 |
Документы заседаний и совещаний
|
|
|
|
1. Организации заседаний
2. Документирование заседаний и совещаний
Первый этап подготовки к совещанию определяется более чем на половину его результативностью. Он включает в себя реализацию следующих задач:
1. Постановка и формулирование цели совещания.
На этом этапе руководитель и секретарь должны ответить на следующие вопросы: а) для чего необходимо проводить это совещание; б) можно ли без него обойтись; в) что должно быть результатом его проведения.
Вид совещания определяется его целью. Разные виды совещаний требуют различного вида подготовки, условий и технологий проведения.
Выделяют следующие виды совещаний:
1. Информационное (инструктивное) – его цель информирование персонала о решениях, принятых руководством, передача информации сверху вниз;
2. Оперативное (планёрка) – его цель сбор информации и оценка текущей ситуации, выявление проблем, принятие оперативных решений и контроль за их исполнением;
3. Проблемное – направлено на обсуждение проблем и поиска их решений;
4. Стратегическое (совещание по развитию) – направлено на рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов, планирование;
5. Итоговое – его цель это оценка итогов или прогресса, достигнутого организацией в продвижении к поставленным целям.
При подготовки совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации:
1. На служебных совещаниях тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещаний должно быть действительно необходимым;
2. На совещаниях выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;
3. Вся необходимая информация к совещанию должна готовится соответственными специалистами заблаговременно;
|
|
|
4. Следует требовать от выступающего конкретных предложений;
5. За решением отдельных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;
6. Каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители конкретизированной работы и определены сроки их выполнения.
7. Необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.
Большинство крупных совещаний проводится в организации по плану, который является для секретаря обязательным и даёт возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.
При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участникам, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствующих, не пришедших сотрудников. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Если возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступающую информацию, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь не должен отлучаться из приёмной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться помощь.
При проведении планового совещания с большим числом участников, подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения. В неё включаются следующие этапы:
1. Уточняется дата, место и время проведения совещания;
2. Составляется повестка дня, списки участников и докладчиков совещания;
3. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания;
|
|
|
4. Составляется текст приглашения. Типовой текст включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилии приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В тексте необходимо указать продолжительность совещания. Если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал (тезисы докладов, проект решения), то это следует указать в тексте приглашения;
5. Секретарь составляет список рассылки приложений, в которых включают ответы на них, вносятся уточнения или изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разными способами (по почте, по электронной почте, по факсу, с помощью курьера, телефонограмма);
6. За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразнее уточнить регламент совещания;
7. Секретарь привлекает соответствующие службы предприятия к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащён столом, стульями, доской, экраном и т.д. Необходимо иметь аптечку с медикаментами. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность розеток, видеотехники, проекционной и акустической аппаратуры. По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступления видеофильмы, слайды, схемы и полную подготовку их для демонстрации. Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов;
8. Накануне совещания секретарь ещё раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительность. Кроме того на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не пришедших на совещание и фактических лиц совещания;
9. За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами, бумагу, ручку, стаканы и т.д. Регистрация участников, как правило, начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала совещания. Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен провести инструктаж со своим помощником. Форма списка регистрации может быть следующей:
| № | Ф.И.О | Должность | Организация | Тел./факс |
Если секретарь не принимает участие в совещании, то он дежурит на телефоне, сокращая до минимума,пер вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-нибудь к телефону, то секретарь передаёт ему записку.
|
|
|
Если секретарь принимает участие в совещании, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить, какой вид протокола необходим – краткий или полный.
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка стола напитками, бутылок должно быть не меньше чем участников, а стаканов на 1 больше. По окончании совещания секретарь должен собрать доклады и тексты совещания, провести корректировку текстов. На оформление протокола совещания обычно отводится 2-3 дня. Секретарь печатает протокол и отдаёт его председателю.
Причины отрицательного результата совещания:
1. Многочисленность обсуждаемых вопросов;
2. Неумение ведения совещания;
3. Формальность нескольких выступлений.
Подведение итогов совещания. В заключительной части совещания необходимо призвать всех к выполнению планов, программ, положительно оценить наиболее деловое выступление, акцентирование внимания участников на самых важных решениях.
1. Какой процент рабочего времени руководителя тратится на служебных совещаниях:
А)от 25 до 30%
Б) от 10 до 15%
В)от 20 до 25%
2. Подготовка к проведению планового совещания начинается:
А) за 1 неделю до его проведения
Б) за 1,5-2 недели
3. Секретарь печатает доклад руководителя:
А) За 3-4 дня до начала совещания
Б) за 5 дней до совещания
|
|
|
