Отметка о контроле (реквизит 18) 7 глава

* КЗоТ. ст. 17.

 

Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случа­ях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для заме­щения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в дек­ретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких догово­рах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по ухо­ду за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем заверше­ния определенной работы. Разновидностью срочных трудовых догово­ров являются договора о временной и сезонной работе.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовит­ся проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работ­ника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указа­но в приказе (распоряжении) о приеме на работу". Срок испытания огово­рен в ст. 22 КЗоТ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".

Приказ оформляется на общем бланке, т.е. указывается название организации, фирмы, вид документа (приказ), дата, номер, место состав­ления, заголовок.

Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности и большинство из них не имеет констатирующей части.

Приказы по личному составу могут составляться на одного человека или на несколько лиц и быть простыми (выражающим одно действие, например о зачислении или об увольнении) или сложными (на несколь­ко управленческих действий).

Приказы о командировании сотрудников (за исключением длитель­ных загранкомандировок) и приказы об отпусках (если отпуска не офор­мляются докладными (служебными) записками) издаются отдельно от приказов о назначении, переводе и увольнении, так как эти группы при­казов имеют различные сроки хранения.*

 

* Приказы о приеме, переводе, премировании, увольнении, длительных команди­ровках хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков, назначении дежур­ных, взысканиях, командировках — 3 г.

 

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объяв­ления поощрения. Они также издаются отдельно от других приказов по личному составу.

Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, коман­дировать и т.д. Глагол пишется отдельной строкой большими буквами.

При приеме на работу рекомендуется приказ начинать глаголом ПРИ­НЯТЬ;

для лиц, прошедших конкурс - ЗАЧИСЛИТЬ;

при оформлении руководящего состава - НАЗНАЧИТЬ.

Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (обяза­тельно полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом. При необходимости указываются условия приема (с испытательным сроком, временно с... по... и т.д.).

Далее с новой строки после слова "Основание:" перечисляются до­кументы, на основании которых издается приказ. Например:

Пример оформления приказа о приеме на работу на нескольких лиц:

При переводе работника с одной должности на другую в приказе указывается с какого числа происходит перевод и какой оклад назна­чается.

При увольнении обязательно указываются причины увольнения со ссылкой на статью КЗоТ.

Для всех приказов по личному составу обязательно требование фор­мулировки каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регис­трируется. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с прика­зом. Он ставит свою ознакомительную визу.

С приказа изготавливаются две копии: для личного дела и передачи в бухгалтерию. Обе копии приказа заверяются по следующей форме:

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, уволь­нении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенк­латуре дел (Приказы по личному составу).

Приказы по личному составу являются не только распорядительны­ми документами, но одновременно они относятся и к первичным учёт­ным документам, так как они фиксируют факт приёма, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему зара­ботной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российс­кой Федерации "О первичных учётных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постанов­лением Госкомстата формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осу­ществляющих деятельность на территории Российской Федерации".

Среди этих форм:

- приказ (распоряжение о приёме на работу (форма № Т-1);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (кон­тракта) (форма № Т-8).

Форма приказа о приёме на работу и форма приказа о переводе за­полняется работником, ведущим кадровую документацию, в одном эк­земпляре, а форма приказа о предоставлении отпуска и форма приказа о прекращении трудового договора - в двух экземплярах. Второй эк­земпляр передаётся в бухгалтерию, где производится соответствующий денежный расчёт.

Форма № Т-1 - Приказ (распоряжение) о приёме на работу заполня­ется с двух сторон на формате А5 и имеет следующий вид:*

 

* Остальные унифицированные формы приказов смотри в приложении.

 

Как видно из приведённой формы, она отражает все условия работы: постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приёма на работу и, в случае необходимости, заключение медицинского осмотра и отметки о прохож­дении инструктажа по технике безопасности.

Приказ по приведённой выше форме заполняется в одном экземпля­ре, визируется, подписывается руководителем организации и объявля­ется зачисленному работнику под расписку. На основе приказа делает­ся запись о зачислении на работу в трудовую книжку и будут заполнены на поступившего на работу следующие формы: работником кадровой службы – личная карточка и в бухгалтерии - открыт лицевой счёт по форме № Т-54 или Т-54а.

Форма № Т-2 -личная карточка - является основным учётным доку­ментом. Форма содержит с небольшими изменениями те же сведения, что и ранее используемая форма № Т-2, но более приспособлена к ав­томатизированной обработке информации. Форма заполняется работни­ком, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совмес­тителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (сви­детельства, удостоверения) об окончании образовательного учрежде­ния и др. документов.

Информация, вводимая из формы в память компьютера, составит достаточно исчерпывающую базу данных о кадровом составе организа­ции и позволит формировать необходимые сводки по кадрам.

По мере продвижения работника по службе, изменении его семейно­го положения, окончании учебного заведения новые сведения добавля­ются в личную карточку, т.е. она постоянно поддерживается "в рабочем состоянии" и отражает последние данные о сотруднике.

Учётные карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике вводятся в электрон­ную версию формы, а затем форма № Т-2 распечатывается. Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы № Т-2, позво­ляют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и техноло­гии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учётная карточка научного работника (форма № Т-4).* Она ведётся на формате А5.

 

* Формы № Т-4 даны в приложении.

 

Данные этой учётной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагоги­ческой работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном эк­земпляре.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте рабо­ты, должны быть заверены подписью руководителя или работника отде­ла кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступив­ших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на дру­гую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. За­писи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Исправления, внесённые в трудовую книжку, оговариваются и заве­ряются печатью.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предпри­ятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является ос­новным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудо­выми книжками.

Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в от­дельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возмож­ность их утраты или порчи. Они являются основным документом о тру­довой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социаль­ному страхованию.

К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в спи­сочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглаше­ниям с оплатой труда в установленном порядке.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы со­ответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, на­граждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время ра­боты в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руково­дителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу уче­та трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник рас­писывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошну­рована и скреплена подписью и печатью.

На всех сотрудников фирмы, организации, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персо­нала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформ­ляется личное дело.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, веду­щего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: со­ставления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформле­ния личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последую­щего быстрого нахождения.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоян­ного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).

Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следую­щих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.

Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделе­ния перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:

- составление на основании заявления или служебной записки про­екта приказа (или заполнение унифицированной формы № Т-5);

- подписание приказа и его регистрация;

- ознакомление с приказом работника, о чем делается помета на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);

- на основании приказа о переводе делаются соответствующие за­писи в форме № Т-2;

- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносят­ся в трудовую книжку.

Таким образом, перевод требует внесения соответствующих измене­ний в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или слу­жебной записке и приказе об увольнении.

На основании личного заявления или служебной записки составля­ется проект приказа (или заполняется унифицированная учётная форма №Т-8).

Приказ подписывается и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.

Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию.

На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма № Т-2), после чего карточка переставляется в картоте­ку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий.

Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закры­вается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хра­нение.

В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соот­ветствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятель­ности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых кни­жек о её получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.

К работе с кадровой документацией относится также оформление отпусков и командировок.

В соответствии со ст. 66 КЗоТ всем работникам предоставляется еже­годный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего за­работка.

Ст. 73 КЗоТ РФ говорит о том, что отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации.

Очередность отпусков оформляется в виде графика отпусков, со­ставляемого ежегодно в начале календарного года. При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, осо­бенности работы организации и личные пожелания работника.

Приказ о предоставлении очередного отпуска составляется на осно­вании личных заявлений работников и графика отпусков. Личные заяв­ления пишутся в произвольной форме для получения любого вида от­пуска: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п.

Оформление отпусков включает операции: составление графика оче­редных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпус­ков в течение года; оформление приказов об отпуске (заполнение уни­фицированной учётной формы № Т-6).

На основании приказа на оборотной стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).

Оформление командировок сотрудникам проводится приказами, со­ставляемыми на основании служебных записок руководителей струк­турных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указыва­ется: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа. Например:

Командировочное удостоверение также, как правило, имеет типовую форму и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специаль­ном журнале.

Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хро­нологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело формируются только первые подлинные экземпляры прика­зов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов формируют­ся в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении от­пусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группи­ровать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившими­ся основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволен­ных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответ­ственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри по алфа­виту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хра­нятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внут­ри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окон­чания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необхо­димые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформлен­ные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетель­ствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность ра­ботники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно ре­комендовать документы включать в дело в следующей последователь­ности:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копии);

- характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут до­бавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведе­ний о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую доку­ментацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а ко­нечной - дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном поло­жении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.

- приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

- о служебном положении - приказ руководителя организации о пе­реводе;

- об образовании - документы учебных заведений (диплом, аттес­тат, удостоверение, свидетельство);

- об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному со­ставу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкла­дывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием с какой целью и по чьему распоря­жению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журна­ле должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке (фор­ма № Т-2) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по зап­росу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руко­водства организации.

Выдача личного дела во временное пользование учитывается по кон­трольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В конт­рольной карточке указывается когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела рас­полагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хране­ние в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индиви­дуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указани­ем на нём фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединённому делу составляется внутренняя опись включён­ных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имён и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются све­дения на это лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указыва­ется: "невостребованные трудовые книжки -... шт". При изъятии трудо­вой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хра­нения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

- учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

- учета приказов о командировании;

- учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

- учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и явля­ется документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 3 года.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кад­ровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтоже­нию, имеющего типовую форму.

Для удобства при определении сроков хранения документов в при­ложении к книге дана таблица основных документов по личному составу со сроками их хранения. Таблица составлена на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, ми­нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" и вышедших в 1994-1995 гг. ведомствен­ных перечней: "Перечня документов со сроками хранения, образующих­ся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и уч­реждений его системы" и "Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения".

Учитывая особую значимость кадровой документации 21 марта 1994 г. Председателем Правительства РФ В.С.Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по лич­ному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения со­хранности документов по личному составу...

1 Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, вклю­чать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспе­чения учета и сохранности документов по личному составу...

2 Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осу­ществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения."

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обя­зательно должны быть включены пункты по работе с кадровой докумен­тацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадро­вой документации.

ГЛАВА 10 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ И РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

10.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА

Организация приёма посетителей -одна из важнейших функций служ­бы делопроизводства. Первое впечатление о фирме (учреждении) скла­дывается именно от уровня организации приёма.

Организация приёма зависит от категории посетителей:

I сотрудников своей организации;

II сотрудников других организаций;

А) по предварительной договоренности

Б) прибывших внезапно

III посетителей по личным вопросам.

Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организа­цию приёма всех, обратившихся в фирму. Секретарь руководителя орга­низует приём посетителей только руководством.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должно­стным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Для приёма сотрудников организации по текущим вопросам жела­тельно иметь установленные часы и дни, что является основой рацио­нального планирования рабочего дня руководителя. К пришедшим на приём сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приёме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:

- фамилию, имя, отчество;

- организацию, которую он представляет и его должность;

- по какому вопросу;

- было ли назначено время приёма;

Часто посетитель, представляясь секретарю, вручает ему свою ви­зитную карточку, которая содержит необходимые данные о нём.

Выяснив цель посещения, секретарь может сразу направить посети­теля к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.

Если посетитель будет принят руководителем, о нём докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нём. Иногда секре­тарь подбирает и передаёт руководителю необходимые для разговора документы.

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: