Документальное оформление движения материалов

Сырье и материалы поступают в организацию различными спосо­бами: от поставщиков, через подотчетных лиц, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.

Поступающие в организацию материалы должны быть своевременно оприходованы.

Большая часть материально-производственных запасов пополняется за счет их приобретения у поставщиков или снабженческих организа­ций на основании договора поставки или договора купли-продажи. По­ставщики на отгруженные материалы высылают покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежные требования, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, спецификации, удостове­рения качества. Данные документы поступают в бухгалтерию, где про­веряется правильность их оформления, после чего их передают в отдел снабжения для регистрации и проверки.

При условии получения материалов со склада иногородних постав­щиков экспедитору выдают доверенность, в которой указывают перечень материалов, подлежащих получению.

Принятые грузы экспедитор доставляет и сдает на склад организации.

Принимая материалы на склад, материально-ответственное лицо проверяет соответствие данных, указанных в документах, с фактически­ми данными и при отсутствии расхождений оформляет поступление ма­териалов на склад приходным ордером (форма № М-4).

В тех случаях, когда количество прибывших на склад материалов не со­ответствуют данным счета поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявленным требованиям, приемку мате­риалов производит комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов (форма № М-7). Акт о приемке материалов служит основанием для предъ­явления претензий поставщику или транспортной организации. Акт со­ставляют также при приемке материалов, поступивших в организацию без счета-фактуры поставщика. Такая поставка называется неотфактурованной.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в ка­честве первичного документа применяют товарно-транспортную на­кладную, которую составляет грузоотправитель. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с дан­ными накладной.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отхо­дов производства и других оформляют требованиями-накладными (форма

№ М-11). Материалы, полученные от ликвидации основных средств, при­ходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, по­лученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Материалы отпускают со склада организации для изготовления про­дукции, выполнения работ, оказания услуг, для управленческих нужд организации, на сторону, для переработки или в порядке реализации из­лишних и неликвидных запасов.

Расход материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, выполнения работ, оказания услуг, осуществляется на основе предварительно установленных лимитов и оформляется лимитно-забор­ными картами (форма № М-3).

Для учета движения материалов внутри организации применяют требования-накладные (форма № М-11).

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Списание материалов (вследствие непригодности их к использованию) оформляют актом на списание материалов, который составляется специаль­но созданной комиссией с участием материально ответственного лица.

В небольших организациях отпуск материалов на производство про­дукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам от­ражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организации, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.