 |
Задание 4. Формирование таблицы операций
|
|
|
|
Все операции, участвующие в процессе "Планирование закупок, формирование заказов поставщикам", отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:
| Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) | Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) | Комментарий |
Примечание. Далее заполненная форма таблицы описания операций будет использоваться для проецирования перечисленных в ней операций на информационную систему.
Выполнение задания 4
В таблицу последовательно внесите операции бизнес-процесса в соответствии с общим описанием и диаграммой действий.
- В графе 1 проставьте краткое наименование диаграммы - 1Пл_Зак. Кроме того, в этой графе укажите номер операции, соответствующий изображению на диаграмме действий (рис. 5).
- В графу 2 путем копирования перенесите из диаграммы действий наименование операции.
- В графе 3 укажите исполнителя операции. В рассматриваемом бизнес-процессе исполнителями операций являются менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики. Графа 3 заполняется на основании диаграммы действий.
- В графе 4 укажите, с какой частотой выполняется каждая операция. Проставьте частоту выполнения операций в соответствии с общим описанием бизнес-процесса. Данная информация фиксируется в ходе обследования компании. Например, это может быть "еженедельно", "ежесуточно", 1 раз в месяц, 200 раз в день и т. п. Если операция выполняется с неопределенной периодичностью, то в графе указывают "по мере необходимости". При проектировании или выборе системы данные из графы "Как часто" определяют требования к быстродействию системы, к параметрам сетевого варианта системы.
- В графу 5 занесите наименования документов, на основании которых осуществляется выполнение операции (входящие документы).
- В графе 6 укажите наименования документов, которые создаются в результате выполнения операции (исходящие документы). В отдельных случаях входящие и исходящие документы могут совпадать. Например, для операции "Направление заказа поставщику" входящим и исходящим документом будет заказ поставщику.
- Если на основании операции формируется бухгалтерская проводка, то она указывается в графе 7. В рассматриваемом примере нет операций, по которым бы формировались проводки.
- Графа 8 предназначена для произвольной дополнительной информации.
На следующих страницах представлена таблица описания операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".
|
|
|
| Операции бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" | |||||||
| Диаграмма и номер операции на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) | Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) | Комментарий |
| 1Пл_Зак 1а | 1. Получение внутренней статистики продаж | Менеджер гр. планирования и маркетинга | Ежесуточно | Отчет-таблица собственных продаж | Нет | Нет | |
| 1Пл_Зак 1б | 2. Получение внешней статистики продаж | Менеджер гр. планирования и маркетинга | Ежесуточно | Отчет-таблица продаж внешних источников | Нет | Нет | |
| 1Пл_Зак | 3. Расчет потребностей в товаре | Менеджер гр. планирования и маркетинга | Еженедельно | Отчет-таблица собственных продаж Отчет-таблица продаж внешних источников | Таблица потребностей в товаре | Нет | |
| 1Пл_Зак | 4. Ввод в систему прайс-листов поставщиков | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно | Прайс-листы поставщиков | Прайс-листы поставщиков | Нет | |
| 1Пл_Зак | 5. Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно и по мере необходимости | Прайс-листы поставщиков Контракты действующие | Список поставщиков | Нет | |
| 1Пл_Зак | 6. Выбор поставщиков | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно и по мере необходимости | Список поставщиков | Список поставщиков с расстановкой приоритетов | Нет | |
| 1Пл_Зак | 7. Формирование графика поставок без указания количества | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно и по мере необходимости | Список поставщиков с расстановкой приоритетов Таблица потребностей в товаре | График поставок | Нет | |
| 1Пл_Зак | 8. Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса | Менеджер группы логистики | Ежемесячно и по мере необходимости | Таблица потребностей в товаре, график поставок | План заявок на месяц | Нет | |
| 1Пл_Зак | 9. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса | Менеджер группы логистики | Ежедневно по плану заявок | План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков | Заказы поставщику | Нет | |
| 1Пл_Зак | 10. Расчет затрат на сертификацию | Менеджер группы логистики | По мере необходимости | Заказы поставщику | Отчет о затратах на сертификацию | Нет | |
| 1Пл_Зак | 11. Проверка затрат на непревышение нормы | Менеджер группы логистики | По мере необходимости | Отчет о затратах на сертификацию | Отчет о затратах на сертификацию | Нет | |
| 1Пл_Зак | 12. Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ | Менеджер группы логистики | Ежедневно | Заказы поставщику | Заказы поставщику акцептованные | Нет | |
| 1Пл_Зак | 13. Направление заказа в отдел закупок | Менеджер группы логистики | Ежедневно | Заказы поставщику акцептованные | Заказы поставщику акцептованные | Нет | |
| 1Пл_Зак | 14. Направление заказа поставщику | Менеджер отдела закупок | Ежедневно | Заказы поставщику акцептованные | Заказы поставщику акцептованные | Нет |
Задание 5. Формирование таблицы описания документов
|
|
|
Все документы, участвующие в бизнес-процессе, отразите в Таблице описания документов, имеющей следующий формат:
|
|
|
| Диаграмма и номер на диаграмме | Составляемый документ (исходящий документ) | Операция | Кто составляет (исполнитель) | Как часто | Документы-основания (входящие документы) | Реестр, в котором регестрируется документ | Комментарий |
Примечание. После того, как документы будут описаны, приступают к их разработке в ИС. Формы документов в учебном пособии не представлены, в практической же деятельности создается альбом форм, который является приложением к таблице описания документов.
Выполнение задания 5
Таблица описания документов получается путем переформирования (перестановки столбцов и объединении строк) таблицы описания операций. Особенности таблицы описания документов заключаются в следующем. В Графе 2 не должно быть повторяющихся наименований документов. Если один и тот же документ является исходящим на различных операциях, то он один раз указывается в графе 2 "Составляемый документ", а в графе 3 ему в соответствие ставятся несколько операций. Также по наименованию документа следует объединить записи и в других графах.
В графе 7 указывается наименование реестра, в котором регистрируется создаваемый документ. Наименование реестру присваивается, как правило, по наименованию документа. Например, если документ "Заказ", то "Реестр заказов"; документ "прайс-лист", тогда "реестр прайс-листов" и т.д.
На следующих страницах приведена таблица описания документов бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".
Бизнес-процесс "Запасы-склад (приходование товара)"
|
|
|
