 |
Результативно - ориентированный список задач
|
|
|
|
| Обычно: | Эффективнее: |
| - Созвониться с Ивановым - Переговорить с Петровым - Провести совещание | - Дожать Иванова до заказа - Добыть у Петрова информацию - Дать толчок проекту |
Используйте сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата.
Для самоконтроля: возьмите ваш вчерашний план дня и отметьте любимым цветом формулировки, которые были результативно - ориентированы. Нелюбимым цветом - «вялые». Каких оказалось больше?
Приоритезация задач в списке
Дела необходимо разметить по приоритетности.
Наиболее приоритетными будут следующие типы дел:
- Безотлагательные - критически значимые для основных бизнес - процессов, жизненно важные.
- Уточняющие задачи - те, выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня. Эти задачи нужно выполнять в первую очередь, планируя день.
Сначала - уточняющие, затем - жизненно важные, и напоследок, если останется время, - все остальные.
Планирование «жестких»встреч.
Чтобы никуда не опаздывать, при планировании встреч обязательно закладывайте резервы времени на:
- дорогу (пробки)
- вспомогательные дела (вошел, оделся, разложил бумаги…)
- организационные нестыковки, например контрольно-пропускной режим
На все ваши первоначальные оценки времени накидывайте хотя бы 20%
Принцип не планировать больше 60% рабочего дня, оставляя 40% времени в качестве резерва.
После каждых двух часов запланированных встреч - «зеленая зона», на которую секретари ничего планировать не имеют право.
Разумная пунктуальность.
- «вовремя» - вы приходите на 5 - 10 минут раньше начала встречи. Имеете время спокойно раздеться, выпить чаю в переговорной или приемной, «причесать» мысли к встрече.
|
|
|
- «академическое опоздание» - до 15 минут. При встрече с хорошо знакомыми людьми, коллегами. Но только если встречаются два-три человека.
- «Гибкое начало». Если идет некий коллективный творческий процесс, кто-то может подключаться, кто-то на время отключиться, «регламент» предельно гибкий.
Принцип «информационной избыточности».
Запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и избыточной дополнительной информацией, которая поможет, если что-то пойдет не по плану.
При подготовке встреч обязательно:
- позвонить за несколько часов до начала и подтвердить встречу
- В случае форс-мажора позвонить и сообщить, что вы можете задержаться
Рекомендуем при планировании встреч пользоваться следующим контрольным списком:
- Схема проезда
- Расчет времени на дорогу с учетом резервов
- Вопросы контрагенту: все мыслимые телефоны.
Четвертый шаг создания личной ТМ - системы
Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнить главное.
Краткие рекомендации:
- Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день.
- При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры.
- Заведите «стратегическую картонку» - закладку с ключевыми долгосрочными целями
- В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.
- Делайте список «гибких» задач результативно-ориентированным
- Выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу именно с них.
- При планировании «жестких» встреч закладывайте резервы.
- Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности
- Запасайтесь избыточной информацией: наверняка все пойдет не по плану.
Планирование: как
|
|
|
Укладываться в сроки
Конечно удобно наклеивать на монитор стикеры -
напоминания о том, что нужно сделать срочно.
Неудобно, что клей слабый,
через полгода они отваливаются
«Кайрос» - основа гибкого планирования
«Кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.
Важно выявить именно те «кайросы», которые актуальны для вашей работы, и научиться их эффективно использовать.
Планирование «кайросовых» задач в ежедневнике
Для этого нужно сделать:
- Выявить актуальные для вас контексты (5-7)
- Создать разделы в ежедневнике или категории в outlook, соответствующие этим контекстам.
- При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.
Если «кайрос» отложится - задачу можно будет легко перебросить на другой день.
Доски для контекстного планирования
Такое планирование особенно удобно в командной работе.
Сотрудники в ходе ТМ - тренинга поняли, что одним из ключевых для них «кайросов» являются места, поскольку получение и отправка многих документов могли делаться только лично.
Обычный участок стены перед рабочим столом, на который прикрепляются стикеры, или пробковая доска над вашим рабочим местом - это тоже «доска планирования». И ее точно так же, как в приведенных примерах, можно структурировать по тем или иным удобным для вас контекстам.
Техника планирования «День - Неделя»
Три основных раздела планирования:
1. День: задачи на сегодня - план дня в ежедневнике
2. Неделя: среднесрочные задачи - выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю - месяц.
3. Год: долгосрочные задачи - все прочие.
1. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «неделя». Все «дозревшие до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».
2. Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «неделя».
Схематично эту идеологию гибкого планирования можно выразить так:
В разделе «неделя» могут находиться следующие инструменты планирования:
- список задач на ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника
|
|
|
- список задач или прикрепленные стикеры в специальном разделе ежедневника. При ежедневном просмотре раздела стикеры с «дозревшими» задачами удобно переносить в наступающий день в ежедневнике.
- Обзорный график регулярных задач
- Доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель
- в планнинге (разворот - неделя, а не день, как в ежедневнике) - список «гибких» задач на неделю рядом с «жесткой» сеткой времени либо закладка с «гибкими» задачами.
«Долгосрочный» раздел обычно более прост. В крайнем случае это «стратегическая картонка» - закладка со списом ключевых целей на ближайшие полгода - год. Кроме того, «долгосрочный» раздел может содержать:
- План ключевых мероприятий на год (выставки, конференции, сдача квартальных и годовых отчетов)
- Информацию по критическим срокам ключевых проектов (дата запуска, сроки перехода на новые стандарты…)
- Список небольших задач с далеким сроком исполнения (в конце января уточнить…), если эти задачи не попали в контекстные разделы ежедневника.
- График дней рожденья, памятных дат…
Принцип «День - Неделя»
На доске планирования
Планирование задач со сложной структурой
При работе с такими задачами существует некий порочный круг:
- Этап первый: работа над задачей ведется «как придется», все хранится в голове, что-то - в ежедневнике. В последние два - три дня перед событием устраивается всеобщий аврал, вопросы решаются в пожарном режиме, что-то обязательно не успеваем.
- Этап второй: пытаемся распланировать работу над крупной задачей, зная только методы жесткого планирования. Естественно, планы не выполняются. Возвращаемся к этапу первому.
Чтобы разорвать порочный круг, нужно работу над задачей планировать гибко. Это можно сделать с помощью двухмерного обзорного графика.
|
|
|
