Основные сведения по выполнению работы

Теоретические сведения

Данные, представленные в виде таблиц, можно обрабатывать как средствами табличного процессора Microsoft Excel, так и средствами Системы Управления Базами Данных (СУБД) Microsoft Access. Все объекты одной базы данных Microsoft Access хранятся в одном файле типа «.mdb».

Объекты БД

Для работы с базой данных предназначены следующие объекты:

• таблицы – для хранения данных;
• запросы – для поиска, выбора и обработки данных;
• формы – для просмотра, добавления и изменения данных;
• отчеты – для просмотра, анализа и печати данных в определенном формате;
• макросы – для автоматизации работы с объектами БД.

СУБД Microsoft Access позволяет осуществлять импорт/экспорт данных из других программ (Excel, Lotus 1-2-3, Paradox и т.д.),текстовых файлов и объектов других БД.

Таблицы

Таблица – это ряд строк, в которых содержится определенный набор данных. Преимущество таблицыБД заключается в возможности гибкой и удобной обработки содержащейся в ней информации, а именно в возможности поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, отбрасывая при этом все остальные.

С таблицами связан ряд терминов, которыми неизбежно придется пользоваться. Сами таблицы часто называют базами данных (БД). Однако более корректно было бы определить базу данных как совокупность данных, сгруппированных в виде плоских двумерных взаимосвязанных таблиц. Отличительной особенностью любой базы данных является возможность группировки в одной результирующей таблице данных из разных исходных таблиц.

Каждая таблицаБД имеет свое уникальное имя, не повторяющееся внутри базы данных. Каждый столбец имеет свое имя, записываемое в верхней части таблицы. Различные таблицы могут иметь столбцы с одинаковыми именами. В отличие от столбцов, строки не имеют имен, а их количество логически не ограничено.

Запросы

Запрос – это требование на отбор (выборку) данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными.

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает (отображает, формирует) выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. Запросы на выборку также позволяют осуществлять группировку записей, поиск повторяющихся записей, вычисление итогов (сумма, количество, минимум, максимум и др.).

Запрос (в отличие от фильтра) позволяет создавать выборку из данных, находящихся как в одной, так и в разных таблицах БД.

В СУБД Access существуют и другие виды запросов (перекрестные, запросы на изменение, SQL-запросы).

Источником данных для запросов могут служить как таблицы, так и другие запросы.

Формы

Формы – это объекты базы данных, которые обычно используются для отображения данных. Источником данных для форм являются таблицы или запросы, поэтому данные в формах «связаны» с соответствующими объектами БД.

Формы служат посредником между пользователями и базой данных, поскольку позволяют отображать данные (счет-фактуру, накладные и пр.) в нужном виде (счет-фактура, накладная, квитанция и пр.).

Кроме того, формы используются для ввода и редактирования данных в таблицах БД.

Отчеты

Отчеты – это еще один способ визуализации данных из таблиц БД. Источником данных для отчета, также как и для формы, может быть таблица или запрос. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода или редактирования данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать данные и выводить их на печать.

Макросы

Макросы – это наборы макрокоманд, которые позволяют автоматизировать работу с базой данных. Также как и при работе в Excel, программный код макроса генерируется на языке VBA самой средой разработки.

Задание

Внимание! Во всех создаваемых в рамках данной работы отчетах должен присутствовать нижний колонтитул, в котором должны содержаться Ваши персональные данные, т.е. фамилия, имя, отчество и номер группы.

3.1. Создайте простой отчет Активы в ДУ на дату, построив его в режиме Автоотчета на базе одноименного запроса.

Рис.3.1. Отчет Активы в ДУ на дату, сформированный в режиме Автоотчета (фрагмент).

3.2. Отформатируйте созданный отчет, придав ему более привычный вид. Для этого:

• откройте созданный отчет в режиме Конструктора;

Рис.3.2. Отчет Активы в ДУ на дату в режиме Конструктора.

• переименуйте поля в верхнем колонтитуле (REGN, NAME_B и др.) в названия, несущие соответствующую смысловую нагрузку;
• удалите поле DT из области верхнего колонтитула;
• переместите поле DT из области данных в область заголовка;
• удалите поле для подсчета количества записей в отчете (с использованием встроенной функции Count()) из области «Примечание отчета», после чего скройте саму область;
• при необходимости, отформатируйте нужные поля.

Рис.3.3. Отформатированный отчет Активы в ДУ на дату в режиме Конструктора.

Рис.3.4. Отформатированный отчет Активы в ДУ на дату (фрагмент).

3.3. Создайте простой отчет Активы в ДУ по банку, построив его с помощью Мастера отчетов на базе одноименного запроса.

Рис.3.5. Отчет Активы в ДУ по банку, созданный с помощью Мастера отчетов.

3.4. Отформатируйте созданный отчет, придав ему более привычный вид. Для этого:

• откройте созданный отчет в режиме Конструктора;

Рис.3.6. Исходный отчет «Активы в ДУ по банку» в режиме Конструктора.

• переместите поля REGN и NAME_B из области данных и области колонтитулов в область заголовка;
• переименуйте все поля таким образом, чтобы их названия несли соответствующую смысловую нагрузку;
• при необходимости, отформатируйте нужные поля.

Рис.3.7. Отформатированный отчет «Активы в ДУ по банку» в режиме Конструктора.

Рис.3.8. Отформатированный отчет «Активы в ДУ по банку» (фрагмент).

3.5. На базе запроса «Денежные средства на дату_перекрестный» создайте с помощью Мастера отчетов отчет «Денежные средства на дату». Откройте созданный Мастером отчетов отчет в режиме Конструктора и отформатируйте его. Возможный вариант отформатированного отчета представлен на рис. 3.9.

Рис.3.9. Возможный вариант отчета «Денежные средства на дату» (фрагмент).

3.6. Для автоматизации процесса создания отчета «Денежные средства на дату» создайте макрос с именем «ДС_дата_отчет», который будет последовательно выполнять все действия, необходимые для создания отчета, а именно:

• запускать на выполнение запрос «Денежные средства на дату_1»;
• запускать на выполнение запрос «Денежные средства на дату_перекрестный»;
• открывать отчет «Денежные средства на дату»;
• закрывать окно запроса «Денежные средства на дату_перекрестный».

3.7. На базе запроса «Денежные средства по банку» создайте с помощью Мастера отчетов отчет «Денежные средства по банку». Реализуйте в отчете двухуровневую группировку:

· группировка дат (поле DT) по месяцам;

· группировка счетов 2-го порядка по трем первым буквам.

Откройте созданный Мастером отчетов отчет в режиме Конструктора и отформатируйте его. Дополнительно реализуйте в отчете расчет и отображение доли (в %) денежных средств на каждом из счетов 2-го порядка и подведение итоговых результатов. Для этого создайте в отчете вычисляемое поле и используйте Построитель выражений. Возможный вариант отформатированного отчета представлен ниже на рис. 3.10.

Рис.3.10. Возможный вариант отчета «Денежные средства по банку» (фрагмент).

3.8. Создайте Автоформу «Активы в ДУ на дату» на базе одноименного запроса.

Рис.3.9. Форма «Активы в ДУ на дату» (фрагмент), созданная в режиме Автоформа.

3.8. Откройте созданную форму в режиме Конструктора и отформатируйте ее:

Рис.3.10. Исходная форма «Активы в ДУ на дату» в режиме Конструктора.

• замените наименования полей REGN, NAME_B и др. на соответствующие наименования (рег. номер кредитной организации, наименование кредитной организации и т.д.);
• переместите поле с отчетной датой (поле DT) из области данных в область заголовка;
• добавьте в форму элементы управления Кнопка, которые будут отвечать за перемещение по записям формы, поиск нужной записи и закрытие формы.

Возможный вариант отформатированной формы представлен на рис. 3.11.

Рис.3.11. Отформатированная форма «Активы в ДУ на дату» в режиме Конструктора.

3.9. Откройте созданную форму в режиме Форма и протестируйте ее работоспособность.

Рис.3.12. Отформатированная форма «Активы в ДУ на дату» в режиме Форма.

3.10. Создайте с помощью Мастера форм форму «Активы в ДУ по банку» на базе одноименного запроса.

Рис.3.13. Форма «Активы в ДУ по банку», созданная с помощью Мастераформ.

3.11. Откройте созданную форму в режиме Конструктора и отформатируйте ее.

Рис.3.14. Форма «Активы в ДУ по банку», созданная с помощью Мастераформ.

Рис.3.15. Возможный вариант отформатированной формы «Активы в ДУ по банку».

3.12. Откройте созданную форму в режиме Форма и протестируйте ее работоспособность.

Рис.3.16. Возможный вариант работы формы «Активы в ДУ по банку».

3.11. Создайте на базе запроса «Денежные средства на дату_перекрестный» любым из рассмотренных выше способов форму с названием «Денежные средства на дату».

Рис.3.17. Возможный исходный вариант формы «Денежные средства на дату».

3.12. Откройте созданную форму в режиме Конструктора и отформатируйте ее (формат – произвольный). Возможный вариант форматирования формы представлен ниже на рис.3.18.

Рис.3.18. Возможный вариант отформатированной формы «Денежные средства на дату».

3.13. Откройте созданную форму в режиме Форма и протестируйте ее работоспособность.

Рис.3.19. Возможный вариант работы формы «Денежные средства на дату».

3.14. Для автоматизации процесса открытия формы «Денежные средства на дату» создайте макрос с именем «ДС_дата_форма», который будет последовательно выполнять все действия, необходимые для открытия формы, а именно:

• запускать на выполнение запрос «Денежные средства на дату_1»;
• запускать на выполнение запрос «Денежные средства на дату_перекрестный»;
• открывать форму «Денежные средства на дату»;
• закрывать окно запроса «Денежные средства на дату_перекрестный».

3.15. Создайте простейший пользовательский интерфейс, с помощью которого можно будет управлять работой всего приложения. Для этого создайте несколько подчиненных кнопочных форм с элементами управления Кнопка, которые будут открывать созданные в работе отчеты, формы и макросы, а также кнопочную форму «Главная», которая будет управлять работой всех этих форм.

Возможные варианты форм представлены ниже.

Рис.3.20. Возможный вид кнопочной формы «Главная».

 

Рис.3.21. Возможный вид кнопочной формы «Активы в ДУ».

Рис.3.22. Возможный вид кнопочной формы «Денежные средства».

Замечание. Для открытия формы и отчета «Денежные средства на дату» из формы «Денежные средства», представленной на рис.3.22, при нажатии на управляющие кнопки должны запускаться на выполнение соответствующие макросы «ДС_дата_форма» и «ДС_дата_отчет». При нажатии на все остальные кнопки должны просто открываться нужные форма или отчет.

Основные сведения по выполнению работы

Работа с отчетами

Отчет в СУБД MSAccess может быть создан на основе таблиц или запросов. Для формирования отчетов существует три разных способа:

• автоматически в режиме Автоотчета;
• с помощью Мастера отчетов;
• с помощью Конструктора отчетов.

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: