Возникновение конфликтной ситуации в организации, факторы влияющие на их возникновение. Последствия возникновения конфликта в организации.

Систематизация информации человеком. Три типа расположения, необходимые для установления хороших отношений в организации.

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации. Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников.

Систематизация информации включает: 1. методы поиска и накопления информации; 2. классификацию и индексирование информации; 3. способы доступа к информации; 4. способы представления информации; 5. обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов: 1. структурированная информация; 2. информация в виде свободного текста;

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат – это пустая форма, в которую заносится информация. Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями. Результатом заполненного формата является запись. База данных – это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

1. Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа – договоры, счета, акты, приказы и т.п. 2. Предметная систематизация – распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую – со строительством объекта №2. 3. Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками – например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов.

Расположение человека к людям, отдельным процессам, окружающей среде, своей работе, организации в целом играет очень большую роль в установлении нормального взаимодействия человека и организационного окружения. Одно и то же явление или действие, имеющее совершенно одинаковое проявление и оказывающее одинаковое влияние на людей, может вызвать различную реакцию в силу того, что у людей существует различное расположение к этому явлению или действию. Отражая чувства человека по отношению к определенному объекту, расположение делает его решения и действия индивидуальными. Обычно человек имеет определенное расположение к каждому объекту или явлению, с которым ему приходится сталкиваться в жизни. В общем виде расположение можно определишь как априорное отношение к человеку, группе людей, явлениям, организациям, процессам и вещам, определяющее положительную или негативную реакцию на них.

Важными для эффективного управления и установления хороших отношений в коллективе являются три типа расположения: 1. удовлетворенность работой; 2. увлеченность работой; 3. приверженность организации.

То, насколько у работников развиты эти расположения, существенно определяет результаты их труда, количество прогулов, текучесть кадров и т.п.

Возникновение конфликтной ситуации в организации, факторы влияющие на их возникновение. Последствия возникновения конфликта в организации.

Конфликт – столкновение противоположных целей, позиций и мнений оппонентов или субъектов взаимодействия. Конфликтогены – слова, действия, бездействие, способствующие в возникновению и развитию конфликта. Существует 3 основных типа конфликтогенов: 1. стремление к превосходству 2. проявление агрессивности 3. проявление эгоизма. Причины возникновения конфликтных ситуаций: 1. недостаточное общение или не понимание 2. различие в планах, интересах, оценках 3. противостояние в групповых конфликтных ситуациях; 4. неверные предположения в отношении чьих-либо действий; 5. отсутствие сочувствия нуждам и желаниям других людей. Любой конфликт имеет последствия: он приводит к определенным изменениям ситуации и атмосферы в коллективе. Хотя конфликт принято рассматривать скорее как негативное явление, иногда он приводит и к положительным (функциональным) последствиям. Однако в большинстве случаев последствия конфликта негативны, то есть дисфункциональных.

Имеется три функциональных последствия конфликта: 1. проблема может быть решена таким путем, который приемлем для всех сторон, и в результате люди больше будут чувствовать свою причастность к решению этой проблемы. Это, в свою очередь, приводит к минимуму или совсем устраняет трудности в осуществлении решений – враждебность, несправедливость и вынужденность поступать против воли; 2. стороны будут больше расположены к сотрудничеству, а не к антагонизму в будущих ситуациях, возможно, чреватых конфликтом; 3. конфликт благоприятен для участвующей в ней группы, поскольку приводит к росту её сплоченности.

Если не найти эффективного способа управления конфликтом, могут проявиться следующие дисфункциональные последствия: 1. неудовлетворенность, плохое психологическое состояние, рост текучести кадров и снижение производительности; 2. нежелание сотрудничать в будущем; 3. возрастание преданности своей группе и конкуренции с другими группами организации; 4. формирование представления о другой стороне как о «враге»; представление о своих целях другой стороны как об отрицательных; 5. сворачивание взаимодействия и общения между конфликтующими сторонами; 6. смещение акцента, в результате которого больше значения придается победе, чем решению реальной проблемы.