Маршрутизация и контроль исполнения документов.

Программированное задание № 1.

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности.

 

Документооборот.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулиро­вания документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­низацию;

• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

• организация рационального движения документов внутри организации;

• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых до­кументов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как прави­ло, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Предпочтение справедливо отдается централизованной экспе­диции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это по­зволяет поднять производительность труда, более точно опреде­лить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде­ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником служ­бы документационного обеспечения управления (канцелярии, об­щего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной инфор­мационно-поисковой системы ему же должны передаваться и до­кументы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т. п.). Цель первого этапа — зафиксировать сам факт поступления документов (при необходи­мости и время).

Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки доку­ментационного обеспечения. Основное его значение — оператив­ное получение документов исполнителями и формирование пол­ноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций про­хождения документов является установленное ГСДОУ предвари­тельное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:

- для обязательного рассмотрения руководством органи­зации в соответствии с распределением обязанностей;

- не требующие резолюции руководства и направляемые в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

- важность его содержания;

- сложность и новизна поставленных вопросов;

- общественное положение автора документа, место учрежде­ния-отправителя в структуре управления;

- срок исполнения документа;

- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно уста­новить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обес­печение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления до­кументов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осу­ществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, го­товящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесооб­разна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указы­ваться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

Обработку исполненных и отправляемых документов предпоч­тительнее централизовать в единой экспедиции организации.

Экспедиционная обработка отправляемых документов вклю­чает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправ­ления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответ­ствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой свя­зи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

 

Системы автоматизации работы с документами.

Автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципы электронного документооборота:

- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Электронные архивы.

Организация электронного архива имеет несколько основных функций:

- создание иерархического каталога документов;

- разделение информации по различным видам документов;

- хранение электронных документов или электронных копий бумаг;

- поиск документов как по иерархическому каталогу, так и по атрибутам документов;

- доступ к документам на основе прав пользователей;

- просмотр документов;

- работа с копиями дел;

- печать документов;

- резервное копирование;

- администрирование системы (регистрировать новых пользователей, определять их права).

Электронный архив не является полным заместителем системы электронного документооборота: электронный архив и документооборот дополняют друг друга.

 

Система электронного архива и документооборота работают по принципу аналогичного процесса для бумажных носителей. Отличие заключается в том, что система электронного архива предусматривает структурированное хранение информации, которая не подлежит изменению.

Организация электронного архива имеет отличия от системы документооборота в компании:

большинство пользователей, имея доступ к архиву и информации, хранящейся в нем, не имеют права на ее изменение;

все документы находятся на центральном сервере, а для работы пользователи получают лишь электронные копии;

в архивах уделяется больше внимания вопросам резервирования информации и обеспечения ее защиты.

Создание электронного архива документов организации стало возможным всего несколько лет тому назад. Однако уже сейчас многие предприятия делают выбор в пользу именно этого способа обработки и систематизации документации и баз данных.

Во-первых, система электронного архива деловой информации в виде файлов позволяет минимизировать затраты на изготовление копий документов.

Во-вторых, данный способ обеспечивает еще более оперативный доступ к информации, чем депозитарное хранение документов. В частности, сотрудник может запросить из электронного архива документов нужный, не покидая своего рабочего места. Кроме того, электронные архивы и базы данных обеспечивают более простую работу с документами: информацию легко копировать, распечатывать, пересылать другим пользователям, а также использовать в других документах.

В-третьих, электронные архивы и базы данных минимизируют риск утери документов благодаря тому, что пользователь работает с копией, а оригиналы сохраняются на сервере.

 

И, наконец, такой архив подразумевает улучшение качества документооборота, что работать с одними и теми же документами одновременно могут разные сотрудники.

 

Маршрутизация и контроль исполнения документов.

Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин "электронный документооборот". Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. В реальной жизни применяется "смесь" из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Если у документа "появились ноги", то нужен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий.

12Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: