 |
Формы бухгалтерского учета.
|
|
|
|
Под формой бухгалтерского учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.
Основными признаками, определяющими ту или иную форму, являются:
§ виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними;
§ последовательность и способы записи в них;
§ применение средств вычислительной техники.
В настоящее время в организациях наиболее распространены мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированные формы учета.
При мемориально-ордерной форме учета по данным первичных или сводных документов составляют мемориальные ордера. Главное содержание мемориального ордера – бухгалтерские проводки, дата их составления и сумма. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций. Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему.
Мемориальный ордер №1 за ____________ 200_ г.
| Основание (ссылка на документ) | Дебет | Кредит | Сумма |
| Накопительная ведомость по дебету счёта "Касса" и т.д. | 50 000 | ||
| Итого | 50 000 |
Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр синтетического учета).
Регистрационный журнал за январь 200_ г.
| Порядковый номер мемориального ордера | Дата составления ордера | Сумма по мемориальному ордеру |
| 12.01.200_ г. | 50 000 | |
| … | ||
| 15.01.200_ г. | 73 000 | |
| … | … | … |
| Итого за январь | 856 000 |
Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учета. В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне счета отражаются дебетовые записи, в правой – кредитовые. Записи проводятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов. В Главной книге отражаются только обороты по синтетическим счетам; сальдо не выводится.
|
|
|
Главная книга по счету 50 "Касса"
| Дата | Номер мемориального ордера | Кредит счетов | Итого по дебету | Дата | Номер мемориального ордера | Дебет счетов | Итого по кредиту | ||||
| и т.д. | и т.д. | ||||||||||
| 12.01. | 40 000 | 40 000 | 13.01. | 40 000 | 40 000 | ||||||
| и т.д. | |||||||||||
| Итого за январь | 40 000 | 40 000 | 40 000 | 40 000 |
На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров для проверки полноты отражения хозяйственных операций. На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.
Аналитический учет ведется подобно синтетическому в карточках на основании первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги таких ведомостей сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам (рис. 8.3.1.).
– текущие записи
– однократная запись
– сверка данных
Рисунок 8.3.1. Мемориально-ордерная форма учета
Мемориально-ордерная форма учета имеет преимущества по сравнению с другими книжными формами учета. Ее регистры и техника записи в них несложны. Сверка данных синтетического и аналитического учета, журнала регистрации и ведомости по синтетическим счетам устраняет ошибки, обеспечивает полноту учета хозяйственных операций. Форма может применяться на предприятиях всех отраслей хозяйства. Вместе с тем форма имеет и ряд недостатков:
|
|
|
− многократность записи одной и той же суммы в различные регистры; что увеличивает объем работ и вероятность допуска ошибок;
− отрыв и отставание аналитического учета от синтетического;
− сложность составления отчетности, так как не все регистры приспособлены к ее составлению;
− значительный объем работ приходится на конец месяца;
− приспособлена к использованию ручного труда и средств малой механизации.
Указанные недостатки приводят к задержкам и отставанию в составлении баланса и других форм отчетности.
Разновидностью мемориально-ордерной формы является форма "Журнал-Главная". Она рассчитана для предприятий с количеством синтетических счетов 20-25. При этой форме на основании документов или накопительных ведомостей также составляются мемориальные ордера. Главное её отличие от мемориально-ордерной формы заключается в том, что составляется комбинированный регистр "Журнал-Главная книга". В нем хронологическая регистрация мемориальных ордеров совмещена с систематической записью по синтетическим счетам.
Журнал-Главная книга представляет собой регистр, в котором одна сторона отражает структуру регистрационного журнала (т.е. номер мемориального ордера, дату его составления, сумму мемориальных ордеров), другая сторон предназначена для записи операций по дебету и кредиту синтетических счетов.
Журнал-Главная книга
| Дата | Номер мемориального ордера | Дата | Сумма по мемориальному ордеру | И т.д | Итого | ||||||||||
| Д-т | К-т | Д-т | К-т | Д-т | К-т | Д-т | К-т | Д-т | К-т | Д-т | К-т | ||||
| Сальдо на | |||||||||||||||
| 01.12. | |||||||||||||||
| 02.12. | |||||||||||||||
| 05.12 и т.д. | |||||||||||||||
| Итого за декабрь | |||||||||||||||
| Сальдо на 01.01 |
Журнал-Главная книга содержит остатки на начало месяца по всем синтетическим счетам, в конце месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту каждого счета и выводятся остатки на конец месяца. Наличие этих данных позволяет не составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам. Баланс составляется по данным Журнала-Главной книги. Аналитический учет ведется в книгах, по данным которых составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги ведомостей сверяются с данными Журнала-Главной книги.
|
|
|
Достоинством формы является сочетание в Журнале-Главной книге хронологических и синтетических записей, простота учетных регистров. Однако при большом количестве счетов Журнал-Главная книга становится громоздкой, что приводит к ошибкам.
Журнально-ордерная форма явилась результатом длительных поисков более совершенных форм учета и получила развитие в начале 40-х годов. С января 1960 г. применяется единая журнально-ордерная форма для предприятий всех отраслей.
Основными регистрами являются журналы-ордера, поэтому и форма называется журнально-ордерной. Журнал-ордер – регистр, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи.
Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера. Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов.
Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Их ведут по кредиту одного или нескольких однородных счетов. Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок. Журналы-ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить на три группы.
|
|
|
Журналы-ордера первой группы состоят из двух частей. Первая часть – собственно журнал-ордер; в нем регистрируются кредитовые обороты по счету.
Журнал-ордер №1 по кредиту счета "Касса"
| Дата выписки | С кредита счетов | Итого | ||
| и т.д. | ||||
| 1 000 | 1 000 | |||
| и т.д. | … | … | … | … |
| Итого | 1 000 | 1 200 |
Второй частью журналов-ордеров первой группы являются вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств. Например, к журналу-ордеру №1, который ведется по кредиту счета 50"Касса", открывается вспомогательная ведомость №1 по дебету счета "Касса".
Ведомость №1 по дебету счета "Касса" за январь 200_ г.
Сальдо на 01.01. по Главной книге – 1 600 руб.
| Дата | С кредита счетов | Итого | ||
| и т.д. | ||||
| 04.01.200_г. | ||||
| 08.01.200_г. | ||||
| и т.д. | … | … | … | … |
| Обороты за январь | 1 000 | |||
| Сальдо на 01.02.200_ г. | 1 400 |
Записи в указанные регистры производятся по шахматному принципу, т.е. сумма по дебету и кредиту корреспондирующихся счетов проставляется один раз, что сокращает время для регистрации операций.
Журналы-ордера второй группы используются для учета операций по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и др. Эти регистры построены по принципу совмещения синтетического и аналитического учета, поэтому отпадает необходимость вести к ним книги и карточки аналитического учета и делать сверку между ними.
Записи в журналах-ордерах этой группы производятся линейным способом, т.е. дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии. Например, в журнале-ордере №6 по кредиту счета 60"Расчеты с поставщиками и подрядчиками" аналитический учет ведется по каждому поставщику и платежному требованию. По одной строке отражается задолженность предприятия конкретным поставщикам и делается запись о ее погашении по мере оплаты по этой же строке. Общий итог оборотов по кредиту и дебету – данные синтетического учета.
Журнал-ордер №6 по кредиту счёта
"Расчеты с поставщиками и подрядчиками” за январь 200_ г.
| Дата | Регистрационный номер | Номер счета | Поставщик | № приходного документа | Стоимость поступивших ценностей | С кредита счета 60 | Сумма акцепта по счетам | Сальдо по неоплаченным счетам | Отметка об оплате | |||
| дата | с расчетного счета | |||||||||||
| Итого |
Журналы-ордера и ведомости третьей группы предназначены для учета затрат на производство. Записи в этих регистрах производятся в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются в подлежащем (по горизонтали), а кредитуемые – в сказуемом (по вертикали) регистра. Например, журнал-ордер №10 ведется по дебету и кредиту нескольких взаимосвязанных счетов. В нем записываются лишь итоговые суммы за месяц, что необходимо для обобщения затрат на производство по экономическим элементам и статьям калькуляции. К журналу-ордеру №10 ведутся вспомогательные накопительные ведомости №12, для учета расходов по счету "Общепроизводственные расходы", и №15 по счетам "Общехозяйственные расходы", "Расходы будущих периодов", "Резервы предстоящий расходов и платежей". В этих ведомостях дается группировка затрат по статьям аналитического учета, что важно также для контроля за соблюдением сметы этих расходов (например, ведомость №12).
|
|
|
Журнал-ордер №10 и другие содержат специальные сгруппированные аналитические данные, необходимые для составления отчетности. Строение журналов-ордеров третьей группы приведено ниже.
Журнал-ордер №10
I. Затраты на производство
| Кредит счетов | и т.д. | Итого | ||||
| Дебет счетов | |||||||
| и т.д. | |||||||
| Итого по элементам | |||||||
| Итого по статьям |
В дополнение к журналам-ордерам и ведомостям могут составляться разработочные таблицы, где производят расчеты амортизации и др. Данные таблиц используются для записей в ведомости и журналы-ордера.
Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется в течение года. В ней для каждого синтетического счета отведена отдельная страница.
Главная книга
по счету 70"Расчеты с персоналом по оплате труда"
| Месяц | Обороты по дебету с кредита счетов | Итого по кредиту | Сальдо | ||||
| и т.д. | итого по дебету | дебет | кредит | ||||
| На 01.01.200_ г. | 3 000 | ||||||
| Январь | 46 000 | 45 000 | 2 000 | ||||
| Февраль | 40 000 | 41 000 | 3 000 | ||||
| и т.д. | |||||||
| На 01.01.200_ г. |
Главная книга ведется по дебетовому признаку. В нее дебетовые обороты переносят из разных журналов-ордеров, а затем подсчитывается общий оборот по дебету соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров общей суммой. В Главной книге по каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца. Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов и дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны. На основании конечных остатков в Главной книге составляется сальдовый баланс. Данные накопительных ведомостей, журналов-ордеров и Главной книги позволяют получить данные для составления отчетности без дополнительных выборок.
В настоящее время применяются два варианта журнально-ордерной формы учета. Первый вариант предназначен для крупных предприятий и организаций и включает 17 журналов-ордеров, ряд вспомогательных ведомостей и таблиц. Для предприятий, использующих для отражения хозяйственной деятельности ограниченное число синтетических счетов, количество журналов-ордеров сокращено вдвое.
Журнально-ордерная форма учета имеет ряд преимуществ:
− уменьшается объем работ в связи с ликвидацией регистрационного журнала мемориальных ордеров, многих карточек аналитического учета;
− облегчается составление отчетности;
− улучшается увязка синтетического и аналитического учета;
− создаются условия для разделения учетного труда и его равномерности.
Однако форма не лишена недостатков:
− сложность построения основных регистров – журналов-ордеров;
− значительны затраты ручного труда.
– текущие записи
– однократная запись
– сверка данных
Рисунок 8.3.2. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета
Таблично – автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ. Основные черты данной формы заключается в следующем:
· полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;
· использование, кроме обычных носителей бухгалтерской информации, машинных носителей – магнитных лент, магнитных дисков;
· интеграция учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации;
· осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи;
· автоматизация логических операций бухгалтерского учета;
· решение задач бухгалтерского учета в двух режимах – регламентном и запросном;
· получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм;
· возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей.
Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения; могут применяться различные технологии машинной обработки информации.
Так, рабочие места бухгалтеров могут быть оснащены персональными компьютерами, и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера (APM). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в ВЦ, чтобы составлять сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение поможет решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.
– ручная передача информации
– диалог с ЭВМ
– автоматическая передача и обработка информации
Рисунок 8.3.3. Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета
По мере оснащения предприятий средствами вычислительной техники более высокого класса ставится вопрос об использовании безбумажной формы бухгалтерского учета. Переход к ней возможен лишь в условиях массового применения вычислительной техники, которое потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров.
Использование на практике машино-ориентированных форм бухгалтерского учета имеет целый ряд преимуществ. К ним относятся:
− применение вычислительной техники не только для обработки информации, но и для ее сбора и регистрации;
− возможность диалогового режима работы с ЭВМ;
− возможность выдачи информации по запросу;
− освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций.
Широкое внедрение в практику персональных компьютеров привело к возможности создания APM бухгалтеров. С их помощью выполняются значительно быстрее и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматизировано получение бухгалтерских регистров, оборотного (оборотно-сальдового) баланса.
С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются как комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов.
Организация самостоятельно выбирает формы и методы бухгалтерского учета исходя из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и прочих условий. Однако при этом должны соблюдаться общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технология обработки учетных данных.
Вопросы для самопроверки
1.Дайте определение регистров бухгалтерского учета.
2.По каким признакам классифицируются регистры бухгалтерского учета?
3.Назовите способы выявления ошибок в учетных записях.
4.Назовите способы исправления ошибок в учетных записях.
5.Дайте характеристику мемориально-ордерной формы учета.
6.Дайте характеристику журнально-ордерной формы учета.
7.Дайте характеристику таблично-автоматизированной формы учета.
|
|
|
