-либо и тем более трогать чужие вещи.
7. Если в течение рабочего дня у вас освободилось время, не рекомендуется демонстрировать это окружающим, гуляя по коридорам, и поддерживая праздные разговоры. Иначе вместо репутации хорошего профессионала и добросовестного работника можно создать о себе превратное впечатление. Лучше потратить это время на выполнение тех дел, до которых в период напряженной работы не доходят руки: навести порядок на рабочем столе, пересмотреть электронные папки с информацией (не требуется ли убрать какие либо документы или перераспределить их иначе).
Если же вынужденные паузы в работе случаются часто, можно запастись на этот случай профессиональными журналами по своей специальности или просмотреть новости по своей отрасли в Интернете. Очень выгодно скажется на вашей репутации и повысит ваш профессиональный уровень знание иностранного языка, позволяющее вам читать зарубежные материалы раньше, чем они будут переведены на русский язык.
Если кто-то пришел к вам в кабинет поболтать, можно дружелюбно ответить, но затем встать и, извинившись, направиться к двери, давая понять, что вы заняты.
8. На рабочем месте в присутствии сослуживцев недопустимо заниматься косметикой, жевать жвачку, ковырять в зубах, ушах, носу, обрабатывать ногти, пользоваться зубочисткой, почесываться, щелкать суставами, не прикрываясь зевать, кашлять и чихать. Все гигиенические процедуры допустимо проводить только в туалетных и ванных комнатах. Нежелательно также есть за рабочим столом, за исключением особых случаев.
9. Если в кабинет входит начальник или старший по возрасту и статусу человек, подчиненные должен встать. Секретарь, принимая посетителя, также должен встать из-за стола.
Клиента или заказчика также приветствуют стоя. Встать необходимо также и в случае, если в кабинет заходит новый сотрудник, чтобы представиться.
|
|
|
10. Если в учреждение приходит новый посетитель, не знакомый с расположением помещений, его необходимо проводить к месту встречи, а затем к выходу. Делает это секретарь или сотрудник, с которым посетитель встречается. Провожатый идет первым, посетитель – за ним.
11. Если посетителю приходится ждать, необходимо уделить ему внимание, например, предложить ему чай или кофе.
|
|
|
12. Из лифта первым выходит тот, кто стоит ближе к двери. То же правило действует и при посадке в лифт. Но при входе и выходе из лифта подчиненные должны пропустить вперед начальников и их посетителей. В кабине лифта человек, стоящий ближе к кнопкам, должен поинтересоваться, кому какой этаж нужен и нажимает соответствующие кнопки.
13. Недопустимо демонстрировать окружающим свое плохое настроение и срывать его на сослуживцах или клиентах. Если же произошел нечаянный «срыв», нужно тотчас же извиниться.
Практика применения этикета (с семинара)
Три уровня общения:
1) руководитель обращается к подчиненным;
2) подчиненные – к руководителю;
3) подчиненные – к подчиненным.
1: а) использовать Золотое правило нравственности: обращайся к подчиненным так, как хотел бы, чтобы твой руководитель обращался к тебе;
б) руководитель должен избегать отчуждения, чтобы создать обстановку общей цели;
в) нужно осуждать, но не судить (грех, а не грешника);
г) не стоит пропускать (не обращать внимания на) ошибки подчиненных;
д) нужно сохранять дистанцию, но понимать, что и руководитель, и подчиненные – равноправные люди (руководитель и подчиненные не друзья, а коллеги);
е) крайне нежелательно выбирать себе любимчиков и фаворитов, ко всем нужно относиться одинаково – с уважением;
ж) дружбу следует выносить за пределы деловых отношений;
з) не стоит показывать, что руководитель [Вы] не контролирует ситуацию;
и) не стоит увлекаться привилегиями.
Формы распоряжения:
· приказы
· советы
· обсуждения и др.
К типичным ошибкам руководителя относятся случаи, когда:
· руководитель не дает своим подчиненным конкретных заданий, но постоянно досаждает им большим количеством вопросов общего характера;
· «зациклен» на одной теме в общении с персоналом, например, на трудовой дисциплине;
· ежедневно формулирует новые идеи для выполнения задания;
· постоянно проповедует свои замыслы;
· не доверяет своим сотрудникам, злоупотребляет мелочным контролем;
· увлекается бумаготворчеством;
· малодоступен территориально или во времени;
· не имеет готовых решений предлагаемых персоналу производственных задач.
|
|
|
2: а) не следует приказывать, но можно предлагать;
б) не надо обращаться к руководителю по разным пустякам;
в) нужно соблюдать субординацию;
г) опять же, Золотое правило нравственности;
д) нужно проявлять уважение к руководителю.
3. Эрик Бёрн выделил три роль: родитель, ребенок, взрослый.
Ребенок - безудержно эмоциональный, непредсказуемый, протестующий, творческий, нелогичный, свободный от догм, не соблюдающий общие правила, импульсивный. В детской позиции человек не берет на себя никакой ответственности. Ребенок любую внешнюю информацию воспринимает как объективную реальность, не отличая мнение от фактов. (отрицательная роль)
Родитель учит, направляет, читает нотации, оценивает, осуждает, все знает, все понимает, не сомневается в правильности своего мнения, за всех отвечает, со всех требует. В родительской позиции человек берет ответственность на себя, в том числе и ответственность окружающих. Восприятие реальности у родителя заключается в восприятии собственного мнения как реальности, т.е. субъективную реальность он воспринимает как реальность фактическую. Есть его мнение и неправильное. (отрицательная роль)
Взрослый трезво рассуждает, тщательно взвешивает, логически анализирует, свободен от предрассудков, не поддается влияниям. Во взрослой позиции человек принимает на себя только свою ответственность. Взрослый четко разделяет субъективную и объективную реальность. Различает мнения и факты. (положительная роль)
Таким образом, наиболее желательной позицией, которую должны занимать коллеги по отношению друг к другу, - это позиция взрослого.
|
|
|
