Обработка документов и документооборот

ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Сущность и значение бухгалтерских документов

Бухгалтерский документ представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственной операции или письменное подтверждение действительного осуществления этой операции.

Как известно, в процессе хозяйственно-финансовой деятельности предприятия постоянно происходят изменения в составе объектов бухгалтерского учета. На эти изменения должны быть составлены соответствующие первичные документы.

Систематическая сплошная регистрация в документах изменений в составе объектов бухгалтерского учета называется документацией. Документация является средством наблюдения и контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия, а также осуществления записей – на счетах бухгалтерского учета.

Документы широко используются в процессе оперативного руководства хозяйственной деятельностью предприятия.

Подписывая документ руководящий работник контролирует законность и целесообразность хозяйственной операции, оформляемой этим документом. Подписав документ работник несет ответственность за совершение данной операции.

Велико значение документов при проведении ревизий хозяйственной деятельности и аудиторской проверки предприятий. Документы также используются для анализа хозяйственной деятельности предприятий, в процессе которого устанавливают насколько эффективно расходуются материально-денежные средства и определяют резервы рационального их использования.

Велико и правовое значение документов. Документы используются как доказательства при спорах, возникающих между данным предприятием и другими предприятиями, организациями, учреждениями и лицами. Документы используются и в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов. Документы имеют юридическую силу, если они составлены своевременно и оформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.

Документы должны содержать все необходимые показатели, характеризующие оформляемые ими хозяйственные операции. Эти показатели называются реквизитами документа.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа, код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Кроме перечисленных обязательных реквизитов в документах могут содержаться и другие реквизиты, которые определяются характером отражаемой в документах хозяйственной операции. Дополнительные реквизиты могут быть включены в целях усиления контрольного, познавательного и оперативного значения документов.

Документы должны быть оформлены четко и ясно, без помарок. Если в текстовой части или в цифровых данных допущена ошибка, ее следует исправлять, зачеркнув неправильное (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написав сверху правильный текст или сумму, сделав соответствующую оговорку, которая должна быть заверена подписями лиц, оформивших документ. В некоторых документах, например в чеках, приходных и расходных ордерах, платежных поручениях исправления делать не разрешается.

Одним из путей совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

Унификация документов – это разработка единых форм документов для отражения однородных операций на различных предприятиях, независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности.

Так, например, унифицированными для всех отраслей являются банковские и кассовые документы.

Стандартизация – это установление одинаковых стандартных размеров бланков для однотипных документов.

 

						Распорядительные
Исполнительные (оправдательные)
По назначению
		Бухгалтерского оформления
Комбинированные
По порядку составления (объёму отражённых операций)	Первичные
		Сводные
Бухгалтерские документы	По способу отражения хозяйственных операций (способу использования)	Разовые
			Накопительные
Внутренние
По месту составления
		Внешние
Однопозиционные
По количеству позиций
		Многопозиционные

Схема Классификация бухгалтерских документов

Классификация документов

 

На предприятиях совершается большое количество разнообразных хозяйственных операций. Эти операции оформляются различными по форме и содержанию документами. Чтобы лучше изучить назначение документов и способы отражения в них хозяйственных операций, а также обеспечить правильное их применение, их следует группировать по определенным признакам. Такая группировка документов называется классификацией.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку составления, объему отраженных операций, способу отражения хозяйственных операций, способу использования, месту составления, количеству учетных записей.

На рисунке приведена схема классификации бухгалтерских документов.

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат в себе распоряжение, приказ руководителя предприятия или других уполномоченных на то лиц о совершении определенных хозяйственных операций.

Распорядительные документы служат основанием для приема и выдачи материальных ценностей и денежных средств. К ним относятся: доверенность на получение товарно-материальных ценностей, денежный чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение и др.

Распорядительные документы сами по себе еще не подтверждают факт совершения хозяйственной операции, и поэтому не являются основанием для ее отражения в бухгалтерском учете.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Для материально-ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств. К таким документам относятся: авансовый отчет, расходный кассовый ордер, накладная на получение товара и др. На основании данных этих документов делают записи на бухгалтерских счетах.

Документы бухгалтерского оформления составляют работники бухгалтерии на основании данных распорядительных и оправдательных документов для облегчения и ускорения учетных записей. К этим документам относятся: бухгалтерские справки, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расчеты амортизационных отчислений, листки-расшифровки и др.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. К ним относятся: расходный кассовый ордер, авансовый отчет, требования на отпуск материалов со склада и др.

Так, наличие подписи руководителя и главного бухгалтера делает расходный кассовый ордер распорядительным документом. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и подпись кассира, выдавшего их. После указания в нем корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления.

Применение комбинированных документов в учете уменьшает количество учетных записей, облегчает обработку документов, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему отражения операций (по порядку составления) документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию в момент ее совершения. К ним относятся все оправдательные и комбинированные документы. Например, приходные и расходные кассовые ордера, накладные, чек на получение денег из банка и др.

Сводные документы составляются на основании документов, которые содержат сведения о каждой хозяйственной операции. К сводным документам относятся авансовые отчеты, отчеты кассира, банковские выписки и др.

По способу отражения хозяйственных операций (по способу использования) документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы используются для оформления однократной хозяйственной операции. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, накладные внутрихозяйственного назначения, платежные поручения и др.

Накопительные документы систематически, на протяжении определенного периода времени, отражают однородные по своему содержанию и часто повторяющиеся операции.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество составляемых документов и упрощает их обработку. К таким документам относятся: лимитно-заборная ведомость, ведомость учета расхода кормов, ведомость учета движения молока и др.

По месту составления бухгалтерские документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются на данном предприятии.

Внешние документы составляются на других предприятиях и поступают на данное предприятие. К ним относятся счета-фактуры и платежные требования поручения выписываемые поставщиками и др.

По количеству учетных позиций документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные документы содержат одну учетную позицию. В них отражают хозяйственную операцию по приходу или расходу одного вида материалов.

Многопозиционные документы отражают поступление или расход нескольких видов материалов.

 

Обработка документов и документооборот

Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены. Одновременно проверяется ясность отражения сущности операций, четкость проставления ее измерителей, правильность указания даты составления документа и т.д.

Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету не должны приниматься, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.

Многие документы поступают в бухгалтерию с указанием в них только натуральных измерителей. Поэтому возникает необходимость дать и денежную оценку оформленной этими документами хозяйственной операции. Денежную оценку хозяйственных операций в документе называют таксировкой документов.

Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Организация документооборота. В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами. Порядок их обработки и движения в организации с момента их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в организации документооборота. Под документооборотом следует понимать путь движения документов от момента составления до сдачи в архив на хранение. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.

Работники производственных подразделений и функциональных служб организации заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения организации.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документ.

Контроль за соблюдением исполнителя графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно п. 3 ст. 7

Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете» требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

После окончательной обработки документы формируют в дела (в папки) и сдают в архив.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники должны быть отделены от копий, годовые сметы и отчеты – от квартальных и месячных. В дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируют документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрываемые по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца.

Перечень и сроки хранения документов на предприятии, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством РФ. Изъятие документов производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.

Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.

 

1234Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: