 |
И необходимых подтверждающих документов
|
|
|
|
Контактная информация
Департамент общественно-политических связей администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области: 630011,
г. Новосибирск, Красный проспект, 18, каб. 430.
Заместитель начальника отдела Ким Ирина Анатольевна – тел.222-35-69
Консультант Савочкин Александр Михайлович – тел.222-35-69
Консультант Савицкая Наталья Николаевна – 223-74-78
Главный специалист Волосач Надежда Владимировна – тел.223-74-78
Общие требования к отчету (календарный план, финансовый отчет)
1. Титульный лист отчета должен содержать следующую информацию:
· название проекта,
· номер договора,
· руководитель проекта (ФИО),
· отчетный период.
Содержательный отчет
Отчет направлен на предоставление информации о ходе выполнения проекта. Отчет должен быть структурирован в соответствии с календарным планом реализации проекта.
Содержательный отчет включает следующие пункты:
Введение
В этом пункте отчета перечислите основные цели и задачи проекта, чтобы затем оценить, насколько успешно Вы осуществили то, что планировали.
Реализация проекта (перечень примерный)
· Работа с потенциальными участниками проекта и целевыми группами (количественный и качественный состав).
· Работа со средствами массовой информации.
· Деятельность по проекту (опишите поэтапное выполнение календарного плана с обязательным указанием временных рамок).
· Обоснование невыполнения целей и задач проекта и календарного плана (если имеется).
· Взаимодействие, партнеры.
· Результаты количественные и качественные.
В дополнение к аналитической части отчета и в подтверждение фактов, необходимо сделать приложения, состоящие из копий публикаций в средствах массовой информации, отзывов (если таковые имеются), программ проведения обучающих семинаров и круглых столов, сценариев, программ мероприятий, списки участников и т.п. Все объемные материалы предоставляются только в электронном виде. К отчету по календарному плану прилагаются видеоматериалы, фотографии (не более 5, и более 5, если на электронном носителе).
|
|
|
Как согласуется содержательный отчет с финансовым?
Текст содержательного отчета должен согласовываться с финансовым отчетом и сметой расходов по проекту. То есть одновременно содержательный отчет служит комментарием к финансовым расходам. Должно быть понятно, на каком этапе реализации проекта были произведены те или иные расходы.
Отчет подписывается руководителем проекта. Если проект заявлен от организации, необходима подпись руководителя организации, бухгалтера и печать организации-получателя.
Финансовый отчёт
Финансовый отчёт представляется в форме таблицы:
| Статья расходов | Запланировано | Израсходовано в отчетный период | Остаток |
К финансовому отчёту прилагается опись платежных документов и копии всех платежных документов, подтверждающих произведенные расходы в соответствии со статьями расходов.
При расчете наличными деньгами: кассовый чек (при наличии кассового аппарата), товарный чек (при отсутствии кассового аппарата) с наличием печати и с указанием реквизитов продавца, квитанция к приходно-кассовому ордеру.
При безналичной оплате: счет, счет-фактура, товарная накладная, платежное поручение, акт выполненных работ.
При оплате труда привлекаемых специалистов: договор возмездного оказания услуг, акт выполненных работ.
Организации при оплате расходов, связанных с проездом и проживанием: приказ, командировочное удостоверение с отметкой прибытия и убытия, расходно-кассовый ордер, подтверждающий получение наличных средств, документы об оплате транспортных расходов (билеты, квитанции), счета об оплате гостиницы.
|
|
|
Физическим лицам при оплате расходов, связанных с проездом и проживанием: билеты и счета об оплате гостиницы.
Внимание!
Физические лица должны выписывать платёжные документы только на своё имя.
Прилагаемые к отчёту акты могут подписывать только участники проекта либо лица, принимавшие участие в мероприятиях, проведённых в рамках реализации проекта.
Обращаем Ваше внимание о необходимости предоставления реестра платежных документов, а так же о формировании пакета финансовых документов по каждой статье расходов!
Форма реестра платежных документов:
| Статья расходов | Подтверждающий документ, наименование товара (услуги) | Сумма |
| Итого: |
Примерный перечень расходов
и необходимых подтверждающих документов
| Наименование статьи расходов | Подтверждающие документы |
| Аренда помещения для проведения мероприятий. | Договор об аренде, счёт, платежное поручение, акт оказанных услуг, приходный кассовый ордер. |
| Издание печатной продукции (буклеты, брошюры и пр.) | Договор, счёт-фактура, акт выполненных работ и приходный кассовый ордер (копия платёжного поручения для юридических лиц). Акт на списание или вручение. |
| Оформление залов, площадок, экспозиций. | Товарный и кассовый чеки, или счёт-фактура, акт оказанных услуг и приходный кассовый ордер (копия платёжного поручения для юридических лиц). Акт на списание использованных для оформления материалов. |
| Подписка на периодические издания | Квитанция об оплате с наименованием подписного издания. Акт на ответственное хранение. |
| Приобретение литературы | Товарный и кассовый чеки, накладная. В товарном чеке обязательно указать перечень приобретённой литературы. Акт на ответственное хранение. |
| Приобретение материалов | Товарный и кассовый чеки, или счёт-фактура, накладная и приходный кассовый ордер. Акт на списание материалов. |
| Приобретение оборудования. | Товарный и кассовый чеки, или счёт-фактура, накладная и приходный кассовый ордер (копия платёжного поручения для юридических лиц). Акт на ответственное хранение. Акт приёма-передачи основных средств в учреждение (организацию). |
| Приобретение призов | Товарный и кассовый чеки, или счёт-фактура, накладная и приходный кассовый ордер (копия платёжного поручения для юридических лиц). Акт на вручение призов. Список участников мероприятия. |
| Приобретение продуктов для проведения предусмотренных проектом мероприятий | Товарный и кассовый чеки, или счёт-фактура, накладная и приходный кассовый ордер. Обязательно с указанием названия, количества и цены продуктов. Акт на списание продуктов. |
| Приобретение расходных материалов | Товарный и кассовый чеки, или счёт-фактура, накладная и приходный кассовый ордер (копия платёжного поручения для юридических лиц). Акт на списание расходных материалов. |
| Транспортные услуги: - Аренда автотранспорта. - Использование личного транспорта. - Проезд на транспорте по билетам. | Договор аренды, оплата услуг по счёту за наличный (приходный кассовый ордер) или безналичный (копия платёжного поручения для юридических лиц) расчёт, акт оказанных услуг. Акт на списание ГСМ. Кассовые чеки за приобретённые ГСМ. Билеты на транспорт. Лица, на которых приобретаются билеты, должны быть участниками проекта или мероприятий проекта. |
| Фото- и видеоуслуги, в том числе фото- и видеотовары, печать фотографий. | Товарный и кассовый чеки, накладные или акты оказанных услуг. Акт на списание. |
|
|
|
|
|
|
