Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях.

Постановление «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» № 729

02.10.2002.

Глава 24 Трудового Кодекса.

Подотчетными лицами являются работники предприятий и организаций, которым выдаются наличные деньги на оплату хозяйственно-операционных расходов и расходов, связанных со служебными командировками.

Наличные денежные средства выдаются работникам бюджет­ного учреждения для закупки материальных ценностей (как прави­ло, для хозяйственных нужд), в виде авансов на командировки. Кроме того, подотчетные суммы могут выдаваться для приобрете­ния объектов основных средств, объектов нематериальных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций. Наличные деньги для выплаты заработной платы и социальных выплат передаются под отчет в тех учреждениях, где подобные расчеты производятся через раздатчиков.

Денежные суммы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения. Сотрудник должен подать письменное заявление, указав в нем назначение аванса и срок, на к. он требуется. На заявлении бухгалтер делает отметку об отсутствии за работником задолженности по ранее выданным авансам и ставит номер счета аналитического учета.

Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется распорядительным документом, в котором могут быть отражены следующие элементы:

- круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, ма­териально ответственных лиц, заключивших в установленном по­рядке договоры о полной материальной ответственности. В этот пе­речень не входят работники, которые могут направляться в служеб­ные командировки, так как в них может быть направлен практиче­ски любой работник. Договоры о полной материальной ответствен­ности с командированными работниками также не заключаются;

- предельный размер подотчетных средств. Суммы, выдавае­мые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных. Для прочих подотчет­ных сумм допустимо ограничиться фразой: «В размере действи­тельной потребности, но не более ___». Конкретный предельный размер можно определить исходя из категории работников и стои­мости вероятных приобретений;

- сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максималь­ный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть пред­ставлен, а неизрасходованные остатки сданы в кассу, ограничивает­ся тремя рабочими днями.

Для выдачи подотчетных сумм должны быть соблюдены сле­дующие условия:

- предыдущий аванс должен быть погашен (представлен от­чет о его израсходовании и сдан остаток неизрасходованных сумм);

- работник, которому выдается подотчетная сумма, должен быть работником бюджетного учреждения, в котором производится выдача;

- на выдачу аванса должно быть оформлено распоряжение руководителя учреждения на основании письменного заявления по­лучателя с указанием назначения аванса и срока, на который он вы­дается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгал­терии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов Бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсут­ствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Кроме того, при выдаче подотчетных сумм за счет бюджет­ных средств необходимо выполнение еще одного условия - подот­четные суммы должны быть обеспечены финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.

Передача полученных под отчет средств одним работником другому запрещается.

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (пронумерованные в соотв-ии с записями в отчете) – товарный чек, кассовый чек, накладная, закупочный акт и т.п. Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом, должностным лицом бухгалтерии и гл. бух-ром. Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчетным лицом не позднее 3 дней после сдачи аванс. отчета. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В случаях непредставления в установленный срок аванс. отчета о расходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу неиспользованных авансов учреждения или централизованные бухгалтерии имеют право удержать эту задолженность из з/п подотчетных лиц.

Подотчетным лицам для обеспечения оперативной деятельности организации выдаются ДС на хоз. расходы. В таком случае подотчетное лицо осуществляет платежи от имени ЮЛ. При оплате наличными ДС материальных ценностей – 100 000 руб. по одной сделке между ЮЛ. Выдача наличных денег под отчет производится на основании РКО. Возврат неиспользованных подотчетных сумм производится на основании ПКО.

Учет расходов по служебным командировкам

Под служебной командировкой понимаются поездки работников по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Срок командировки определяется руководством организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Для отражения в БУ операций, связанных с направлением работников в командировки, должны применяться следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку – распорядительный документ, являющийся основанием для направления работника в командировку. На основ-ии указанного приказа бухгалтером м. составляться смета команд-х расходов для расчета суммы аванса, подлежащей выдаче работнику. После утверждения руководителем приказа подотч. лицу выдается аванс согласно итогу сметы;

- командировочное удостоверение – документ, оформляющий направление работника в командировку и подтверждающий факт и время нахождения работника в командировке;

- служебное задание – документ, оформляющий направление работника в командировку и отражающий содержание задания и отчет о его выполнении. Данный документ отражает экономическую обоснованность совершаемых операций.

- авансовый отчет – документ, являющийся основанием для списания ДС, израсходованных на хозяйственные цели.

Нормы командировочных расходов работников бюджетных учреждений: оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки; - оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются на основании оплаченных счетов, квитанций гостиниц и других организаций либо без приложения указанных документов по установленным нормам.

Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению НДФЛ.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н (ред. от 12.10.2012) "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению"

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен синтетический счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (активный). Расчеты с подотчетными лицами относятся ко 2 разделу «Финансовые активы». К счету 020800 открываются следующие счетаКОСГУ: Подебету - 560, отражается увеличение ДЗ по расчетам с подотчетными лицами – выдача сумм подотчетным лицам. Покредитуаналитических счетов - 660, отражается уменьшение ДЗ с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами или в Карточке учета средств и расчетов по каждому счету аналитического учета синтетического счета 20800 «Расчеты с подотчетными лицами». Причем учет этих расчетов ведется отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. В конце месяца в регистре аналитического учета подотчетные суммы группируются, подсчитываются итоги за месяц.

Для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты, применяются следующие группы счетов:

020810000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда";

020820000 "Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам";

020830000 "Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов";

020860000 "Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению";

020890000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам".

Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:

020811000 "Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате";

020812000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";

020813000 "Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда";

020821000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";

020822000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";

020823000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг";

020824000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";

020825000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества";

020826000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг";

020831000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств";

020832000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов";

020834000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов";

020862000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению";

020863000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления";

020891000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов".

Операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812560, 020813560, 020821560 - 020826560, 020831560, 020832560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", 020134610 "Выбытия средств из кассы учреждения", 020127610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации";

выдача заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через подотчетное лицо, ответственное за выдачу заработной платы в тех случаях, когда из-за отдаленности структурного подразделения учреждения Платежная ведомость (ф. 0504403), подписанная руководителем бюджетного учреждения, по которой производятся причитающиеся работникам структурного подразделения выплаты, не может быть возвращена ответственным за выдачу лицом в кассу бюджетного учреждения в течение трех дней, отражается на основании Платежной ведомости (ф. 0504403) по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811560 - 020813560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", 020127610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации", 020134610 "Выбытия средств из кассы учреждения";

получение подотчетным лицом денежных документов подотчет отражается по дебету соответствующего счета аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812560, 020813560, 020821560, 020822560, 020826560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счета 020135610 "Выбытия денежных документов из кассы учреждения".

Операции по уменьшению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем Авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными к нему оправдательными документами, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812660, 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 "Материальные запасы" (010521340 - 010526340, 010531340 - 010536340), 010600000 "Вложения в нефинансовые активы" (010621310, 010631310, 010634340), 010900000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (010960212, 010960221 - 010960226, 010960290, 010960212, 010970221 - 010970226, 010970290, 010980212, 010980221 - 010980226, 010980290, 010990212, 010990221 - 010990226, 010990290), 021001560 "Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам", 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030212830, 030213830, 030221830 - 030226830, 030231830 - 030234830, 030291830), 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда", 040120200 "Расходы хозяйствующего субъекта" (040120213, 040120213, 040120221 - 040120226, 040120262, 040120263, 040120290);

выданные подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат отражаются на основании Платежной ведомости (ф. 0504403) по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211830 - 030213830, 030262830, 030263830, 030291830);

возврат остатков подотчетных сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020881660) и дебету счетов 020111510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства", 020134510 "Поступления средств в кассу учреждения";

возврат подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, денежных средств в сумме остатков невыплаченной заработной платы, пособий, пенсий, стипендий отражается на основании Приходного кассового ордера (ф. 0310001), Платежного поручения (ф. 0401060), иного платежного документа по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счетов 020111510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства", 020134510 "Поступления средств в кассу учреждения";

возврат в кассу учреждения неиспользованных денежных документов отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020813660, 020821660, 020822660, 020826660, 020834660, 020862660, 020863660, 020872660, 020873660, 020875660, 020891660) и дебету счета 020135510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения";

списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству Российской Федерации нереальной ко взысканию, отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020881660) и дебету счета 040120273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов";

оплата подотчетным лицом аванса отражается согласно представленному Авансовому отчету (ф. 0504049) и прилагаемым к нему документам по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812660, 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020612560, 020613560, 020621560 - 020626560, 020631560, 020632560, 020634560, 020662560, 020663560, 020691560);

погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счета 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда";

выплата подотчетным лицом алиментов, иных удержанных с работников (студентов) сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счета 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда".

Финансовые вложения посредством зачисления денежных средств на депозитные счета производятся, как правило, в безналич­ном порядке.

Унифицированная форма авансового отчета Инструкцией по бюджетному учету не предусмотрена, перечень обязательных рек­визитов определен в приложении к Инструкции по бюджетному учету.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке уче­та средств и расчетов.

Выдача наличных денег оформляется по кредиту счета учета денежных средств и дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами по соответствующим группам расходов.

Открытие для учета выданных подотчетных сумм аналитиче­ских счетов по группам расходов означает, что денежные средства могут быть выданы только при наличии выделенных бюджетных средств по соответствующим кодам бюджетной классификации.

Особенности отражения в учете расходования подотчетных сумм обусловлены спецификой производимых расходов:

- расходы, связанные с формированием стоимости нефинан­совых активов, списывают в дебет калькуляционных счетов (010601310, 010602320, 010603330 и т.д.);

- расходы, ранее оформленные как задолженность перед ра­ботниками учреждения или другими получателями, оформляют как уменьшение задолженности;

- все прочие расходы списывают на счета учета расходов (040101200 - по соответствующим аналитическим счетам).

Сумму неизрасходованного остатка приходуют по кассе бух­галтерской записью, обратной той, которой оформлялась выдача денег под отчет.

Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета рас­четов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных средств в кассе.

 

Доп. информация.

Следует отметить, что выдача подотчетных сумм сотруднику может осуществляться не только наличными деньгами, но и в безналичном порядке, с использованием банковской карты.

Речь идет о выдаче денежных средств под отчет посредством предоставления работнику корпоративной банковской карты.
Что касается использования "зарплатных" карт работников при выдаче в подотчет денежных средств, то здесь нередко возникает вопрос о правомерности таких расчетов. По этому поводу ЦБ РФ сказал, что нормативными актами Банка Российской Федерации не предусмотрена выдача денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью хозяйствующего субъекта. Такие разъяснения ЦБ РФ содержатся в Письме от 18.12.2006 г. N 36-3/2408. Однако если речь идет о командировочных расходах, то позиция ЦБ РФ более лояльна, на что указывает Письмо ЦБ РФ от 24.12.2008 г. N 14-27/513, в котором специалисты банка не возражают по поводу использования личного карточного счета сотрудника для расчетов по командировочным расходам.
Вместе с тем, как показывает судебная практика, в частности, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 г. по делу N А52-174/2007, при проверке налоговые органы могут квалифицировать перечисление подотчетных средств на личную карточку сотрудника как выдачу заработной платы со всеми вытекающими последствиями в виде доначисления сумм "зарплатных" налогов.
Поэтому, чтобы исключить такое развитие событий рекомендуем все же не пользоваться в целях выдачи денежных средств в подотчет "зарплатными" картами сотрудников, иначе правомерность неначисления "зарплатных" налогов придется отстаивать через суд. И еще неизвестно, признают ли служители закона действия хозяйствующего субъекта правомерными.

Возмещение расходов производится организациями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: