Основные барьеры коммуникационного процесса
ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС КАК ОСНОВА УПРАВЛЕНИЯ Коммуникации в организации: понятие, роль и основные модели Обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин: 1) руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и ее обработку; 2) происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных источников; 3) в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка; 4) работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. В другом буквальном переводе коммуникация означает «с людьми». Термин появился в научной литературе в начале ХХ века, и в настоящее время он имеет, по крайней мере, три интерпретации: 1) коммуникация – это средство связи любых объектов материального и духовного мира; 2) коммуникация – это общение как передача информации от человека к человеку; 3) коммуникация – это обмен информацией в обществе с целью взаимодействия на него.
Главная цель коммуникации - обеспечить, чтобы тот, кому адресована информация, однозначно понял, что имеет в виду тот, кто ее посылает. К коммуникациям могут быть отнесены факты, намерения, взгляды и прочее. По характеру восприятия информации коммуникации делятся на: прямые; целевые (цель сообщения заложена в его тексте); косвенные (информация заложена скорее «между строк»); смешанные. По взаимодействующим сторонам коммуникации можно разделить на организационные и межличностные. Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления - планирования, организации, мотивации и контроля. Осуществление коммуникаций в организации или в группе приводит к выполнению и реализации следующих функций коммуникации, из которых ни одна не имеет приоритета над другой: - информативная функция - передача истинных или ложных сведений, играющая определенную роль в процессе принятия решений, так как позволяет предоставлять необходимую информацию для принятия решений, для идентификации и оценки альтернативных решений; - мотивационная функция побуждает работников к исполнению и улучшению работы, используя управление поведением, убеждение, внушение, просьбы, приказы и так далее; - контрольная функция - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности; - экспрессивная функция способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности. Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией. Во-первых, отправитель - это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее. Во-вторых, сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов. В-третьих, канал - средство передачи информации. В-четвертых, получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает. И отправитель, и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Традиционно выделяются следующие этапы.
1. Этап посылки и кодирования значения начинается с идентификации индивида в рамках: данного процесса и формулирования смысла и значения коммуникации. 2. Этап передачи предполагает поступление послания через передатчик в передающий канал, с помощью которого оно путешествует в направлении адресата. Передатчиками могут быть технические средства, химическое или физическое состояние среды, человек. В качестве каналов используются сама среда и технические устройства и приспособления. 3. Этап получения заключается не только в фиксации получения послания, но и в значительной степени в его раскодировании в понятное и приемлемое значение. 4. Этап обратной связи представляет собой обмен ролями участников процесса коммуникации, при котором весь цикл повторяется снова, но в обратном направлении.
Характеристика внутреннего и внешнего Коммуникационного процесса Под системой внутренних коммуникаций понимается совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения делового, интеллектуального и эмоционального содержания между сотрудниками организации. Необходимо постоянно управлять системой внутренних коммуникаций, Управление внутренними коммуникациями в организации осуществляется посредством следующих подходов[1]: 1. Нацеленный подход - коммуникация устанавливается с четко определенной целевой аудиторией. Чем более точно составлено сообщение, тем больше вероятность его верного восприятия. 2. Круговой подход - коммуникация устанавливается с помощью хороших человеческих отношений, а также работы над тем, чтобы каждый сотрудник получал удовольствие от работы. 3. Подход активного действия - коммуникация устанавливается посредством практических действий, в которых необходимо понимание и интуиция. Подход основывается на том принципе, что коммуникация - это координация значений, понимание общих правил и распознавание образов.
Применение вышеуказанных подходов позволит правильно построить систему внутренних коммуникаций, что обеспечит[2]: 1. повышение общей управляемости компании и эффективность работы ее сотрудников; 2. прозрачность методов управления, своевременность получения управленческой информации, необходимой для принятия решений; 3. укрепление позиций компании на рынке за счет лучшей мотивированности персонала; 4. благоприятный социально-психологический климат в коллективе, а также имидж компании на рынке труда как привлекательного работодателя. Система внутренних коммуникаций должна отвечать принципам: открытости, простоты, понятности, регулярности, достаточности, своевременности. Внешние коммуникации – это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Таким образом, основной сферой деятельности внешних коммуникаций является: 1) работа со средствами массовой информации или СМИ (отношения с широкой общественностью); 2) отношения с потребителями; 3) отношения с партнерами; 4) отношения с местной общественностью; 5) отношения с государством и местными органами управления; 6) отношения с инвесторами и управление кризисом. Однако, это далеко не полный перечень примеров коммуникации между организацией и ее внешней средой.
Основные барьеры коммуникационного процесса Коммуникационные барьеры возникают в сообщении отправителя, во взаимном обмене взглядами между отправителем и получателем, при выборе носителя и, конечно, в форме помех. Неудивительно поэтому, что предлагаемое к отправлению сообщение далеко не всегда воспринимается получателем как разумное, поэтому он нередко дополняет его своими соображениями, что приводит к искажению сообщения. Основные причины искажений: а) проблемы, возникающие в межличностных контактах; б) семантические барьеры; в) проблемы организационного порядка. В межличностных контактах наиболее характерны искажения, проявляющиеся в психологических различиях в восприятии сообщения. Искажения в сообщениях часто сопряжены с семантическими помехами - ошибками при интерпретации правильно переданных знаков, применении вербальных и графических средств отображения. Причиной помех могут стать в то же самое время проблемы организационного характера. Нередки случаи исчезновения некоторых аспектов сообщения, что присуще главным образом восходящей коммуникации, где велико число посланий, зарождающихся на нижних уровнях иерархии[3].
В горизонтальной коммуникации послания большей частью искажаются из-за различий в целях и ценностях работников: смысл сообщения изменяется по мере его прохождения по организации. Часто причиной пробелов и искажений являются также фильтрация, перегрузка каналов связи, нерациональная организационная структура. Многое в развитии контактов определяется тем, в какой мере сам руководитель сформировался как личность, насколько он способен быть участником коммуникации. При всех обстоятельствах усилия по совершенствованию системы коммуникативной связи организации должны быть ориентированы на возможно более точное обеспечение надежности и достоверности сообщений. Выводы: 1. Коммуникация - это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. 2. Коммуникации в организации имеют большое значение, так как они: - имеют влияние на эффективность и результативность деятельности организаций. - служат средством включения организации во внешнюю среду, обеспечивая ей необходимый уровень взаимодействия с окружающими аудиториями; 3. Важную роль в деятельности организации играет построение внутренних и внешних коммуникаций и управление ими. 4. Однако на путях коммуникации неизбежно возникает множество барьеров, которые выражаются в возникновении определенных помех и искажений. Основными причинами искажений являются: проблемы, возникающие в межличностных контактах; семантические барьеры; проблемы организационного порядка.
Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|