 |
Внутренний аудит системы менеджмента качества.
|
|
|
|
Подготовка организации к оценочному аудиту.
Подготовку к проведению непосредственной процедуры сертификации систем менеджмента качества необходимо начинать задолго до сертификационного аудита. Внедрение системы менеджмента качества на предприятии — процесс весьма сложный, требующий серьезной проработки и существенных временных затрат.
Этап 1 - Организация работ по созданию системы менеджмента качества
1. Предварительное знакомство высшего руководства организации с принципами и требованиями стандартов серии ИСО 9000
2. Консультации и принятие принципиального решения руководством организации о создании и документальном оформлении СМК
3. Издание приказа о разработке, внедрении и сертификации СМК
4. Обучение высшего руководства, менеджеров и уполномоченных по качеству, внутренних аудиторов
5. Проведение анализа действующей в организации на текущий момент системы качества (анализ наличия и содержания документации СМК организации, анализ функционирования СМК (процессов СМК, организационной структуры), проведение анализа соответствия действующей СМК требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008, определение границ и объема работ)
Этап 2 - Проектирование системы менеджмента качества
1. Назначение Представителя руководства по СМК, ответственного за СМК, издание приказа о назначении
2. Составление и утверждение программы внедрения СМК
3. Определение области применения СМК
4. Подготовка, обсуждение, формулирование и утверждение Политики и Целей (измеряемых) в области качества
5. Разработка общей Блок-схемы процессов
6. Переработка, уточнение и принятие организационной структуры
7. Распределение обязанностей, полномочий и ответственности персонала (анализ организационной структуры, функциональных задач и обязанностей подразделений и должностных лиц) и разработка Матрицы ответственности
|
|
|
8. Разработка документов по подразделениям организации:
- Положений о подразделениях;
- Должностных инструкций.
9. Определение структуры документации СМК и разработка Реестра документов СМК
10. Разработка Руководства по качеству, издание приказа о внедрении Руководства по качеству
11. Утверждение и издание документов СМК, издание приказа о внедрении документированных процедур системы менеджмента качества организации
Этап 3 - Внедрение системы менеджмента качества
1. Обучение персонала выполнению стандартов в соответствии с требованиями созданной СМК, в том числе обучение ведению записей по качеству
2. Апробация и внедрение разработанных документов в рамках СМК в практику организации
3. Разработка целей в области качества структурных подразделений
Этап 4 - Внутренний аудит
1. Подготовка к проведению аудита: формирование Программы внутренних аудитов и Плана аудита
2. Проведение внутреннего аудита
3. Подготовка и реализация плана корректирующих действий
4. Корректировка и доработка документов СМК на основе анализа и корректирующих действий
Этап 5 - Подготовка к сертификации и сертификация СМК
1. Издание приказа о внедрении системы менеджмента качества организации и проведении сертификации СМК
2. Выбор органа по сертификации
3. Подача заявки и заключение договора на сертификацию СМК
4. Предоставление комплекта документации в орган по сертификации
5. Сертификация СМК независимым органом по сертификации
6. Сертификационный аудит
7. Выдача сертификата
Подготовка к сертификационному аудиту по-существу начинается с определения политики и целей компании в области качества, и, конечно, выбора сертифицирующего органа.
|
|
|
Подготовка систем менеджмента качества предприятий и производств к сертификации по требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 включает в себя разработку, документальное оформление, внедрение системы менеджмента качества предприятия или производства с целью её последующей сертификации.
Для начала работ по подготовке системы менеджмента качества к сертификации, заявитель заполняет заявку (форма не разработана).
Орган оставляет за собой право при определенных условиях потребовать документы, не входящие в этот список.
Задача руководства при подготовке предприятия к сертификации систем менеджмента качества — оценить и скорректировать эти процессы в соответствии с предлагаемыми стандартами (например, серии ISO 9000).
Предсертификационный аудит качества может проводиться в согласовании с органом по сертификации или силами независимых консалтинговых и аудиторских фирм. Особое внимание при подготовке к сертификации систем менеджмента качества и проведении предсертификационного аудита должно быть обращено к анализу документации
Обучение персонала.
Стандарт ИСО 9001 предлагает нам относиться к персоналу как к важнейшему ресурсу системы, а общее требование к компетентности персонала звучит следующим образом: «Персонал, деятельность которого влияет на качество продукции, должен быть компетентным на основе соответствующего образования, подготовки, навыков и опыта
Обучение сотрудников основам менеджмента качества и связанным с ним стандартам ISO – обязательный этап создания СМК. Он необходим, прежде всего, потому, что персонал предприятия является и составной частью, и разработчиком, и пользователем СМК. Без обученного персонала невозможно ни разработать, ни внедрить, ни поддержать, ни развивать систему. Обучение персонала может осуществляться несколькими способами: с привлечением консультантов; силами высшего руководства предприятия и внутренних аудиторов.
Стандарт ГОСТ Р ИСО 10015-2007 предлагает следующую схему обучения персонала
При определении потребностей в обучении в сфере менеджмента качества необходимо учитывать такие факторы, как:
- степень подготовленности персонала,
- этап разработки СМК,
|
|
|
- требуемый уровень специалистов,
- степень участия персонала в разработке СМК.
Необходимость комплексного отношения к обучению персонала обусловлена не только требованиями самого стандарта ИСО 9001, но и необходимостью преодоления некоторых барьеров, к которым относится, в частности, негативное отношение персонала к изменениям. Обучение является одним из мягких способов вовлечения персонала в деятельность. При этом обучение должно проводиться шаг за шагом, основываясь на определении групп персонала, задействованных на каждом этапе разработки и внедрения, их потребности в обучении.
Задачи обучения в области обеспечения качества состоят в том, чтобы;
• довести до каждого работника в приемлемой для него форме политику объединения в отношении качества;
• ознакомить персонал с принципами и структурой системы качества объединения;
• обеспечить овладение персоналом знаниями, методами и навыками. необходимыми для правильного выполнения работ в соответствии с требованиями действующей в объединении нормативной, конструкторской, технологической и другой документации, в том числе документации по системе качества.
Для формирования единого подхода и понимания конкретных задач целесообразно разрабатывать целый ряд программ обучения, которые должны адаптироваться к потребностям конкретного предприятия и конкретной группы персонала.
В разработке СМК можно условно выделить несколько основных этапов работ:
- оценка степени соответствия существующей системы менеджмента требованиям МС ИСО 9001,
- определение основных процессов СМК и определение состава документации,
- разработка документации (в том числе Политики и целей в области качества),
- внедрение СМК, организация внутреннего аудита, подготовка аудиторов,
- подготовка СМК к сертификации, демонстрации соответствия.
Исходя из этого, весь персонал предприятия можно разделить на несколько групп. В первую очередь, это высшее руководство, внутренние аудиторы и ответственные разработчики документов СМК.
Последовательность обучения:
|
|
|
1. Высшее руководство;
2. Уполномоченных по качеству
3. Разработчики документации;
4. Внутренние аудиторы;
5. Руководители среднего уровня;
6. Рядовые сотрудники.
1) Главное в подготовке высшего руководства заключается в том, чтобы оно поняло основные принципы системы качества и приобрело умение принимать эффективные решения, касающееся ее разработки, внедрения и функционирования. Обучение руководителей высшего звена должно занимать ключевое место и проводиться в первую очередь. Основной целью обучения высшего руководства является ознакомление с философией менеджмента качества и требованиями ИСО 9001.
В ходе обучения высшего руководства закладываются базовые положения СМК:
· Разрабатываются основные положения Политики и целей в области качества;
· Определяется состав и структура процессов СМК;
· Разрабатывается матрица распределения ответственности и полномочий в СМК
2) Обучение целесообразно проводить на конкретных примерах с выполнением по итогам обучения курсовых работ по разработке документации СМК
3) Обучение разработчиков документации СМК проводится среди представителей подразделений и служб организации. Для группы разработчиков документации СМК проводится семинар, цель которого – обучение основным принципам менеджмента качества и детальное рассмотрение требований стандарта ИСО 9001
4) Обучение внутренних аудиторов проводится специализированными фирмами, имеющими разрешение на проведение такого обучения. Обучение внутренних аудиторов целесообразно проводить после того, как будет разработана документация СМК, которая, в свою очередь, послужит своеобразным материалом для обучения внутренних аудиторов.
На этапе внедрения документации системы менеджмента качества необходимо обучение как руководителей среднего уровня, так и рядового персонала.
Внутренний аудит системы менеджмента качества.
СМК, СЭМ, менеджмента профессиональной безопасности и охраны труда, а также системы менеджмента рисков, должны периодически подвергаться внутренним аудитам. ВА является одним из инструментов менеджмента для мониторинга и проверки результативности внедрения и функционирования системы.
Внедрив СМ, руководство организации должно интересоваться, как она функционирует, где происходят сбои в системе, и оценивать её результативность. Результаты ВА предоставляют такого рода информацию для анализа со стороны руководства организации, что позволяет разработать корректирующие действия и выявить возможности улучшения, как отдельных процессов, так и системы в целом.
|
|
|
Целью проведения ВА является проверка того, что СМ:
а) соответствует установленным требованиям,
б) результативно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.
Таким образом, объектом ВА является вся СМ, а не деятельность конкретных сотрудников организации.
А первой стороной (ВА) - это А, проводимый организацией у себя же, т.е. внутренняя проверка, требующая от организации обследования ее собственных систем, процедур и работ, чтобы удостовериться в их адекватности и соответствии. Он представляет руководству информацию о том:
• выполняются ли его приказы, распоряжения, директивы,
• так ли система действенна и результативна, как ей следует быть,
• где система даёт сбои.
Организация руководит своей внутренней проверкой и демонстрирует, что её СМ соответствует требованиям применимого стандарта.
План А - описание видов деятельности и мероприятий А. План А должен включать:
• цели и критерии А;
• объем А, включая указание должностных лиц, подразделений и процессов, подлежащих проверке;
• дату и место проведения аудита.
• время и место проведения мероприятий, связанных с аудитом, в том числе вступительного и заключительного совещаний.
Аудитор должен избегать наводящих вопросов, несущих в себе готовый ответ. Следует с осторожностью задавать вопросы, начинающиеся с «почему», поскольку в них может прозвучать критика или неодобрение. И ни в коем случае аудитор не должен задавать персонифицирующих вопросов – его задача оценка системы, а не деятельности конкретных личностей.
Вступительное совещание проводится, чтобы:
· познакомить команду аудиторов с представителями проверяемого подразделения,
· согласовать (подтвердить) план аудита,
· определить, что требуется от персонала подразделения во время проведения аудита,
· убедиться, что для аудиторов назначены сопровождающие лица,
· ответить на вопросы со стороны проверяемого подразделения.
Вступительное совещание проводится сразу после прибытия аудиторской группы в проверяемое подразделение и до начала А. На совещании присутствуют все члены аудиторской группы, руководитель и представители проверяемого подразделения. Ведёт совещание руководитель группы аудиторов. Он объясняет цели аудита, подтверждает объём и критерии аудита, а так же может объяснить методы проведения аудита и представить процедуры, в соответствии с которыми проводится проверка.
В ходе совещания руководитель аудиторской группы должен сообщить дату, время и место проведения заключительного совещания и дать возможность представителям проверяемого подразделения задать вопросы.
Блок схема проведения аудита:
1. организация проведения аудита (назначение руководителя аудиторской группы, определение целей, области критериев А, определение возможностей А, выбор аудиторской группы, установление начального контакта с проверяемой организацией);
2. выполнение анализа документов (анализ соответствующих документов СМ, включая записи и определение их адекватности, исходя из критериев аудита);
3. подготовка А на месте (разработка плана А на месте, распределение работ в аудиторской группе, подготовка рабочей документации);
4. проведение А на месте (проведение предварительного совещания, обмен информацией во время А, роль и обязанности сопровождающих и наблюдателей, сбор и верификация данных, работы с выводами по А, подготовка заключения по результатам А, проведения заключительного совещания);
5. подготовка, утверждение и рассылка отчета по А (подготовка отчета по А, утверждение и рассылка отчета)
6. завершение А
7. выполнение действий по результатам А
Системы отчетности различны в разных организациях и могут представлять собой просто набор актов о несоответствиях/замечаниях или подробное описание функционирования системы менеджмента на проверенном объекте.
Отчет (или акт) по результатам аудита составляет руководитель аудиторской группы с помощью остальных членов группы. Руководитель аудиторской группы должен нести ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.
Утверждение и рассылка отчета по аудиту должны осуществляться в соответствии с процедурой по внутреннему аудиту. Отчет по аудиту должен быть выпущен в согласованные сроки, так же он должен быть датирован, проанализирован и утвержден. Далее утвержденный отчет подлежит рассылке получателям, определенным заказчиком аудита. Отчет по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской группы, и все получатели отчета должны учитывать и обеспечивать конфиденциальность содержания отчета.
7. Анализ данных. Улучшение.
Решения основываются на анализе данных, полученных в результате измерений, и информации, собранной согласно рекомендациям международного стандарта. В этом контексте организации следует анализировать данные различных источников как для оценки деятельности в сравнении с планами, целями и другими определенными задачами, так и определения областей для улучшения, включая возможные выгоды для заинтересованных сторон.
Решения, основанные на фактах, требуют использования результативных и эффективных действий, таких, как:
· применение утвержденных методов анализа;
· применение соответствующих статистических методов;
· принятие решений и действий, основанных на результатах логического анализа, уравновешивающего опыт и интуицию.
Анализ данных может помочь установить первопричину существующих потенциальных проблем и,, способствовать принятию решений по КД и ПД, требующимся для улучшения. Для результативной оценки руководством деятельности организации в целом необходимо обобщить и проанализировать данные и информацию, полученные от всех подразделений организации.
Организация должна постоянно улучшать эффективность СМК посредством использования политики и целей в области качества, результатов аудитов, анализа данных, КД и ПД, а также анализа со стороны руководства.
Руководству следует постоянно стремиться к улучшению результативности и эффективности процессов организации скорее, чем ожидать появления проблемы, чтобы выявить возможности по улучшению. Диапазон улучшений может быть от постепенных, постоянно продолжающихся улучшений до стратегических проектов прорыва в сфере улучшения. Организации необходимо располагать процессом определения и менеджмента деятельности по улучшению. Эти улучшения могут привести к изменениям в продукции или процессах и даже в СМК или в организации.
Для обеспечения структуры деятельности по улучшению высшему руководству необходимо определить и внедрить процесс постоянного улучшения, который можно применять к процессам ЖЦП, вспомогательным процессам и другой деятельности.
Процесс постоянного улучшения необходимо использовать как средство улучшения внутренней результативности и эффективности организации, а также для повышения удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон.
Примеры входных данных для поддержки процесса улучшения содержат информацию, извлеченную из:
· Данных валидации;
· данных результатов процесса;
· данных испытаний;
· данных самооценки;
· установленных требований и обратной связи от заинтересованных сторон;
· опыта работников организации;
· финансовых данных;
· данных о характеристиках продукции;
· данных о предоставлении услуги.
Руководству следует обеспечить, чтобы изменения, вносимые в продукцию или процесс, были одобрены, распределены по приоритетам, спланированы, получили материально-техническую поддержку и управлялись в целях удовлетворения требований заинтересованных сторон, а также не превышали возможностей организации.
Высшему руководству следует обеспечить, чтобы корректирующие действия использовались как средство улучшения.
Имеется много способов установления причин несоответствий, включая анализ, проводимый отдельным лицом или группой, назначенной для разработки корректирующих действий.
Организация включает анализ первопричин, если это целесообразно, в процесс корректирующих действий. Результаты анализа первопричин следует проверить испытанием до определения и инициирования корректирующих действий.
Организация должна предпринимать корректирующие действия с целью устранения причин несоответствий, чтобы предупредить повторное их возникновение. Корректирующие действия должны соответствовать воздействию выявленных несоответствий.
Организация должна определить действия с целью устранения причин потенциальных несоответствий для предупреждения их появления. Предупреждающие действия должны соответствовать воздействиям потенциальных проблем.
Результаты оценки эффективности и результативности планов предупреждения потерь следует использовать как выходные данные анализа со стороны руководства и применять их как входные данные для модификации планов, а также как входные данные для процессов улучшения.
|
|
|
