Порядок применения Перечня-2ОО1 и Перечня-2ООЗ

При хранении бухгалтерских документов для определения сроков хранения следует руководство­ваться гл. 7 "Бухгалтерский учет и отчетность" разд. III "Финансы" Перечня-2001. Пунктом 2 Поло­жения о порядке применения Перечня-2001, утвер­жденного также постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38, зафиксировано, что нормы Пе­речня обязательны к исполнению как в государст­венных, так и в негосударственных организациях независимо от их формы собственности и отрасле­вой принадлежности, а также видов носителей до­кументов, образующихся в делопроизводстве.

Согласно п. 3.4 указанного Положения произ­вольное изменение (снижение) сроков хранения до­кументов, указанных в Перечне-2001, не допускается.

Предусмотренная Перечнем-2001 отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), указанная со сроками хранения конкретных видов документов, означает, что в отличие от других документов временного срока хранения отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержа­нию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность. В связи с этим последние отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности этих доку­ментов после окончания делопроизводственного (календарного) года. Отметка "До минования на­добности" означает, что документы имеют ограни­ченное практическое значение (например, правила, инструкции, полученные из других организаций). По мере их использования или отмены они отби­раются к уничтожению.

В Перечне-2001 указаны сроки хранения доку­ментов с учетом принадлежности организаций к ис­точнику комплектования государственных архивов:

- в графе 3 - для учреждений, организаций, предприятий, являющихся источниками комплек­тования государственных архивов, а также для ор­ганизаций и предприятий негосударственной формы собственности;

- - в графе 4 - для учреждений, организаций, предприятий, не являющихся источниками ком­плектования государственных архивов. К ним отно­сятся организации (как правило, вспомогательного и обслуживающего характера), у которых документы не подлежат выборочному (видовому или группо­вому) приему в соответствии с решениями органов и учреждений государственной архивной службы.

Отнесение организаций к являющимся или не являющимся источниками комплектования госу­дарственных архивов определяется учреждениями государственной архивной службы.

Ранее субъекты хозяйствования Республики Беларусь для определения сроков хранения доку­ментов руководствовались в основном Перечнем типовых документов, образующихся в деятельно­сти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указа­нием сроков хранения, утвержденным начальни­ком Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988 (далее по тексту -Перечень-1988).

Изменение сроков хранения документов было введено Законом РБ от 04.01.2000 № 352-3 "О вне­сении изменений и дополнений в некоторые зако­нодательные акты Республики Беларусь", который внес дополнения в подп. "б" п. 1 ст. 8 Закона РБ от 20.12.1991 № 1323-ХИ "О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь". В связи с этим с 2000 г. организациям необходимо обеспе­чивать в течение 10 лет сохранность документов, отражающих финансово-хозяйственную деятель­ность плательщиков налогов, согласно устанавли­ваемому Правительством РБ перечню таких до­кументов или же в течение 3 лет после проверки правильности исчисления, полноты и своевремен­ности уплаты налогов.

В соответствии с п. 5 Положения о порядке применения Перечня-2001 не применяются ста­тьи разделов 1.1-1.3, 2-4, 9 части первой Переч­ня-1988. В то же время не утратили юридической силы разделы этого Перечня, отсутствующие в Перечне-2001. Поэтому при руководстве норма­ми Перечня-1988 необходимо учитывать положе­ния Закона № 1323-ХП, предусматривающие со­блюдение 10- или 3-летнего срока хранения документов.

Постановлением Совета Министров РБ от 09.11.2001 № 1641 Правительство поручило МНС утвердить перечень документов, отражающих фи­нансово-хозяйственную деятельность плательщи­ков налогов, который и был принят постановле­нием МНС РБ от 30.05.2003 № 63.

В то же время следует отметить, что Пере­чень-2003 вступает в некоторое противоречие с Перечнем-20р1. Так, например, в соответствии С Пе­речнем-2001 годовые отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки хранятся постоянно, а в соответствии с Перечнем-2003 -в течение 10 или 3 лет после проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов. Заметим, что такое положение характерно для многих позиций Перечня-2003. Поэтому со вступлением в действие постановления от 30.05.2003 № 63 при хранении документов необходимо учиты­вать "объединенные" требования по срокам хране­ния, предъявляемые Госкомархивом и МНС.

Исчисление сроков хранения документов начи­нается с 1 января года, следующего за годом окон­чания документов делопроизводством.

Например, исчисление сроков хранения всех до­кументов (в т.ч. бухгалтерских), заведенных в ян­варе - декабре 2002 г. и законченных делопроизвод­ством в 2002 г., началось с 1 января 2003 г.

Рассмотрим порядок соблюдения сроков хранения по документам с установленными сроками хранения

в течение 10 или 3 лет после проверки правильности полноты исчисления, полноты и своевременности уп­латы налогов.

Допустим, дело было заведено в январе 2001 г., к 1 января 2002 г. оно былозакончено делопроиз­водством. Срок хранения дела начался 1 января 2002 г. Если в течение 10 лет в организации не бу­дет проведена комплексная налоговая проверка и ведомственная ревизия, то дело может быть уничтожено начиная с 1 января 2012 г. Если, на­пример, налоговая проверка и ревизия прошли в ап­реле 2003 г., то трехгодичный срок начинает ис­числяться с 1 января 2004 г., а уничтожать это дело можно начиная с 1 января 2007 г.

Сроки хранения документов

В настоящее время следует учитывать сроки хранения, закрепленные в двух перечнях - 2001-го и 2003 г., поэтому ниже в таблице представим их объединенный вариант:

 

Наименование документов по бухгалтерскому учету и отчетности	Основание (статьи перечней)
Документы постоянного срока хранения
Годовые отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельно­сти, приложения и объяснительные записки к ним	452.1 Перечня- 2001
Годовые отчеты о выполнении планов финансирования (исполнении финансовых смет) и документы к ним	453.1 Перечня-2001
Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности	454 Перечня-2001
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и объяснитель­ные записки к ним	457 Перечня-2001
Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты)	458 Перечня-2001
Паспорта зданий и сооружений	475 Перечня-2001
Лицевые счета по учету уставного и резервного фондов, долгосрочных финансовых вложений	489 Перечня-2001
Книги регистрации открытых лицевых счетов аналитического учета	495 Перечня-2001
Мемориальные документы по уставному и резервному фондам, долгосрочным финансо­вым вложениям	496 Перечня-2001
Документы сроком хранения 75 лет
Лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы	473 Перечня-2001
Расчетно-платежные ведомости по заработной плате хранятся 75 лет при отсутствии лицевых счетов	464 Перечня-2001
Лицевые счета по вкладам граждан (75 лет после закрытия счета)	492 Перечня-2001
Мемориальные и кассовые документы по вкладам граждан (75 лет после закрытия счета)	498 Перечня-2001
Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью граждани­на (приказы, распоряжения, постановления суда, заявления и др.)	517 Перечня-2001
Документы, хранящиеся в течение 10 или 3 лет после проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов
Квартальные отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) дея­тельности, приложения и объяснительные записки к ним	115 Перечня-2003
Квартальные отчеты о выполнении планов финансирования (исполнении финансовых смет) и документы к ним	116 Перечня-2003
Документы по учету государственных внебюджетных и бюджетных целевых фондов (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряже­ния банков, мемориальные банковские ордера и др.). Необходимо соблюдать дополни­тельное условие, оговоренное ст. 459 Перечш-2001: 3 года при условии завершения ре­визии', после проведения налоговой проверки	119 Перечня-2003, 459 Перечня-2001
Квартальные отчеты о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ	120 Перечня- 2003 460 Перечня-2001
Первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, приложения к ним (кассовые, бух­галтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.). Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 462 Перечня-2001: 3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки	122 Перечня- 2003 462 Перечня-2001
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям. Необходимо соблюдать условие, оговоренное ст. 463 Перечпя-2001: выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведе­ния налоговой проверки и при условии завершения ревизии	123 Перечня-2003
Расчетно-платежные ведомости по заработной плате (в соответствии со ст. 464 Перечня-2001 при отсутствии лицевых счетов - 75 лет)	124 Перечня-2003
Документы о выплате пособий, пенсий, листов нетрудоспособности по социальному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения)	125 Перечня-2003 465 Перечня-2001
Сведения и переписка об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, удер­жаниях из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании матери­альных ценностей и других вопросах	126 Перечня-2003 466 Перечня-2001
Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, оборотные ведомости. Не­обходимо соблюдать условие, оговоренное ст. 467 Перечня-2001: 3 года при условии за­вершения ревизии и после проведения налоговой проверки. В случае возникновения спо­ров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения	127 Перечня-2003 467 Перечня-2001
Документы по проведению взаимозачетов задолженности (справки, сведения, реестры)	128 Перечня-2003 468 Перечня-2001
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.). Необ­ходимо соблюдать условие, оговоренное ст. 469 Перечня-2001: 3 года при условии заверше­ния ревизии и после проведения налоговой проверки. В случае возникновения споров, разно­гласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения	129 Перечня-2003 469 Перечня-2001
Паспорта оборудования. Необходимо соблюдать условие, оговоренное ст. 477 Перечня-2001: 3 года после ликвидации основных средств, проведения налоговой проверки	133 Перечня-2003 477 Перечня-2001
Справки на оплату учебных отпусков	134 Перечня-2003 478 Перечня-2001
Больничные листы	135 Перечня-2003 479 Перечня-2001
Исполнительные листы	136 Перечня-2003 480 Перечня-2001
Акты проверки кассы	137 Перечня-2003 482 Перечня-2001
Документы по открытию и закрытию расчетных, текущих и других счетов, по оформле­нию полномочий на распоряжение ими (заявления, справки, письма, карточки). Необхо­димо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 487 Перечня-2001: 3 года после закрытия счета клиента, проведения налоговой проверки	138 Перечня-2003 487 Перечня-2001
Лицевые счета, карточки, книги и журналы аналитического учета по балансовым и вне-балансовым счетам	140 Перечня-2003 490 Перечня-2001
Лицевые счета по реконструкции и строительству объектов недвижимости. Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 493 Перечня-2001: 3 года после за­вершения реконструкции и строительства, проведения налоговой проверки	143 Перечня-2003 493 Перечня-2001
Мемориальные документы по реконструкции и строительству объектов недвижимости. Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 497 Перечня-2001: 3 года после завершения реконструкции и строительства, проведения налоговой проверки	146 Перечня-2003 497 Перечня-2001
Мемориальные документы, внебалансовые ордера (документы дня)	150 Перечня-2003 501 Перечня-2001
Проверочные ведомости на 1-е число месяца	151 Перечня-2003
Кассовые журналы по приходу и расходу	152 Перечня-2003 504 Перечня-2001
Подтверждения сальдо по счетам клиентов	153 Перечня-2003
Инвентарные карточки, книги и журналы учета основных средств, малоценных и быст­роизнашивающихся предметов. Необходимо соблюдать дополнительное условие, огово­ренное ст. 506 Перечня-2001: 3 годи после ликвидации основных средств, проведения налоговой проверки	154 Перечня-2003 506 Перечня-2001
Описи инвентаризации предметов хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроиз­нашивающихся предметов и хозяйственных материалов	155 Перечня-2003 507 Перечня-2001
Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)	156 Перечня-2003 508 Перечня-2001
Документы по списанию с баланса имущества, пришедшего в негодность (копии прика­зов, акты, списки и др.)	157 Перечня-2003 509 Перечня-2001
Гарантийные письма	158 Перечня-2003 511 Перечня-2001
Журналы, книги регистрации кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений	159 Перечня-2003 512 Перечня-2001
Договоры, соглашения, контракты (хозяйственные, операционные, трудовые). Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 513 Перечня-2001: 3 года после исте­чения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии	160 Перечня-2003 513 Перечня-2001
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей. Необ­ходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 514 Перечня-2001: 3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки	161 Перечня-2003 514 Перечня-2001
Реестры договоров	162 Перечня-2003 515 Перечня-2001
Образцы подписей (материально ответственных лиц). Необходимо соблюдать дополни­тельное условие, оговоренное ст. 516 Перечня-2001: 3 года после увольнения матери­ально ответственного лица, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии	163 Перечня-2003 516 Перечня-2001
Оперативная информация об осуществлении корреспондентских отношений с ино­странными банками	165 Перечня-2003 521 Перечня-2001
Документы об открытии корреспондентских счетов (договоры, сведения, переписка и др.). Необходимо соблюдать дополнительное условие, оговоренное ст. 522 Перечня-2001: 3 года после проведения налоговой проверки; договоры - по истечении срока их действия	166 Перечня-2003 522 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 25 лет
Мемориальные и кассовые документы по ссудам индивидуальных заемщиков (заявки, справки, обоснования и др.). Документы хранятся 25 лет после закрытия лицевого счета	500 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 10 лет
Документы по учету операций с иностранной валютой и приложения к ним (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемо­риальные банковские ордера и др.). Документы хранятся 10 лет после закрытия счета	461 Перечня-2001
Переписка о передаче операций из одних банков в другие	486 Перечня-2001
Лицевые счета по учету долгосрочных кредитных операций	491 Перечня-2001
Мемориальные и кассовые документы по операциям с иностранной валютой (извеще­ния, требования, справки и др.). Документы хранятся 10 лет после закрытия счета	499 Перечня-2001
Протоколы заседаний комиссий по списанию сумм с баланса на убытки	510 Перечня-2001
Сведения об остатках денежных средств на счетах распорядителей средств в банках (с грифом "Конфиденциально")	523 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 3 года после проведения налоговой проверки
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	455 Перечня-2001
Переписка об организации бухгалтерского учета и отчетности	456 Перечня-2001
Карточки взаимных расчетов с бюджетом	470 Перечня-2001
Карточки учета доходов	471 Перечня-2001
Журналы регистрации исполнительных листов	481 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 5 лет
Карточки текущих счетов распорядителей кредитов и кассовых расходов	472 Перечня-2001
Переписка о кредитно-расчетном обслуживании клиентов	484 Перечня-2001
Переписка о паспортизации зданий и сооружений	476 Перечня-2001
Переписка об открытии и ведении рублевых счетов юридических лиц - нерезидентов	488 Перечня-2001
Документы обследований банков по вопросам организации безналичных расчетов (справки, акты, переписка и др.)	51 8 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 3 года
Книги учета депонированной заработной платы	474 Перечня-2001
Переписка об учетно-операциошюй работе	483 Перечня-2001
Переписка о ведении оперативно-бухгалтерского учета	485 Перечня- 2001
Книги учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операциошшми работниками	494 Перечня-2001
Переписка об организации безналичных расчетов	519 Перечня-2001
Переписка о переводе остатков средств из других банков	520 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 1 год
Доверенности и заявления клиентов на получение выписок, заявления на бронирование средств	503 Перечня-2001

* Следует соблюдать не только оговорку "после проведения налоговой проверки", но и условие - после завершения ревизии, которая проводится вышестоящими и ведомственными органами.

Дополнительно нужно обратить внимание на срок хранения договоров и документов, обеспечи­вающих их исполнение.

Согласно части четвертой ст. 3 Закона РБ от 19.07.2000 №426-3 "О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным пу­тем" (с изменениями, внесенными Законом РБ от 04.01.2003 № 183-3) лица, осуществляющие финан­совые операции, должны регистрировать финансо­вые операции, подлежащие особому контролю, а также "хранить реестры, содержащие сведения о клиентах, архив счетов клиентов и первичные до­кументы по финансовым операциям в иностранной валюте с момента открытая счета клиенту до исте­чения 10 лет после его закрытия, за исключением документов (договоров, контрактов, соглашений) по сделкам в иностранной валюте, которые хра­нятся в течение 20 лет после совершения этих сде­лок". Под финансовой операцией понимаются дея­ния субъектов права со средствами независимо от формы и способа их осуществления, направленные на возникновение, изменение или прекращение свя­занных с ними гражданских прав и обязанностей, а равно удостоверение или регистрация таких деяний.

Использованную чековую книжку с корешка­ми оплаченных и испорченных чеков, а также с испорченными чеками чекодатель обязан хранить не менее 3 лет. Этот срок установлен п. 6.11 Инст­рукции по использованию чековой книжки для по­лучения наличных денег, утвержденной постановле­нием Правления Нацбанка РБ от 08.04.2003 № 72'. При закрытии счета, а также изменении наимено­вания чекодателя или номера счета чекодатель обязан вернуть в банк чековые книжки с неис­пользованными чеками и корешками, прилагая их к заявлению с указанием номеров неиспользован­ных чеков. Аналогичные нормы содержались в подп. 6.11 и 6.12 Правил использования чековой книжки для получения наличных денег, утвержден­ных постановлением Правления Нацбанка РБ от 18.05.2000 № 11.3 (в ред. постановления Нацбанка РБ от 20.04.2001 № 90).

Порядок хранения книги учета проверок (реви­зий) определен Положением о порядке сдачи юри­дическими лицами и индивидуальными предприни­мателями на хранение в архив книги учета проверок (ревизий), утвержденным постановлением Госком-архива РБ от 08.08.2001 № 39'. Книга учета прове­рок (ревизий) является документом временного (до 10 лет) срока хранения. Завершенная делопро­изводством книга учета проверок (ревизий) переда­ется в архив юридического лица, индивидуального предпринимателя по номенклатуре дел с соответст­вующей отметкой о приеме-передаче. Срок хране­ния книги учета проверок (ревизий) - 5 лет после завершения ее ведения. Этот срок зафиксирован п. 6 вышеуказанного Положения и установлен в соответствии со ст. 29 Перечня-1998 (срок хранения книги учета проверок (ревизий) определен по Пе­речню-1988, потому что в Перечне-2001 отсутствует раздел "Контроль").

По истечении установленного срока хранения книга учета проверок (ревизий) юридическим ли­цом, индивидуальным предпринимателем включает­ся в акт о выделении к уничтожению документов и дел. Уничтожение производится в том случае, если юридическим лицом, индивидуальным предприни­мателем подготовлены описи дел постоянного хра­нения и по личному составу за соответствующий хронологический период времени.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета ор­ганизации, разработанный на основе типового плана счетов, а также учетная политика организации со всеми приложениями должны храниться организа­цией не менее 5 лет после года, в котором они ис­пользовались для составления бухгалтерской от­четности в последний раз. Эта норма закреплена абзацем вторым ст. 16 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-3)".

Перечнем-2001, а также Перечнем-2003 для многих документов, в частности договоров, уста­новлен срок хранения 5 и 10 лет с примечанием: "выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой провер­ки". Это означает, что общий срок хранения доку­ментов, если прошла проверка, может быть 4 года, 5 лет и т.д. Однако следует отметить, что при под­готовке Перечня-2001 и Перечня-2003 не были уч­тены нормы части первой ст. 182 Гражданского ко­декса РБ, в которой закреплено, что иск об установлении факта ничтожности сделки и о при­менении последствий ее недействительности может быть предъявлен в течение 10 лет со дня, когда на­чалось ее исполнение. В связи с этим рекомендуем бухгалтерские документы и исполненные догово­ры хранить в течение 10 лет с момента исполне­ния сделок, чтобы доказать действительность сделки в случае предъявления обвинений.

В настоящее время посредством ПЭВМ ведутся справочные базы данных, составляются финансовые, бухгалтерские документы и т.д., поэтому следует помнить, что срок хранения подобных документов соответствует сроку хранения аналогичных доку­ментов на традиционных (бумажных) носителях. Эта норма зафиксирована частью третьей ст. 16 За­кона РБ "О бухгалтерском учете и отчетности".

Ответственность за несоблюдение законодательства в части делопроизводства
и сохранности документов

Руководитель организации обязан обеспечить контроль за соблюдением установленного порядка накопления, за сохранностью, учетом, использова­нием документов и несет ответственность за орга­низацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в соответствии со ст. 16 и 17 Закона РБ "О бухгалтерском учете и отчетности". Государст­венный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в первую очередь осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства РБ, соз­данная в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 22.12.1998 № 1947. Она же вправе привлекать руководителя и (или) главного бухгалтера к административной ответственности.

Административная ответственность предусмотре­на за ненадлежащее оформление, нарушение порядка составления, утрату или незаконное уничтожение до­кументов Кодексом РБ об административных пра­вонарушениях от 06.12.1984 № 4048-Х (в ред. За­кона РБ от 26.06.2003 Mb 212-3)*.

В соответствии со ст. 89-1 "Утрата или неза­конное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения" КоАП утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непопра­вимых повреждений влекут наложение штрафа на граждан в размере от 3 до 5 минимальных заработ­ных плат и на должностных лиц - от 5 до 20 ми­нимальных заработных плат.

Статьей 89-2 "Нарушение законодательства об архивах" КоАП также предусмотрена ответствен­ность за выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законо­дательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от пере­дачи в установленном законом случаях документов на государственное хранение - предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в раз­мере от 15 до 20 минимальных заработных плат.

Кроме того, согласно ст. 89-3 "Нарушение за­конодательства о делопроизводстве" КоАП нару­шение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении государственных стандартов в оформлении доку­ментов; несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения, - влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в раз­мере от 15 до 20 минимальных заработных плат.

Статьей 89-4 "Незаконный отказ в доступе к архивному документу" КоАП предусмотрено пре­дупреждение или наложение штрафа в размере от 5 до 20 минимальных заработных плат за неза­конный отказ должностного лица в доступе к ар­хивным документам. Ранее в соответствии с п. 2 Декрета Президента РБ от 04.08.1997 № 14 "О не­которых мерах по упорядочению экономических отношений" была предусмотрена административ­ная ответственность за уничтожение бухгалтер­ских и других документов в нарушение установ­ленных сроков их хранения, их сокрытие. Эти деяния влекли наложение штрафа на руководите­лей и (или) главных бухгалтеров юридических лиц (предпринимателей, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица) в размере до 100 минимальных заработных плат. С вводом в действие с 19 января 2002 г. Указа Президента РБ от 16.01.2002 № 40 "О дополни­тельных мерах по регулированию экономических отношений" Декрет Президента РБ от 04.08.1997 № 14 утратил силу.

Статья 151-3 "Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, уничтожение документов или их сокрытие" КоАП гласит: нарушение руководителем, главным бухгалтером или другим должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем ус­тановленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности влечет наложение штрафа в размере от 10 до 20 минимальных заработных плат. Уничтожение указанными лицами бухгал­терских и других документов в нарушение уста­новленных сроков их хранения или их сокрытие -влечет наложение штрафа в размере до 100 мини­мальных заработных плат.

Дополнительно следует отметить, что подп. "б" п. 1 ст. 8 Закона РБ от 20.12.1991 № 1323-ХП "О на­логах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь" (в ред. Закона РБ от 04.01.2003 № 183-3) закреплено, что при невыполнении требований по сохранности документов на плательщиков налогов возлагается обязанность предоставления докумен­тального обоснования полученных за проверяе­мый период доходов (прибыли), а также уплачен­ных налогов и сборов. Кроме того, согласно п. 12 ст. 9 этого же Закона за невыполнение вышеука­занного требования налоговыми органами приме­няются меры административной ответственности на должностных лиц предприятий, виновных в неполном, несвоевременном перечислении удер­жанных сумм в бюджет, в несвоевременном представлении бухгалтерских отчетов, балансов, нало­говых расчетов, деклараций и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет, - в размере от двух- до пятикратной базовой величины.

Меры административного воздействия преду­смотрены и п. 2.10 Указа Президента РБ от 16.01.2002 №40 (с изменениями и дополнениями, внесенными Указами Президента РБ от 30.08.2002 № 470 и от 27.01.2003 № 42): воспрепятствование уполномоченному должностному лицу контроли­рующего органа в проведении проверки (ревизии), в получении доступа к информационным системам и базам данных или в осуществлении им иных дей­ствий, предусмотренных законодательством, непред­ставление необходимой для проведения проверки (ревизии) информации либо документов или пред­ставление недостоверной информации, неповинове­ние законному распоряжению или требованию этого должностного лица при исполнении им служебных полномочий, а также неисполнение, ненадлежащее или несвоевременное исполнение предписания, ре­шения и иных актов контролирующего органа либо непринятие мер к устранению указанных в них на­рушений - влекут наложение штрафа на должно­стных лиц и индивидуальных предпринимателей в размере от 10 до 50 базовых величин.

Хранение документов. Все исполненные учетные документы соответствующим образом подбирают, переплетают в пачки и передают для хранения в архив бухгалтерии.

Ответственность за организацию бухгалтерского архива и сохранность находящихся в нем документальных материалов несет главный бухгалтер объединения (предприятия).

Помещение архива должно быть изолированным, обеспечено противопожарными средствами и оборудовано стеллажами и другим необходимым инвентарем.

Хранение учетных документов в архиве имеет целью обеспечить их целостность и сохранность в течение установленных сроков, а. также возможность пользования ими при проведении документальных ревизий, для осуществления анализа финансово-хозяйственной деятельности, наведения различных справок и в других необходимых случаях. Поэтому подбор документов для хранения и размещение их в архиве осуществляются так, чтобы в случае надобности нужный документ был быстро найден.

Обычно для хранения документы группируют по видам операций (кассовые, материальные, расчетные и т.д.), а затем подбирают в хронологическом порядке и переплетают в папки.

На порядок подбора и хранения учетных документов оказывает влияние и применяемая форма бухгалтерского учета. Например, при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета первичные документы, на основании которых осуществлены записи в учетные регистры (журналы-ордера и ведомости), хранятся отдельно от них. Они подбираются в папки по наименованиям и номерам журналов-ордеров, а внутри папок располагаются в порядке последовательности записи в журнале-ордере или ведомости.

Журналы- ордера и ведомости хранятся в папках, открываемых отдельно для каждого журнала-ордера или ведомости на год.

Выдача дел с документами из бухгалтерского архива в другие отделы данного объединения (предприятия) производится по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие документов по требованию судебно-следственных органов производится по их письменному запросу с разрешения руководителя объединения (предприятия). На место изъятого документа помещается его копия с указанием основания и даты изъятия подлинника или составляется специальный акт с перечислением изъятых документов.

Пропажа документов из бухгалтерского архива оформляется актом. О факте пропажи делается сообщение соответствующим органам.

 

Вопросы для самоконтроля:

 

1. Охарактеризуйте значение документов?

2. По каким признакам и на какие группы делятся документам?

3. Назовите обязательные реквизиты документа?

4. Как правильно заполнить документ?

5. Какие требования предъявляют к порядку заполнения документов?

6. В чем заключается порядок обработки документов?

7. Что называется документооборотом, какое он имеет значение и каковы условия правильной его организации?

8. Какие есть способы исправления ошибок в документов?

9. Как правильно хранятся документы?

 

Тема 8. Учетные регистры

Вопросы:

1. Назначение и классификация учетных регистров.

2. Порядок и техника записей в учетные регистры.

3. Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах.

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: