Функциональные возможности

Под функциональными возможностями следует понимать соответ-
ствие автоматизированной системы тем основным бизнес-функци-
ям, которые существуют или планируются к внедрению в организа-
ции. Иногда говорят о функциональной полноте предлагаемых ре-
шений. Так, если целью организации является минимизация фи-
нансовых потерь за счет оптимизации и упрощения бухгалтерского
учета, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса ведения бухгалтерского учета; если требуется достичь кон-
курентного преимущества за счет

процесса ведения бухгалтерского учета; если требуется достичь кон-
курентного преимущества за счет сокращения сроков разработки
новых видов продукции, то одно из решений может заключаться в
выборе системы CAD/САМ (САПР). Для того чтобы определить до-
статочность функциональных возможностей системы, необходимы
два компонента:

• Стратегия развития бизнеса и контекстное описание бизнеса.

• Формализованное описание деятельности предприятия. Луч-
ше всего, если это будут модели деятельности предприятия,
выполненные согласно методикам структурного анализа: ди-
аграммы согласно стандартам IDEFO или IDEF3; диаграммы
потоков данных или модели бизнес-процессов.

В идеальном случае стратегия развития бизнеса и контекстное
описание бизнеса должны содержаться в стратегическом плане ав-
томатизации предприятия. Если исходные данные для выбора систе-
мы отсутствуют, то в план выбора системы необходимо включить
этап по подготовке исходных данных для выбора системы, иными
словами, разработать Техническое задание на систему.

Как видно из общего перечня работ, для их успешного осуще-
ствления необходимо наличие и постоянное участие квалифици-
рованных специалистов из самых различных областей: информа-
ционные технологии, управление персоналом, управление пред-
приятием, планирование и многие другие. Держать такой штат в
организации, как правило, экономически нецелесообразно. По-
этому наиболее предпочтительно привлечение внешних консуль-
тантов.

В пользу этого можно привести следующие основные аргументы:

• внешний консультант обладает особыми навыками и знаниями, которых может не быть у сотрудников организации;

• даже если в организации и есть требуемые квалифицированные кадры, то они могут быть заняты решением других проблем;

• внешний консультант может показать реальное положение дел, так как он независим от организации-заказчика;

• при оказании консультационных услуг персонал заказчика перенимает определенные технические знания, проходит обучение.

Так что же реально можно получить на этапе определения по-
требностей предприятия в информационной системе?

Не касаясь стратегических планов организации, о которых до-
вольно много и подробно говорится в современных изданиях по те-
ории менеджмента, можно отметить, что вне-
шние консультанты могут оказать квалифицированные услуги и по формированию стратегии предприятия. Однако делать это лучше всего после анализа текущей деятельности.

Описание существующих бизнес-процессов и информационных
потоков предприятия, его организационной структуры и принятых
технологий работ позволяет достичь сразу нескольких целей. Во-пер-
вых, это помогает персоналу самого предприятия, особенно его
руководящему составу, лучше разобраться в работе своей организа-
ции. Во-вторых, полученные данные могут сравниваться с передо-
вым опытом различных организаций, с которыми уже работала кон-
сультационная фирма. Это позволяет более качественно подготовить
предложения по изменению и оптимизации деятельности. В-треть-
их, даже если предприятию по объективным или субъективным при-
чинам и не требуется реорганизация, структурированные материа-
лы, касающиеся деятельности организации, особенно если они пред-
ставлены в графическом виде, могут существенно облегчить после-
дующее внедрение системы автоматизации управления предприя-
тием. Кроме того, это позволяет определить, можно ли осуществить
изменения в организации после внедрения данной системы и на-
сколько легко это может быть сделано.

Реализация этих предложений может происходить до или одно-
временно с внедрением системы автоматизации управления пред-
приятием.

Наиболее просто проблема определения достаточности функци-
ональной полноты решается для систем начального и среднего уровня.
Для систем высшего уровня определяются:

• Какие типы производства может поддерживать система (разработка на заказ — представляет собой дальнейшее развитие
проектно-ориентированного производства; сборка на заказ—
предложение клиентам продукции массового производства;
работа на склад — поддержание требуемого уровня товарно-
материальных запасов в сочетании с организацией поставок
со склада; повторяющееся производство — производство, орга-
низованное в соответствии с идеологией «точно-в-срок»; про-
цессное производство).

• Поддерживает ли система управление цепью поставок. То есть
рассматривается возможность ERP-системы управлять постав-
ками, материально-техническим снабжением (логистикой) и
спросом.

• Как система поддерживает производственные поставки, а также электронные средства поставки.

• Насколько полно система управляет процессом материально - технического снабжения, а также складированием продукции и планированием ее доставки.

• Как система учитывает работу с клиентами. Требуется оценить,
как в системе поддерживается планирование спроса, автома-
тизация работы с посредниками и торговыми агентами, на-
сколько гибко осуществляется обработка заказов клиентов, а
также осуществляется учет сервисного обслуживания.