 |
Примерный перечень документов общественного объединения,
|
|
|
|
На которые ставится печать
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);
Архивная справка;
Архивная копия;
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
Договоры (о материальном ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);
Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта т.д.);
Командировочные листы;
Нормы расходов;
Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
Письма гарантийные (на выполнение работ, слуг и т.д.);
Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные – сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.);
Положения об общественных объединениях;
Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк);
Сметы расходов (на содержание общественного объединения, на калькуляцию к договору и т.д.);
Соглашения;
Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
Спецификации (изделий, продукции и т.д.);
Титульные списки;
Удостоверения;
Уставы общественных объединений;
Штатные расписания.
Приложение № 13
к п. 4.1.7.
Журнал регистрации поступающих документов
| Регистраци- онный номер | Дата поступления | Корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Название заголовка и краткое содержание документа | Дата передачи руководителю и дата возврата | Резолюция руководителя | Срок исполнения | Отметка об исполнении и индекс дела, где находится документ |
|
|
|
Приложение № 14
к п. 4.1.7.
Журнал регистрации отправляемых документов
| Регистраци-онный номер | Дата отправления | Адресат | Название вида, заголовок или краткое содержание документа | Исполнитель | Отметка об исполнении и индекс дела, где находится документ |
Приложение № 15 к п. 3.8.9.
Журнал
Регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан
| Регистрационный номер | Фамилия, имя, отчество, место работы или место жительства заявителя | Краткое содержание | Резолюция руководителя | Кому направлен для исполнения, срок исполнения | Кем исполнено, дата возврата | Краткое содержание ответа | Дата отправки ответа, индекс дела, где находится документ и копия ответа |
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПИСЕМ, ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ГРАЖДАН
Приложение № 16
к п. 6.1.3.
| Наименование общественного объединения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________№_______ ____________________ (место составления) на _______ год | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя общественного объединения Подпись Расшифровка подписи Дата |
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примеча-ние |
| 01. Название структурного подразделения или направления деятельности общественного объединения | ||||
| 01-01 | ||||
| 01-02 | ||||
| 01-03 |
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК общественного Протокол ЭПК
объединения Управления архивами
Свердловской области
от _____________№____ от ___________№_____
|
|
|
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ОБЩЕСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ
Продолжение приложения № 16
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ,
ЗАВЕДЕННЫХ В ______ ГОДУ
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| постоянного | |||
| временного (свыше 10 лет) | |||
| временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого |
Наименование должности
ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 17
к п. 6.2.8.
______________________________________ Ф. № __________________
______________________________________ Оп. № _________________
______________________________________ Д. № __________________
(наименование государственного архива)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование общественного объединения и структурного подразделения)
ДЕЛО № ________ том № ________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
__________________________________________________________________
(крайние даты)
На _________ листах
Хранить __________
Ф. № ____________________
Оп. № ___________________
Д. № ____________________
Формат А4 (210 x 297 мм)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ОБЛОЖКИ ДЕЛА
Приложение № 18
к п. 6.2.8
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № __________
В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы ________ пропущенные номера ___________
+ листов внутренней описи ________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Приложение № 19
к п. 6.2.8
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ____________
| № п/п | Делопроиз-водственный индекс | Дата | Заголовок документа | Номера листов | Примечание |
|
|
|
Итого ________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________лл.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Приложение № 20
к п. 7.1.11
Наименование общественного УТВЕРЖДАЮ
объединения Наименование должности
руководителя общественного
объединения
Фонд № _____________
Подпись Расшифровка подписи
ОПИСЬ № ________________ Дата
дел постоянного хранения
за _________________ год
| № п\п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с № ____________________ по № ____________________, в том числе:
литерные номера: _______________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК общественного Протокол ЭПК Управления объединения архивами Свердловской области
от __________ №__________ от __________ № __________
Формат А4 (210 x 297 мм)
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА
ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Приложение № 21
к п. 7.1.11
Наименование общественного УТВЕРЖДАЮ
объединения Наименование должности
руководителя общественного
объединения
Фонд № _____________
Подпись Расшифровка подписи
ОПИСЬ № ________________ Дата
дел по личному составу
за _________________ год
| № п\п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Примечание |
| Название раздела | ||||||
В данный раздел описи внесено__________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с № ____________________ по № ____________________, в том числе:
литерные номера: _______________________________________________
|
|
|
пропущенные номера: ____________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Начальник службы кадров (инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК Управления архивами
общественного объединения Свердловской области
от __________ № ___________ от __________ № ___________
Формат А4 (210 x 297 мм)
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Приложение № 22
к п. 7.1.11
Наименование общественного УТВЕРЖДАЮ
объединения Наименование должности
руководителя общественного
объединения
Фонд № _____________
Подпись Расшифровка подписи
ОПИСЬ № ________________ Дата
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за _________________ год
| № п\п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Кол-во листов в деле | Примечание |
| Название раздела | ||||||
В данный раздел описи внесено__________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с № ____________________ по № ____________________, в том числе:
литерные номера: _______________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК общественного объединения
от _______________ № _____________
Формат А4 (210 x 297 мм)
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ
ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Приложение № 23
к п. 7.1.18
Наименование общественного УТВЕРЖДАЮ
объединения Наименование должности
руководителя общественного
объединения
АКТ Подпись Расшифровка подписи
Дата
_____________ № ______________
______________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № _____________
(название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за год (ы) | Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел (томов.частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
Формат А4 (210 x 297 мм)
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
|
|
|
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Продолжение приложения № 23
Итого: __________________________ дел за __________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК Управления архивами
Свердловской области (протокол от ___________ № ____________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
общественного объединения
от ______________ № ______________
Документы в количестве ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ______________ кг сданы в __________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
№ __________________________
Наименование должности работника
общественного объединения
сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника,
ответственного за архив Подпись Расшифровка
подписи
Приложение № 24
к п. 2.6.2.3
| УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя общественного объединения Подпись Расшифровка подписи Дата |
Примерное положение
об экспертной комиссии общественного объединения
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, аудиовизуальную и др. документацию, образующуюся в процессе деятельности общественного объединения.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе общественного объединения.
Решение комиссии вступает в силу после его утверждения руководителем общественного объединения. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Управлением архивами Свердловской области.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Свердловской области от 25.03.2005 №5-03 «Об архивном деле в Свердловской области», приказами руководителя общественного объединения, нормативно-методическими документами Росархива, Управления архивами Свердловской области[1], Центра документации общественных организаций Свердловской области[2], типовыми перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК общественного объединения.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется ответственным за делопроизводство.
1.5. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя общественного объединения из числа наиболее квалифицированных членов общественного объединения, в состав ЭК может входить сотрудник отдела формирования ЦДООСО, курирующий данное общественное объединение.
Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение.
Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов отделения для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении (согласовании) и представляет:
3.3.1. на утверждение ЭПК Управления архивами, а затем на утверждение руководителю общественного объединения: описи дел управленческой документации постоянного срока хранения;
3.3.2. на согласование ЭПК Управления архивами, а затем на утверждение руководителю общественного объединения:
- номенклатуру дел общественного объединения;
- описи дел по личному составу;
- акты об утрате или неисправном повреждении документов постоянного срока хранения;
3.3.3. на утверждение руководителю общественного объединения:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- акты об утрате или неисправном повреждении документов по личному составу.
Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам общественного объединения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Информировать руководителя общественного объединения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
|
|
|
