 |
Важность различения задач и методов
|
|
|
|
Нередко в качестве «задач» в заявках встречаются утверждения типа: «Задача проекта - организовать для сотрудников консультативную службу для оказания помощи в оформлении заявок на гранты». В данном случае в «задачах» ничего не говорится о результатах, то есть об изменениях в ситуации, описанной в разделе «Постановка проблемы». Задача, приведенная выше, неплоха, если в проблемной части утверждалось, что главная проблема состоит в «отсутствии такой консультативной службы», однако скорее всего там говорилось о нехватке навыков у сотрудников в оформлении заявок. Организация консультативной службы - это метод, позволяющий нам разрешить существующую проблему нехватки навыков.
Задача же такого проекта может быть сформулирована так: «В первый год работы консультативной службой будет оказана помощь в оформлении заявок не менее чем 125 специалистам из N-ской области. Примерно 70 из них в результате научатся оформлять заявки самостоятельно. Не менее 50 заявок, оформленных при участии службы, будут направлены потенциальным донорам. Таким образом, уже в первый год работы службы количество грамотно оформленных специалистами заявок на финансирование возрастет в 4 раза». Если Вам трудно сразу различить задачи и методы, попытайтесь представить, чем Вы будете заниматься через год-два. Какие бы Вы хотели увидеть изменения. Какие различия между существующим положением дел и будущим? Подобное изменение ситуации и может явиться задачей Вашего проекта, а способы, которыми Вы станете добиваться этих изменений Вы можете отнести к методам. Рекомендуемый объем: 1 - 4 стр., редко более.
Критерии оценки раздела «Методы»:
1.Из раздела ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены.
|
|
|
2.Указывается разумно ограниченный набор мероприятий, которые могут быть выполнены в срок и в пределах общей стоимости проекта.
3.В разделе ясно описываются мероприятия в рамках программы.
4.Понятны причины выбора именно таких мероприятий.
5.Понятна и убедительна предлагаемая последовательность выполнения мероприятий.
6. Ясен состав разработчиков.
7.Описываются состав и обязанности исполнителей программы.
8.Описываются, кому служит данный проект, и принципы подбора этих людей, групп, объектов.
9. Естественность логической цепочки: проблема - цель - задача - метод.
Оценка и отчетность
Включение в проект способов оценки необходимо по двум причинам. Во-первых, чтобы оценить степень эффективности работы в целом и понять, насколько удалось достичь поставленных целей. Подобное действие называется оценкой результатов.
Во-вторых, может возникнуть необходимость получить сведения о ходе проекта, осуществлении различных его этапов, чтобы можно было откорректировать проект непосредственно в ходе выполнения. Такая оценка называется оценкой хода работы или мониторингом.
Все это даст Вам возможность по завершении проекта отчитаться о проделанной работе и затраченных средствах.
Оценка результатов
По окончании Вашего проекта в процессе оценки результатов Вы должны будете определить:
■ насколько достигнуты цели проекта,
■ насколько по окончании проекта изменилась ситуация, описанная в разделе «Постановка проблемы»,
■ не имел ли Ваш проект какого-либо важного положительного или отрицательного эффекта, не учтенного ранее,
■ хорошо ли были подобраны средства (методы),
■ какие факторы способствовали успеху проекта и какие мешали достижению цели.
|
|
|
При написании проекта следует указать, кто и каким образом даст ответ на вышеперечисленные вопросы. Будет ли проект оцениваться только Вами или предполагается проведение проверок, инспекций, экспертиз со стороны вышестоящих или сторонних организаций?
Как о Вашей оценке узнает донор? Укажите критерии, которые Вы предполагаете использовать для оценки.
Задачи, поддающиеся измерению, готовят почву для эффективной оценки. Если, при написании этого раздела. Вам сложно определить, какие критерии лучше использовать в оценке проекта, заново просмотрите цели и задачи, вероятно, они недостаточно конкретны.
Часто на оценку результатов влияет субъективизм; он особенно заметен, если Вы сами оцениваете результаты своей работы, чувствуя, что от видимых хороших результатов зависит Ваше дальнейшее финансирование.
Один из способов достичь более объективной, а зачастую и более профессиональной оценки - попросить какую-нибудь постороннюю организацию сделать оценку за Вас. Иногда возможно, чтобы такая организация сама предложила план оценки. Это не только обеспечит более объективную оценку, но и повысит доверие к Вам.
Мониторинг
Мониторинг - это непрерывный контроль за ходом выполнения проект. В процессе мониторинга руководитель проекта собирает информацию о соблюдении графика работы, поступлении ресурсов и других предпосылках (т.е. о внешних по отношению к проекту условиях), проверяет, имеет ли место предполагавшийся эффект. По этим данным в любой момент Вы должны знать, выполняется ли проект в соответствии с планом.
Важно выстроить план мониторинга уже в проекте и начать оценку с самого старта. Начать мониторинг, когда работа близка к завершению, трудно, так как к этому моменту ряд ценных данных о ходе проекта может быть упущен.
Отчетность
Письменные и устные отчеты могут быть предназначены для донора, контролирующей или поддерживающей организации, государственных контрольных органов или для руководителей Вашей организации. Содержание и порядок представления отчетов оговариваются в договоре, заключаемом с донором при получении гранта.
Заключительный отчет, характеризующий степень достижения целей и выполнения задач, представляется в установленный срок по завершении проекта руководству Вашей организации и донору. Кроме него могут быть представлены промежуточные (квартальные, полугодовые, годовые) отчеты, а также финансовый, иногда научный и некоторые другие отчеты.
|
|
|
Финансовая отчетность обычно ведется в соответствии с законодательством государства, в котором находится Ваша организация. Сверх этого, фонды указывают свои требования к финансовому отчету, часто достаточно подробные.
Полученные в ходе проекта материалы, оформленные в виде публикаций, карт, фотоальбомов, кино- и видеофильмов и др., также могут использоваться как отчетные материалы.
Рекомендуемый объем: 0.5 - 1 стр.
Критерии оценки раздела «Оценка и отчетность»:
1. Из раздела ясно, как Вы предполагаете оценить в конце, достиг ли проект цели, и как Вы будете контролировать процесс выполнения проекта.
2. Каков план оценки степени достижения целей (насколько точно достигнуты цели).
3. Каков план оценки и корректировки методов в процессе выполнения проекта (как будет контролироваться процесс выполнения проекта).
4. Достаточно ясно, кто будет проводить оценку и как эти люди (организации) будут отбираться.
5. Четкость установленных критериев успеха проекта.
6. Описывается, как будут отбираться данные, и процесс их анализа.
7. Объясняется, какие способы анализа будут применяться (ревизии, инспекции, вопросники).
8. Указывается форма отчетности.
Дальнейшее финансирование
Учтите: ни один донор не горит желанием Вас «усыновить». Фонды обычно желают знать, откуда Вы возьмете средства по окончании периода, обеспечиваемого грантом. Если Вам потребуются деньги для организации некоторой новой программы или для реорганизации
уже существующей, то, что Вы будете делать, когда деньги кончатся?
Заверений, что Вы будете стремиться найти нового донора, недостаточно. Вы должны представить план, который, насколько возможно, убедил бы донора, что у Вас будет достаточно средств по истечении срока предоставления гранта. Если Вы сейчас стеснены в средствах, то, что будет потом, когда Ваша программа будет на полном ходу? Может быть, нынешнее финансирование вообще не пойдет Вам впрок, если в будущем году Вам потребуется запрашивать еще большие суммы.
|
|
|
Какие возможны источники финансирования по окончании проекта? Найдутся ли местные частные или государственные учреждения, готовые продолжить финансирование, если Ваш проект окажется успешным? Можете ли Вы получить письменное подтверждение такой готовности? Способен ли сам проект дать необходимые средства - например, за счет платы за услуги, предоставляемые в рамках проекта, обеспечения клиентов информацией и т.п.? Существуют ли какие-либо третьи организации (лица), способные оплачивать услуги, которые Вы предоставляете Вашим клиентам? Собираетесь ли Вы заниматься поиском иных источников финансирования? Наилучший план будущего финансирования - план, не требующий последующей поддержки от донора.
Рекомендуемый объем: 0.5-1 стр.
Критерии оценки раздела «Дальнейшее финансирование»:
1.Представлен конкретный план финансирования в будущем.
2.Описывается, будут ли получены средства из других источников и как именно.
3.Заявитель минимально полагается на дальнейшую поддержку донора.
4.Имеются рекомендательные письма и письма поддержки.
Бюджет
Бюджет, или смета расходов, - возможно, самая главная часть проекта. Не всегда требуется подробно описывать существующую проблему, не все читающие дотошно интересуются применяемыми Вами методами, однако бюджет просматривают все.
Разные фонды предъявляют разные требования к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные. Предлагаемый Вашему вниманию пример бюджета удовлетворит большинство организаций и с небольшими изменениями может быть использован для обращения как в частные, так и в государственные инстанции. Рекомендуемый нами бюджет состоит из трех разделов:
■ Оплата труда
■ Основные прямые расходы
■ Непрямые расходы
Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы «Цели и задачи» и «Методы» для выработки подходящего плана. Необходимо учесть все, на что Вы будете тратить деньги (ресурсы), а также основные факторы, влияющие на размеры расходов.
Прежде чем Вы начнете распределять деньги по статьям бюджета, внимательно изучите налоговое законодательство и особенности финансовой отчетности, принятые в Вашей стране (районе и т.д.), чтобы не оказаться в ситуации, когда половина полученных Вами денег уйдет на непредвиденные налоги и выплаты.
Идеальный вариант, если банк, в который Вы будете просить перевести грант в случае его получения (а его, как правило, переводят Вам на счет, а не выдают наличными), имеет опыт работы с грантами или другими пожертвованиями. Для большинства банков грант - не более
|
|
|
чем обычный целевой вклад, и лишь немногие банки стараются индивидуально работать с получателями грантов и даже оказывать им консультации.
Вот примерный перечень статей расходов и требующихся ресурсов:
■ люди: штатные работники + эксперты + консультанты + контракты с другими организациями.
■ оплата труда: зарплата + стоимость контрактных услуг + налоги + учесть уровень инфляции.
■ помещение: оплата аренды (покупки) + коммунальные платежи.
■ командировочные и транспортные расходы: цена билетов на самолет, поезд и т.д. + суточные + цена жилья в гостиницах + учесть уровень инфляции.
■ оборудование: цены + цена расходуемых материалов + учесть уровень инфляции.
■ отчет: оплата редактирования + оплата перевода + оплата печати.
■ рассылка и связь: почтовые расходы + расходы на факс, телефон, электронную почту.
Вот как мы предлагаем составить бюджет:
1. Оплата труда. Зарплата и гонорары.
В этот раздел запишите всех работников с указанием должностей, как работающих на постоянной основе, так и временно. В последнем случае укажите долю рабочей недели в процентах, за которую работник получает зарплату.
Не включайте в этот раздел оплату услуг консультантов, оплату разовых и прочих услуг (см. раздел «Консультативные и контрактные услуги»).
Как это выглядит в готовом бюджете? Предлагаем Вам следующую форму записи. Если Вы принимаете на работу координатора проекта с окладом 200 долларов в месяц, работающего на полную ставку (100%), на весь период предоставления гранта (12 месяцев) и просите фонд полностью оплатить его работу, то это будет выглядеть так:
| Коли че- ство ра- ботни ков | Долж- ность | Полная месяч ная зарплата | % рабочего времени, посвящен- ный работе по проекту | Продол- житель- ность ра- боты | Полная сумма | Имею- щаяся сумма | Требую- щаяся сумма |
| коорди- натор проекта | $200 месяц | 100% | 12 меся- цев | $2400 | $0 | $2400 |
Другой вариант:
2 ассистента координатора х $150 х 50% врем, х 12 месяцев //$1800 (полн.)/$1800 (есть) 0 (треб.)
Подобная запись означает, что Вы нанимаете двух ассистентов координатора на полставки на весь период действия гранта, причем их зарплата выплачивается из постороннего источника, а не из самого гранта. Вы берете полный месячный оклад ($ 150), делите его на два (так как лаборанты работают на полставки), умножаете $ 75 на 12 месяцев ($ 900) и еще на два, так как лаборантов двое, что дает в итоге $ 1800.
Подобным образом Вы можете составить список для всего персонала проекта. Если кто-нибудь из сотрудников получает зарплату из другого источника, то впишите оклад в колонку «Имеющаяся сумма». Все, что требуется от фонда, пишите в колонку «Требующаяся сумма».
Как определить размер оклада? Составляя бюджет, поинтересуйтесь уровнем заработной платы в других организациях, выполняющих работу, сходную с Вашей. Сопоставьте описания рода деятельности, квалификационные требования и обязанности работников этих организаций с Вашими требованиями. Обратитесь в местные органы самоуправления, отделы министерств и ведомств, компании и фирмы. Составьте примерный список окладов и гонораров в Вашей сфере, имейте его при себе на всякий случай.
Не забудьте, что из заработной платы персонала будет удержан ряд налогов и отчислений в фонды.
Еще одна важная категория, включаемая в данный раздел, - это уже имеющиеся у Вас средства, либо лично Ваши, либо полученные из других источников (например, от еще одного участника проекта, предоставляющего Вам по договору сотрудников или студентов). Эти средства следует указывать в столбце «Имеющаяся сумма». Часто сюда включаются средства и услуги, предоставляемые на безвозмездной основе, например, если кто-нибудь работает бесплатно. Например, если старший лаборант в свободное время добровольно водит джип, то в столбце «Имеющаяся сумма» Вы указываете оклад водителя и пишете, что это стоимость труда, дарованного проекту добровольцем (Однако, не стоит включать в бюджет отчисления и налоги с зарплаты, которую не получил доброволец).
Государственные фонды иногда требуют, чтобы получатель гранта оплачивал часть проекта из собственных средств (например, 10 или 25%). Вы можете сделать взнос деньгами или своими ресурсами. Если Вы сами будете оплачивать работу сотрудника - это взнос деньгами, если работать будут добровольцы безвозмездно - то это использование собственных ресурсов.
Если Вы используете работу добровольцев, то Вы обязаны документировать ее так же, как если бы она оплачивалась. Ведите подробные записи обо всей проделанной работе.
Зачем нужно указывать полную сумму и долю, вносимую за счет Ваших ресурсов? На то есть несколько причин. Прежде всего, донорам важно знать, что Вы вносите свой материальный вклад помимо проведения работ по проекту. Это позволяет им оценить, имеете ли Вы какие-то свои ресурсы для последующей работы по окончании финансирования. Кроме того, это дает им возможность оценить полную стоимость Вашего проекта. Это важно знать на случай, если аналогичный проект будет организован в другом месте без участия местных ресурсов. Наконец, Ваши ресурсы (добровольцы, сотрудники, помещение, оборудование и т.д.) позволят грантодателю оплатить Ваш проект лишь частично и направить больше денег на другие проекты.
|
|
|
