Особенности внутриорганизационного управления

О свойствах управления

 

Качество, в том числе и качество управления организацией, принято определять через совокупность зна­чимых для потребителя свойств. Поэтому мы поговорим о многообразии свойств уп­равления, выясним, какие они бывают.

 

Свойства управления: врожденные и приобретенные

 

Управленческая деятельность и системы управления об­ладают бесчисленным количеством свойств и характери­стик, многие из которых играют важную роль для обеспе­чения улучшенного качества внутриорганизационного управления. Все эти свойства можно разделить, условно говоря, на "врожденные", имманентно присущие любому управле­нию, и приобретенные. Имманентные свойства управле­ния не требуют для своего проявления специальных уси­лий руководителей, их, скорее, надо учитывать.

Иначе обстоят дела, когда речь идет о желаемых свой­ствах, необходимых для высокого качества управления.

 

Общие свойства систем управления организациями

 

Все мыслимые системы внутриорганизационного управления являются разновидностью организационных систем уп­равления или систем управления социальными органи­зациями (которые в свою очередь принадлежат к классу сложных социальных систем).

Есть свойства, присущие любым системам внутриорганизационного управления.

Рассмотрим некоторые общие "природные" свойства систем управления, характерные для всех орга­низаций.

Неаддитивность систем управления. Общие характеристики си­стем управления не образуются путем простого суммирования их и их частей, им присущи так называемые системные, интегративные качества, возникающие за счет определенного взаимодействия эле­ментов системы.

Системы управления включаются в системы более высокого по­рядка (суперсистемы или метасистемы), выполняя по отношению к ним определенные функции, а также в свою очередь делятся на си­стемы "низшего" уровня (субсистемы, подсистемы, элементы и т.п.).

Искусственность-естественность систем управления, их органичность. Системы управления создаются людьми и включают в себя людей, это рукотворные, искусственные системы. В то же вре­мя их искусственность не означает, что все действия являются абсо­лютно точно запланированным следованием какому-то преднаме­ренному плану. Напротив, очень многое из того, что делают управ­ляющие системы, — это следование за ситуацией. В этом смысле их действия можно рассматривать как естественные, причем эту есте­ственность поведения систем управления невозможно и не нужно устранять, необходимо учитывать ее при обеспечении требуемого качества управления.

Хотя мы используем эвристические возможности сравнения сис­темы управления с инструментом, умной машиной, мы вполне пони­маем ограниченность этих аналогий; на самом деле системы управ­ления по своей природе не механистичны, а органичны: они способ­ны к самообучению, саморазвитию; не складываются из готового набора частей, а вырастают как живые организмы (и как эти после­дние, болеют, переживают, испытывают смену эмоциональных со­стояний, настроений и т.д.).

Функциональность, инструментальность систем управления. Системы управления являются функциональными в том смысле, что они предназначены для выполнения функции уп­равления, присущей конкретной организации. Функциональность управления может пониматься по меньшей мере в нескольких смыслах.

С одной стороны, существует формальная функциональность: есть система, которая как-то занимается управленческой де­ятельностью.

С другой стороны (и это более важно), есть функциональность сущностная, содержательная. В этом плане система управления функ­циональна лишь тогда, когда она построена и действует успешно, с хорошим качеством выполняет возлагаемые на нее функции и зада­чи. По аналогии можно заметить: у человека есть функциональная система слуха, но она по каким-то причинам плохо работает и чело­век теряет остроту слуха. В этом смысле функциональность систе­мы внутриорганизационного управления величина непостоянная, она может возрастать и уменьшаться и даже становиться нулевой, а порой и приобретать отрицательное значение.

Управление как функциональная подсистема организации есть все­гда, но по своему поведению она нередко оказывается мало функ­циональной и даже дисфункциональной. С этой точки зрения работа по обеспечению качества внутриорганизационного управления как раз и при­звана вести к созданию истинно функциональных — то есть успеш­ных систем управления.

Кроме того, системы управления могут быть в большей или мень­шей мере функциональными в смысле удобств для их использова­ния и пользователя.

Полимодальность систем управления, наличие у них множе­ства состояний. Системы управления имеют бесчисленное множе­ство изменяющихся свойств, параметров, характеристик. Совокуп­ность значений всех этих параметров (или самых важных из них) в конкретный момент времени можно охарактеризовать как состояние системы. Если в последующий момент времени эти параметры при­обретают другие значения, правомерно говорить об изменении со­стояния системы. Системы управления стремятся, с одной стороны, к сохранению своей устойчивости, а с другой — вынужденно или ини­циативно осуществляют изменения.

Кроме текущих состояний системы управления, можно выделить наиболее крупные состояния – модусы систем управления: со­стояние покоя, функционирования, развития и саморазвития (каче­ственных изменений). Каждое из таких макросостояний имеет свои специфические характеристики, суммарное и целостное рассмотре­ние которых позволяет получить наиболее разносторонние и полные знания о системах управления, часто предопределяет выделение этих модусов при анализе и улучшении управляющих систем.

«Вторичность» и «первичность» систем управления. Имеется в виду, что система управления всегда как бы надстраивается над други­ми подсистемами социальной организации (производственной, ресурсообеспечивающей), и ее конечные цели и критерии оценки связаны не с самим управлением, а с эффективностью деятельности управляемой системы. Не случайно управление часто называют метадеятельностью или деятельностью над деятельностью.

Специфика системы управле­ния в том, что конечные результаты деятельности достигаются не столько самими управляющими, сколько другими членами коллектива. Системы управления производны от потребностей объектов управле­ния и в этом смысле вторичны и должны стремиться быть адаптивными (к объекту, а также внутренним и внешним ситуациям).

В то же время эти системы отвечают за организацию в целом и по­этому получают возможности и право во многом определять и изме­нять ее жизнедеятельность, структуру, внутреннюю (а порой отчасти и внешнюю) среду, адаптировать организацию к общеорганизаци­онным (но формулируемым все-таки прежде всего системой управ­ления) ценностям и целям, и в этом смысле они первичны и выпол­няют активную, адаптирующую роль.

Детерминирующий и детерминируемый характер систем управления. Системы управления по своей сути служат для того, чтобы определять, обусловливать, детерминировать желаемые со­стояния управляемого объекта и его движение в нужном направ­лении. Однако и сами эти системы, их миссия, функционирование и изменение обусловлены (детерминированы) сложным комплек­сом внешних и внутренних, субъективных и объективных, осознан­ных и неосознаваемых факторов и обстоятельств (которые очень важно знать, приступая к анализу и проектированию управляющих систем). Сила управления не в самоуверенном, доходящем до про­извола игнорировании внешних реалий, влияний и ограничений, а в понимании их и свободном самоопределении в ситуации далеко не безграничной свободы.

Системы управления относятся к классу устремленных - ценно­стно ориентированных и целенаправленных систем, то есть они всегда действуют на основе определенных образов потребного будуще­го и ориентиров.

Активность, избирательность систем управления, способ­ность к самообучению, самодостройке, саморазвитию. Даже самая пассивная и инертная по своему поведению система управле­ния все равно принадлежит к классу активных систем в том смысле, что она способна к планированию своих действий и этим резко отли­чается от систем, чьи параметры могут быть полностью спроектиро­ваны и заданы извне. Активными называют системы, способные к выбору своих состояний и принятию решений. Системы управления организациями способны к обучению и накоплению опыта, что дела­ет их способными и к самоизменению, к достраиванию своего со­става и структуры до образа некоторой более органичной целостно­сти, к осуществлению саморазвития;

Открытость систем управления. Это свойство также присуще лю­бой системе управления, которая просто не может существовать, не имея связи и не обмениваясь информацией со средой. Но если с точ­ки зрения необходимости связей со средой любые системы управле­ния являются открытыми, то с точки зрения степени активности и раз­витости связей со средой эти системы ведут себя абсолютно по-раз­ному. Здесь возможны две равно нежелательные крайности: или пол­ная сверх избыточная открытость, зависимость внутриорганизационного уп­равления от поступающих ведомственных инструкций, при которой уп­равление превращается в фикцию и сводится к контролю ис­полнения этих инструкций, или полная закрытость, неспособность идти на полезные связи и контакты.

Объективно открытый характер систем управления сопровождается традиционным для них в истории стремлением к некоторой информа­ционной закрытости (порой — чрезмерной), таинственности, секрет­ности, конфиденциальности действий, маскировке истинных намере­ний и мотивов, что, с одной стороны, объяснимо (моральные пробле­мы, связанные с тайнами управления и власти, мы здесь не обсужда­ем), а с другой — отнюдь не способствует простоте познания и понима­ния этих систем, которые столь важны в ситуации анализа и оценки.

Наличие в системах официальных и теневых, формальных и не­формальных составляющих. Это свойство систем управления (осо­бенно заметное и значимое в организациях с небольшим численным составом работающих) требует при анализе и оценке внутриорганизационного управления не забывать о наличии в них неформальных начал, которые хуже осознаются, поддаются наблюдению и оценке.

«Поликлиентность», полифункциональность и полиструктур­ность систем управления. Для систем управления в социальных орга­низациях характерны такие свойства, как наличие множества внешних и внутриорганизационных потребителей управленческих услуг (отсю­да вытекает наличие соответствующих результатов управления; нали­чие множества конкретных функций по отношению к этим клиентам).

Ненормированность труда в системах управления. Даже по сравнению с такими слабо поддающимися нормированию видами профессиональной деятельности, как медицина и педагогика, рабо­та управляющих выглядит еще более ненормируемой, так как требо­вания к управлению не могут быть полностью регламентированы лю­быми предписаниями и инструкциями, они диктуются изменчивой внешней средой организации и ее внутренней ситуацией.

Духовно-материальный характер систем управления, неосяза­емость. В системах управления организациями, наряду с материаль­ными, вещественными, большую и даже определяющую роль играют человеческие, духовные, идеальные, информационные факторы. Буду­чи прежде всего системами (для) деятельности людей, они оказывают­ся достаточно трудноуловимыми, не поддающимися прямому наблю­дению. В самом деле, кто когда-нибудь видел систему внутриорганизационно­го управления? Вы можете видеть людей-управленцев, лицезреть схе­мы, наглядно отображающие работу системы управления (а может быть, выдающие желаемое за действительное), но все это - еще не системы управления, точно также, как здание - еще организация как си­стема. Системы управления при всей их реальности и даже активности сами по себе ненаблюдаемы, носят (в отличие от материальных сис­тем, с которыми мы их сопоставляем в функциональном отношении) как бы виртуальный характер, что делает их анализ и оценку весьма сложной задачей, решение которой требует специальных усилий по ма­териализации, объективизации строения и действий системы. При этом для крупных организаций с мощным документооборотом и специаль­ным штатом клерков, учетчиков, программистов и других создателей и обработчиков документальных следов управленческой активности ре­шение этой задачи оказывается значительно более реальным, чем в условиях школы, которая оправданно стремится к минимизации бума­готворчества.

Ресурсопотребляющий, самообеспечиваемый и самоуправля­емый характер системы управления. Для осуществления управлен­ческой деятельности нужны определенные ре­сурсы и условия: кадровые, информационные, концептуальные, техно­логические, материально-технические, нормативно-правовые. При этом добычей ресурсов, необходимых для работы системы управления, занимаются, как правило, сами управляющие, что позволяет включить самообеспечение ресурсами в состав функций системы управления.

Управленческая деятельность связана с использованием различ­ных инструментов, причем в этой роли может выступать все то, что может быть использовано в качестве средства решения управлен­ческих задач. Однако управление может не только использовать свой инструментарий, но и сознательно создавать и изменять его, что может рассматриваться также как относительно самостоятельная составляющая управленческой деятельности, имеющая прямое от­ношение к обеспечению качества управления.

Итак, мы рассмотрели некоторые свойства систем управления, общие для всех систем управления социальными организаци­ями. Однако не менее важно учитывать специфические черты внутриорганизационного управления, связанные с уникальностью его объекта – организации.

Особенности внутриорганизационного управления

Среди таких особенностей (причем не только российской и не только в современную эпоху) мы выделяем следующие:

– «безраздельное господство» человеческого фактора:

люди - главный ресурс и главный субъект деятельности, и при всей своей субъектности - главный объект управления, все остальные ресурсы носят относительно подчиненный характер;

– не до конца рыночный характер ее жизнедеятель­ности, даже при неизбежной включенности ее в систему рыноч­ных отношений (эта особенность отнюдь не является недостатком или признаком ее ущербности на фоне рыночных, коммер­ческих структур - с моральной точки зрения это, скорее, может быть преимуществом, хотя и создает для много проблем, особенно в момент становления рыночной экономики);

– отсутствие специфических объективных и быстродействую­щих рыночных индикаторов успеха, стимулов, рычагов, механиз­мов (так, если рыночные структуры не развиваются, то они в условиях конкуренции обязательно потерпят неудачу, а у организаций такой явной и про­стой связи между инновациями и выживанием не просматривается, поэтому осуществление нововведений требует иной мотивации);

– наличие особенного множества клиентов и заказчиков с про­тиворечивыми и не всегда ясными требованиями;

– особая сложность точного и удовлетворяющего всех заказ­чиков целеполагания (в том числе из-за сложности выбора тех групп клиентов, чьи потребности должны считаться первоочередными: лич­ность, семья, общество, государство);

– относительно слабые возможности формализации работы, использования строгих объективных количественных оценок ее результативности;

– относительно небольшие масштабы организации;

– сильная (у бюджетных организаций) зависимость от внешней среды и сравнительно ограниченные возможности влияния на среду;

– невозможность развития организации методом наращива­ния объемов выпускаемой продукции, необходимость каче­ственного характера изменений (стратегия развития вместо стра­тегии экстенсивного роста);

– ограниченные возможности или полная невозможность сме­ны "рыночной ниши" или отрасли - в отличие от многих производ­ственных компаний, которые могут переносить производство из од­ной отрасли промышленности в другую, осуществлять многоотрасле­вую диверсификацию своей деятельности;

– привязанность «производства» к определенной территории;

– традиционно высокий уровень специализации и професси­ональной подготовки основного персонала при меньшем уровне специализации и профессионализма в обеспечивающей и управленческой деятельности;

– особенно высокая социальная ответственность и т.д.

Назовем и охарактеризуем некоторые вытекающие отсюда специ­фические свойства внутрирг-го управления, которые полезно учитывать при их анализе.

Традиционно небольшая численность администрации, аппара­та управления. Только в самое последнее время стали создаваться дополнительные должностные посты для управляющих, но и это в условиях кризиса в нашей стране сопровождается весьма сдержанным отношением фи­нансовых органов. Эта особенность на фоне реального объективного усложнения и роста управленческих усилий чревата либо все большей перегрузкой отдельных менеджеров, либо необходимостью привле­чения к управлению "рядовых" членов коллектива.

Публичность, непосредственность работы управляющих с персоналом и клиентами.

Относительная ограниченность финансовых и материальных рычагов управления, возможностей стимулирования персона­ла. Руководители, вполне понимая значимость экономических рычагов и методов управления, имеют, как правило, очень неболь­шой маневр в привлечении и использовании дополнительных к бюд­жету средств, что, соответственно, сужает общие возможности раз­вития ресурсной базы.

С нашей точки зрения врожденные и приобретаемые свойства уп­равления связаны между собой.

Первые можно рассматривать как некие природные задатки, кото­рые могут быть при благоприятных условиях и правильных действи­ях субъектов развиты, а вторые - как специально и сознательно раз­виваемые на базе этих задатков способности, внутренние функцио­нальные возможности системы управления.

Так, например, "вторичность" управления как объективное свойство управления может стать основой для развития адаптивности управ­ления;

интенциональность управления создает потенциальную воз­можность целевого характера управления;

избирательность управле­ния создает предпосылки для становления ценностного управления;

объективно интерактивный характер управления создает возможнос­ти для создания сознательно нацеленных на продуктивное и двухсто­роннее взаимодействие с объектом систем управления и т.д.

Это особенно важно подчеркнуть потому, что нередко не осозна­ется необходимость обеспечения системного, адаптивного, целевого характера управления. Главными аргументами при этом часто явля­ются следующие утверждения: «Но ведь управление всегда целевое, системное и адаптивное!» Нет, речь идет только о задатках этих важ­нейших, редких, дефицитных свойств систем управления.

Интегративные качества управления. Искусственные функциональные системы, создаваемые людьми (а система внутриорг-го управления - одна из них), создаются прежде всего для получения определенных нужных им искомых характерис­тик. Получение таких характеристик, как правило, требует взаимодей­ствия определенным образом отобранных, построенных и связанных элементов системы. С точки зрения системного подхода характерис­тики, не присущие отдельным элементам систем и порождаемые (как правило, сознательно, преднамеренно) именно их определенным вза­имодействием, называются системными (интегративными, холистическими, эмерджентными, синергетическими) качествами. Итак, для того, чтобы быть успешными, системы управления должны над своими прирожденными характеристиками надстроить целый ком­плекс специально проектируемых системных качеств.

Именно системными качествами, интегративными характеристиками внутриорг-го управления являются результаты и продукты этих си­стем как целого. Общее качество системы управления — важнейший показатель ее успешности — можно представить себе как совокупность наиболее важных частных качеств, способных удовлетворить потреб­ности объекта управления, всех клиентов и пользователей управления.

Системные (интегративные) качества можно выделить и для каж­дого крупного аспекта внутриорг-го управления:

– качества строения системы;

– качества внешнего и внутреннего функционирования системы;

– качества развития.

Эти интегративные качества могут быть выражены с помощью кон­кретных свойств. Для обеспечения качества внутриорг-го управ­ления вопрос о главных интегративных свойствах является, пожалуй, одним из самых главных. Дело в том, что именно эти качества лежат в основе выделения различных типов систем управления.

Системные качества (причем не всегда положительные) порождают­ся любыми системами внутриорг-го управления. Вопрос в том, ка­кие это качества, являются они следствием случая, стечения обстоя­тельств или продуктом реализации в конкретных обстоятельствах спе­циально продуманного плана? Ясно, что обеспечение качества внутриорг-го управления идет по пути сознательного "встраивания" в уп­равляющие системы и управленческую деятельность желаемых систем­ных качеств. При анализе же действующих систем крайне важно выя­вить характер имеющихся свойств этих систем. Придание зрелой сис­теме определенных системных качеств задает общую направленность построению и функционированию всей системы управления.

123Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: