 |
Как определять состав ресурсов в ходе назначений.
|
|
|
|
Назначения
Назначением называется связь определенной задачи с ресурсами, необходимыми для ее выполнения. Одной задаче может быть назначено несколько ресурсов. Задачам могут назначаться трудовые ресурсы и материальные ресурсы.
Ресурсы назначаются задачам проекта для того, чтобы указать, кто или что необходимо для выполнения этих задач согласно календарному плану. После выполнения назначений задачи планируются в соответствии с календарями ресурсов и единицами назначения, что позволяет осуществлять более точное планирование.
Цели назначения ресурсов задачам
Ресурсы следует назначать задачам в тех случаях, если требуется:
отслеживать объем работы, проделанной людьми и оборудованием в ходе выполнения задач, или объем использованных при этом материалов;
обеспечить полный учет и прозрачность проекта. При четком распределении ответственности меньше вероятность упустить какую-то задачу из внимания;
точно определить продолжительность выполнения задач и сроков их возможного завершения;
отслеживать ресурсы, которым назначено слишком мало или слишком много работы;
вести учет времени использования ресурсов и затрат на ресурсы.
Порядок назначения ресурсов задачам
Чтобы назначить ресурс, нужно выбрать задачу, выбрать ресурс из списка (или добавить его в список ресурсов) и ввести единицы назначения.
Число единиц назначения трудовых ресурсов по умолчанию соответствуют максимальному числу единиц, но не превышает 100%. Число единиц 100% означает, что ресурс назначен задаче на условиях полной занятости, исходя из наличия свободного рабочего времени, заданного в календаре ресурса. В случае материальных ресурсов число единиц назначения по умолчанию равно 1. Это значение соответствует одной единице измерения, используемой для данного материального ресурса (например, 1 тонна или 1 кубический метр).
|
|
|
By default, the names of assigned resources appear with the task's Отрезки на диаграмме Ганта.
Подробные сведения о назначениях можно просматривать в представлении «Использование задач» или «Использование ресурсов». В представлении «Использование задач» под названием каждой задачи группируются названия назначенных ей ресурсов. В представлении «Использование ресурсов» под названием каждого ресурса группируются названия задач, которым он назначен. Каждое из этих двух представлений состоит из расписания и таблицы, где показано распределение трудозатрат по времени.
Предложенное назначение
Задав тип резервирования ресурса в Project, можно пометить ресурс как выделенный или как предложенный. Резервирование «предложенных» ресурсов может быть целесообразно на этапе планирования проекта. Это позволяет временно резервировать ресурс для выполнения задач. Назначение предложенного ресурса задаче помечается как предложенное. Настоящими назначениями можно считать только назначения выделенных ресурсов.
Корректировка назначений трудовых ресурсов
Корректировка времени, затрачиваемого трудовым ресурсом на задачу, осуществляется путем настройки единиц, трудозатрат, профилей, а также дат начала и окончания назначения.
При первом назначении ресурса задаче устанавливаются единицы назначения. В случае трудового ресурса эти единицы обозначают долю свободного рабочего времени, которое он может уделить задаче; это время определяется по календарю ресурса. Ресурсу с полной занятостью соответствует значение 100%, т. е. он будет работать над задачей все свое рабочее время. Если задаче назначен ресурс с частичной занятостью, например с максимальным числом единиц 25%, число единиц назначения по умолчанию будет равно 25%. Ресурс с полной занятостью можно назначить на условиях частичной занятости. Например, можно назначить его так, чтобы он работал 50% времени на одной задаче и 50% на другой. Если в календаре ресурса в четверг определен 8-часовой рабочий день, и этот ресурс назначен на четверг некоторой задаче с занятостью 100%, он отработает в четверг все 8 часов. Если же в календаре ресурса на пятницу приходится 4 рабочих часа и этот ресурс назначен задаче на пятницу с той же занятостью 100%, он будет работать в пятницу только 4 часа.
|
|
|
Когда задаче назначается трудовой ресурс, для этого назначения немедленно рассчитываются трудозатраты. Способ вычисления трудозатрат зависит от типа задачи (фиксированные единицы, фиксированная длительность или фиксированные трудозатраты). Например, при назначении ресурса задаче с фиксированными единицами, объем работ зависит от длительности задачи. Можно изменить общую величину трудозатрат для назначения, если необходимо уменьшить время, затрачиваемое ресурсом на задачу, или перепоручить работу другому ресурсу. Изменение общего значения трудозатрат может оказаться полезным в случае, когда требуется сократить календарный план или сбалансировать рабочую нагрузку в условиях превышения доступности или неполной загруженности ресурсов.
Помимо изменения общей величины трудозатрат для назначения, можно составить профиль загрузки, т. е. определить, какой объем работы должен быть выполнен на том или ином интервале назначения. С помощью стандартных профилей можно планировать постепенное увеличение нагрузки на протяжении всего периода, снижение нагрузки, увеличение нагрузки с последующим снижением и т. п. Общая величина трудозатрат для назначения, к которому применен профиль, распределяется по всему интервалу выполнения задачи, согласно выбранному профилю. Можно также создать собственный профиль загрузки.
Если даты начала и окончания назначения отличаются от дат начала и окончания задачи, их можно изменить в диалоговом окне Сведения о назначении.
Корректировка назначений материальных ресурсов
Параметры расхода материального ресурса для назначений можно регулировать, изменяя величину трудозатрат и число единиц назначения. Можно также составить профиль расхода материала и установить даты начала и окончания назначения.
|
|
|
При первом назначении ресурса задаче устанавливаются единицы назначения. В случае материальных ресурсов эти единицы обозначают объем или норму расхода материала. Единицы, назначаемые материальным ресурсам, указывают, какое количество материала предстоит израсходовать в процессе выполнения задачи; это количество выражается в единицах измерения, заданных для конкретного ресурса (например, 20 тонн или 5 кубических метров).
Если у материального ресурса переменная норма расхода материала, значение нормы указывается в поле «Единицы». Например, если каждую неделю в течение интервала назначения предполагается использовать 10 тонн стали, укажите 10/н в качестве единиц назначения. Если же у ресурса фиксированная норма расхода материала, просто задайте общее количество материала, которое будет использоваться, не указывая единицы времени. Например, если для назначения должно быть использовано 40 кубометров земли, независимо от длительности задачи, введите 40.
Когда задаче назначается материальный ресурс, для этого назначения немедленно рассчитываются трудозатраты. В случае материалов под трудозатратами понимается общий расход материала. Способ его вычисления зависит от того, какая норма расхода у материала — фиксированная или переменная. При фиксированной норме расхода общий расход материала равен числу единиц назначения. Например, если число единиц назначения для задачи составляет 20 ящиков, величина трудозатрат также будет равна 20 ящикам. При переменной норме расхода общий расход материала представляет собой совокупный объем материала, который будет использован на протяжении всего периода выполнения задачи. Например, если число единиц назначения для задачи составляет 20 ящиков в день, а длительность задачи — 4 дня, то величина трудозатрат равна 80 ящикам.
Помимо изменения общей величины трудозатрат (расхода материала) для назначения, можно составить профиль расхода материала, т. е. определить, какая часть общего количества материала должна быть использована на том или ином этапе назначения. С помощью стандартных профилей можно планировать постепенное увеличение расхода материала на протяжении всего периода, снижение расхода, увеличение расхода с последующим снижением и т. п. Общий расход материала для назначения распределяется по всей длительности выполнения задачи, согласно выбранному профилю. Можно также создать собственный профиль загрузки. Если даты начала и окончания назначения материального ресурса отличаются от дат начала и окончания задачи, их можно изменить в диалоговом окне Сведения о назначении.
|
|
|
Профили загрузки
Если назначение производится впервые, ему по умолчанию сопоставляется плоский профиль загрузки. Плоский профиль означает, что трудозатраты для данного назначения распределены равномерно по всему интервалу назначения.
Однако если все трудозатраты (затраты времени в случае трудовых ресурсов или расход материалов в случае материальных ресурсов) требуется распределить иначе, в диалоговом окне Сведения о назначении можно выбрать один из следующих профилей загрузки:
Загрузка в конце
Загрузка в начале
Двойной пик
Ранний пик
Поздний пик
Колокол
Черепаха
Названия этих профилей отражают форму графика распределения трудозатрат на интервале назначения. Способ применения профиля зависит от типа задачи (с фиксированными единицами, фиксированной длительностью или фиксированными трудозатратами).
Профили нагрузки можно просматривать в области расписания в представления «Использование задач» или «Использование ресурсов». Индикатор профиля загрузки показан в табличной части представления «Использование задач» или «Использование ресурсов».
Если ни один из стандартных профилей не подходит, можно создать собственный профиль, вручную установив значения трудозатрат в области расписания в представлении «Использование задач» или «Использование ресурсов». Необходимо только проследить за тем, чтобы общий объем трудозатрат был полностью учтен на всем интервале назначения. Внося изменения в параметры использования задач или ресурсов вручную, можно случайно ошибиться и добавить лишние или удалить нужные затраты, что приведет к изменению общего объема работы, показанного в табличной части в поле «Трудозатраты».
Влияние назначений на календарный план
Если задачам проекта не назначены ресурсы, Project при составлении календарного плана учитывает только длительность задач, зависимость задач, ограничения и содержимое календаря проекта и календаря задач. Если же ресурсы назначены, задачи будут планироваться с учетом календарей ресурсов и их единиц назначения, что позволяет создать более точный календарный план.
|
|
|
В отличие от трудовых ресурсов, назначение задаче материальных ресурсов никак не отражается на составлении календарного плана задачи. Однако изменение назначений материалов может повлиять на календарный план задачи, если ей назначены только материальные ресурсы (но не трудовые). В этом случае изменение трудозатрат назначения, для которого установлена переменная норма расхода материала, может привести к изменению длительности задачи. Например, предположим, что имеется материальный ресурс, которому соответствуют единицы назначения 10 тонн/час, а длительность задачи составляет 8 часов. Если число единиц заменить на 20 тонн/час, длительность задачи увеличится до 16 часов.
При составлении календарного плана задач проекта, которым назначены ресурсы, Project, помимо сведений о задачах, использует сведения о ресурсах и назначениях; при этом вычисляются, в частности, следующие параметры календарного плана.
Величина трудозатрат, назначенных ресурсу, и метод распределения этих трудозатрат по времени.
Число единиц назначения ресурса для задачи, определяющее его частичную занятость, полную занятость или группу ресурсов.
Тип задачи, от которого зависит характер изменения календарного плана при пересмотре имеющихся назначений. Различаются три типа задач: задачи с фиксированными единицами, задачи с фиксированной длительностью и задачи с фиксированными трудозатратами.
Наличие фиксированного объема работ. Если у задачи фиксированный объем работ, то при добавлении или удалении назначенных ресурсов весь объем работ будет перераспределяться среди имеющихся ресурсов. Например, для задачи с фиксированными единицами назначения это приводит, в частности, к тому, что чем больше назначается ресурсов, тем скорее задача будет выполнена.
Рабочее и нерабочее время, указанное в календарях назначенных ресурсов.
Как только задаче любого типа назначается ресурс, она включается в календарный план согласно формуле «Длительность» = «Трудозатраты» / «Единицы». В следующей таблице показано, каким образом изменение одного из этих трех параметров для различных типов задач влияет на календарный план. Тип задачи Изменяемый параметр - «Трудозатраты» Изменяемый параметр - «Длительность» Изменяемый параметр - «Единицы»
С фиксированными единицами Длительность пересчитывается Трудозатраты пересчитываются Длительность пересчитывается
С фиксированными трудозатратами Длительность пересчитывается Единицы пересчитываются Длительность пересчитывается
Трудозатраты и их влияние на календарный план
Трудозатраты — это количество работы, выраженное в терминах затраченного времени (в минутах, часах, днях или неделях в случае трудовых ресурсов) или израсходованных материалов (в случае материальных ресурсов), которое требуется для задачи или назначения.
Величину трудозатрат следует отличать от длительности задачи. Например, ресурсу может требоваться 32 часа трудозатрат на выполнение задачи, хотя длительность задачи может при этом составлять лишь 2 дня. Такой задаче необходимо будет назначить более одного ресурса. Два человека, работая над задачей 8 часов в день, выполнят ее за 2 дня.
Как только задаче назначается трудовой ресурс, для этого назначения немедленно рассчитываются трудозатраты. Способ вычисления трудозатрат зависит от того, имеется ли у задачи фиксированный объем работ. Например, если задаче с фиксированным объемом работ и длительностью 4 дня назначить два ресурса, для каждого из них определяется по 16 часов трудозатрат. Если же у задачи длительностью 4 дня нет фиксированного объема работ и ей назначаются два ресурса, им обоим назначается 32 часа трудозатрат.
Трудозатраты отображаются как повременные данные в представлениях «Использование задач» и «Использование ресурсов». В табеле каждого из этих представлений трудозатраты показаны распределенными по всему периоду времени. Для трудозатрат можно составлять профили различных видов, например «загрузка в начале», «загрузка в конце» или «колокол».
Величину трудозатрат для каждого периода времени можно также уточнить вручную, изменяя соответствующие значения в области расписания в представлении «Использование задач» или «Использование ресурсов». Необходимо только проследить за тем, чтобы общий объем трудозатрат был полностью учтен на всем интервале назначения. Внося изменения в параметры использования задач или ресурсов вручную, можно случайно ошибиться и добавить лишние или удалить нужные затраты, что приведет к изменению общего объема работы (показанного в поле «Трудозатраты» в табличной части представления).
Планирование с фиксированным объемом работ
Назначение ресурсов задачам с фиксированным объемом работ иначе сказывается на календарном плане.
Если календарным планом предусмотрен фиксированный объем работ, то при назначении задаче дополнительных ресурсов весь объем работ, оставаясь прежним, будет перераспределяться среди нового набора ресурсов. Точно так же при удалении ресурсов, назначенных задаче с фиксированным объемом работ, этот объем будет перераспределяться среди оставшихся ресурсов.
По умолчанию все задачи имеют фиксированное число единиц и фиксированный объем работ. Это означает, что чем больше ресурсов назначается такой задаче, тем меньше трудозатрат потребуется от каждого ресурса. Кроме того, вследствие фиксированного числа единиц добавление ресурсов приводит и к сокращению длительности.
В случае задачи с фиксированной длительностью и фиксированным объемом работ, чем больше ей назначается ресурсов, тем меньше единиц потребуется от каждого из них для выполнения своей (уменьшающейся) доли работы.
Задачи с фиксированными трудозатратами, очевидно, принадлежат категории задач с фиксированным объемом работ. При добавлении ресурсов трудозатраты распределяются среди всех назначений и общая длительность уменьшается.
Автоматическая корректировка назначений ресурсов
Мастер замены ресурсов, доступный только в Project Professional 2003, позволяет оптимизировать план проекта, предлагая рекомендации по выбору наиболее подходящих ресурсов для задач, исходя из их квалификации, текущей загруженности и доступности. Оценку квалификации ресурсов мастер может проводить в масштабе всей организации или в рамках одного отдела.
Мастер замены ресурсов дает следующие преимущества.
Составляется список рекомендуемых назначений ресурсов для задач по всем указанным проектам.
При соответствующей настройке мастер автоматически производит рекомендуемые изменения в назначениях.
Появляется возможность сократить календарный план и при этом избежать превышения доступности, поскольку рекомендации по изменению назначений выдаются с учетом доступности ресурсов и уровня их квалификации.
Результаты выполнения мастера, содержащие сведения о дате и времени выполнения, проектах, ресурсах, горизонте замораживания ресурсов, проектных группах и других параметрах планирования, можно вывести на печать.
Использование мастера замены ресурсов требует тщательного планирования и настройки. Чтобы мастер работал эффективно и возвращал содержательные результаты, необходимо принять во внимание следующее.
В организации должна действовать система кодов умений и навыков, позволяющая определять квалификацию каждого ресурса. Ресурсы, которым не присвоены квалификационные коды, могут использоваться только для назначений, не требующих какой-либо определенной квалификации. Они не рассматриваются в качестве кандидатов на назначения, для которых обязательно наличие той или иной квалификации.
В состав ресурсов для проекта следует включить универсальные ресурсы, которые играют роль ресурсов-прототипов; для них должны быть определены уровни умений и навыков.
В зависимости от условий работы в организации, мастеру замены ресурсов могут потребоваться другие атрибуты ресурсов, например коды структурной декомпозиции ресурсов (СДРес), которые определяют положение ресурсов в структуре организации. Эти данные позволяют мастеру настроить список ресурсов, считающихся кандидатами на замену. Коды СДРес можно вводить на вкладке Настраиваемые поля диалогового окна Сведения о ресурсе при создании новых ресурсов для проектов. Если при создании корпоративного ресурса такой код не был введен в диалоговом окне Сведения о ресурсе, его можно задать позже, при возвращении ресурса в пул корпоративных ресурсов.
Назначая ресурсы задачам, можно указать, являются ли они обязательными для назначений в данном проекте или же они могут быть просто рекомендованы для назначения определенным задачам. Если ресурс обязательный, он не может быть заменен мастером.
Поскольку мастер замены ресурсов анализирует ресурсы в масштабе всей организации, наиболее эффективно он сможет функционировать в случае, если будет при расчетах охватывать сразу несколько проектов. Мастер создает список всех проектов с указанием ресурсов, но он не будет автоматически рассматривать во время анализа все эти проекты. Необходимо выбрать проекты, которые должен использовать мастер.
Польза от мастера замены ресурсов будет наиболее ощутимой, если после завершения его работы провести выравнивание загрузки проекта.
|
|
|
