 |
Поглотители времени. Виды, способы определения и минимизации неэффективных расходов времени
|
|
|
|
В процессе ведения хронометража появляется возможность выявить процессы деятельности, время на которые тратиться нерационально.
Поглотители времени (хронофаги[2]) – неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени.
Особенности поглотителей времени:
·нет единого, верного для всех списка поглотителей времени;
·одно и тот же процесс, в зависимости от организации, может в одних случаях являться поглотителем времени, а в других – нет;
·даже когда время тратиться впустую, ощущение напряженной работы и 100%-й занятости может присутствовать.
Виды поглотителей времени:
·Офисные («рабочие» хронофаги)
·Личные
·Внешние обстоятельства (независящие от нас)
Поглотители времени могут быть:
·Одушевленные
·Неодушевленные
Способы определения поглотителей времени.
Субъективный подход.
Эмоциональный. Выполняя какое-либо действие, хочется сократить расходы времени на его выполнение. Вспомните свои ощущения, когда вам приходится стоять в пробке, томиться в долгом ожидании своей очереди или присутствовать на очередном бесконечно тянущемся совещании. Чувство дискомфорта, раздражение, неудовлетворение, почти физическое ощущение, как время «утекает сквозь пальцы», ощущение бесполезно растрачиваемого времени. И желание что-то изменить, чтобы сократить непродуктивные расходы времени.
Ценностный. Поглотители времени могут быть и весьма интересными, увлекательными, когда время пролетает незаметно. Определить, не является ли увлекательное занятие хронофагом, помогает ценностный подход: каждый раз, принимаясь за ту или иную работу, ответить себе на один простой вопрос: «Зачем?». Какой результат хотите получить? Достижению каких целей способствует это действие, почему оно необходимо именно сейчас? К сожалению, чаще всего подобная оценка проводится слишком поздно, когда время уже безвозвратно потеряно.
|
|
|
Объективный подход.
«Авральный». Деятельность отдела, департамента, компании или отдельного сотрудника в режиме постоянного цейтнота, авралов, выполнения работ «в последнюю ночь». Подобный стиль работы – признак наличия поглотителей времени.
Анализ данных хронометража. Самый точный способ выявления поглотителей времени, основанный на объективном анализе данных. Применим не только в практике индивидуальной работы, но и при командной работе, в рамках корпоративной организации времени.
Способы минимизации непродуктивных расходов времени.
Существует большое количество способов, помогающих сокращать потери времени.
Основные техники минимизации непродуктивных расходов времени:
· Укрупнение блоков работы;
· Нормирование расходов времени на «текучку»;
· Использование «дыр времени»;
· Грамотное распределение рабочей нагрузки.
Также можно использовать следующие техники:
·Использование принципа «вторичной выгоды»;
·Применение коэффициента «полезности действия»;
·Разработка и внедрение командных договоренностей в плане организации рабочего времени (подробнее о командных договоренностях см. тему «Корпоративный тайм-менеджмент», также аналитические материалы к теме 1 и теме 4);
Итак, рассматривая любой неэффективно организованный процесс, можно выбрать соответствующий способ его оптимизации. Выработать свою систему приемов, правил и принципов, позволяющих извлекать дополнительные резервы времени и рационально их использовать.
Любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни, вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшить.
|
|
|
Управленческая полезность ведения хронометража:
Ø Возможность получить объективные данные расходов собственного рабочего времени;
Ø Возможность отслеживать использование рабочего времени подчиненными, сотрудниками;
Ø Получение объективных данных, позволяющих оптимизировать систему управления временем, как личным, так и подчиненных;
Ø Повышение эффективности бюджетирования времени на выполнение задач различного типа.
Аналитические материалы
«Хронометраж – инструмент не для педантичных и мелочных людей, а для экономно расходующих свои силы. Если вы хотите, чтобы расходы времени оптимизировались сами – просто начните их письменно фиксировать».
Архангельский Г.А.
Организация времени:
от личной эффективности к развитию фирмы.
– 2-е изд. – СПБ.: Питер, 2006. – С. 39.
1. Архангельский Г.А. «Работа над ТМ-книгой: оперативный хронометраж»;
2. Лукашенко М.А. «Тайм-менеджмент для руководителя» часть 1;
3. Телегина Т.В. «Хронофаги в системе корпоративной культуры. Краткий обзор основных поглотителей рабочего времени».
Перечень литературы и интернет-ресурсов по теме:
1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: Учеб. пособие /Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В.; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: ДС Маркет, 2008. – 288 с.
2. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. – 3-е изд., доп. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 256 с.
3. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – 2-е изд. – СПБ.: Питер, 2006. – 448 с.: ил.
4. Гранин Д.А. Эта странная жизнь. – М.: Фонд Духовное наследие, 2002. – 255 с.
Статьи и материалы с сайта тайм-менеджерского сообщества http://www.improvement.ru/3katalog.shtm
Тема 2. Эффективное планирование времени руководителя
Сформированная и действующая система контроля и учета расходов помогает обнаружить скрытые резервы времени. Но этими новыми резервами нужно уметь грамотно распорядиться, уметь так распланировать свои дела и задачи, чтобы максимально продуктивно использовать и имеющееся время, и высвободившиеся в результате ведения хронометража резервы времени.
|
|
|
Для этого необходимо выстроить систему планирования, адекватную хаотично меняющейся обстановке, гибко реагирующую на любые непредвиденные изменения. Для создания эффективной системы планирования, учитывающей и необходимость жесткого соблюдения сроков, и спонтанность развития ситуации, существует простой для восприятия и реализации способ – техника контекстного планирования.
Цели:
· Познакомиться с технологией эффективного планирования времени руководителя.
· Освоить базовые навыки контекстного планирования.
Задачи:
· Изучить особенности контекстного планирования задач различных типов.
· Освоить на практике технику контекстного планирования.
· Отработать навыки результато-ориентированной постановки задач.
· Освоить технику ежедневного планирования с применением алгоритма жестко-гибкого планирования.
Рассматриваемые вопросы:
1. Построение системы эффективного планирования времени руководителя.
2. Результато-ориентированные формулирование задач.
3. Планирование рабочего дня руководителя.
4. Приоритезация задач в плане.
5. Правила делегирования задач.
6. Планирование в Outlook.
2.1. Построение системы эффективного планирования времени руководителя
Создание эффективной системы планирования невозможно без учета такого аспекта, как неоднородность времени (см. рис 1. и рис 2.), что создает возможность учитывать при планировании задачи различного типа: как имеющие жесткую привязку ко времени, так и зависящие от наличия некоторых условий и обстоятельств (контекстов).
Рис. 1
Рис. 2
|
|
|
