 |
Подготовка и оформление исходящих документов
|
|
|
|
6.1. Текст исходящего документа излагается кратко, аргументировано, что обеспечивает четкое и однозначное восприятие информации, содержащейся в нем.
В ответе на документ, обращение обязательно указывается ссылка на номер и дату документа, обращения.
6.2. Каждый исходящий документ подписывает председатель Комиссии, а в случае его отсутствия - заместитель председателя Комиссии с указанием фамилии, инициалов.
6.3. Название учреждения, организации, общественного объединения в исходящих документах комиссии употребляется в именительном падеже, например:
Администрация города Луганска
Луганской Народной Республики
В документе, который направляется конкретному должностному лицу, наименование учреждения указывается в родительном падеже, а должность, фамилия - в дательном падеже, далее - инициалы, например:
Председателю
Временной избирательной комиссии по проведению Предварительного общественного голосования
П.П. Петрову
Исходящий документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово "копия" перед указанием второго, третьего, четвертого адресатов не пишется.
Адрес отмечается в правой верхней части документа.
6.4. Реквизит "Адресат" одному корреспонденту содержит полный адрес, который должен соответствовать правилам пользования почтовой связью, например:
Редакция газеты "Республика"
91000, г. Луганск, ул. Ленина, 23,
При отправке документа гражданину сначала указываются фамилия и инициалы получателя, а затем его почтовый адрес, например:
Степаненко Т.О.
кв. Якира, д. 9, кв. 45,
г. Луганск, 91000
6.5. Внесение в подписанный документ исправлений или дополнений без оговорок не допускается. В случае внесения поправки или дополнения в текст документа, должны делаться соответствующие оговорки лицом, подписавшим этот документ.
|
|
|
6.6. Телеграммы и другие исходящие документы направляются за подписью председателя комиссии, заместителя председателя Комиссии.
Отправка исходящих документов
7.1. Исходящие документы отправляет секретарь Комиссии в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Корреспонденция личного характера, не связанная с выполнением служебных обязанностей в комиссии, отправке не подлежит.
7.2. Исходящие документы изготавливаются в количестве экземпляров по числу адресатов. Копия исходящего документа обязательно остается в Комиссии.
7.3. Документ направляется или передается адресату после его регистрации в журнале регистрации исходящих документов (Приложение № 3).
В левой верхней части первого листа документа указываются регистрационный (исходящий) номер, соответствующий порядковому номеру записи в журнале регистрации, и дата отправления.
7.4. При отправке исходящих документов проверяется:
правильность оформления документа и размещения на нем всех реквизитов;
правильность указания адреса;
наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;
наличие в документе ссылки на приложения;
соответствие количества экземпляров исходного документа количеству адресатов.
7.5. Документы, направляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (пакет, бандероль) с указанием регистрационных исходящих номеров всех вложенных документов.
7.6. Если документ направляется нескольким адресатам, то изготавливается и отправляется соответствующее количество копий документа.
7.7. В журнале регистрации исходящих документов указываются дата отправления, номер исходящего документа, краткое содержание документа, адресат.
7.8. В зависимости от характера и срочности отправления документы направляются адресату по почте, спецсвязи, передаются телеграфом и тому подобное. Срочность отправления документов определяет председатель Комиссии, а в случае его отсутствия - заместитель председателя Комиссии. В случае необходимости ускорения доставки корреспонденции адресату, с разрешения председателя Комиссии, допускается выдача документов соответствующим уполномоченным лицам адресата под расписку.
|
|
|
Использование и хранение печати Комиссии
8.1. Форму печати разрабатывает, устанавливает и изготавливает Временная Избирательная Комиссия Предварительного общественного голосования.
8.2 Печать подлежит регистрации в журнале учета печатей (Приложение № 4). В журнале проставляется гриф «Для служебного пользования», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
8.3. Печать используется в комиссии для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов оригиналам.
8.4. Оттиск печати Комиссии ставится на документах Комиссии после их подписания.
8.5. Печать Комиссии должна храниться в сейфе или металлическом шкафу в помещении Комиссии.
8.6. Ответственность за правильность использования и хранения печати возлагается на председателя (в случае его отсутствия – заместителя председателя) Комиссии.
8.7. В случае утери печати, председатель Комиссии публикует в средствах массовой информации сообщения о недействительности утерянной печати Комиссии.
8.8. Печати временных участковых избирательных комиссий после подписания протокола о подсчете голосов избирателей передаются на хранение в ВрИК.
Приложение № 1
к Порядку ведения делопроизводства
Временной избирательной комиссии,
временных территориальных и участковых
избирательных комиссий,
прием и рассмотрение заявлений и жалоб
ПРОТОКОЛ
заседания временной участковой избирательной комиссии № ____
| «____» ___________ 2016 года (дата) (месяц) | № ____ |
______________________
(наименование населенного пункта)
Председатель — Ф.И.О.
Секретарь — Ф.И.О.
Присутствовали: Ф.И.О.
Повестка дня:
1. О…
2. О…
1. СЛУШАЛИ:
Ф.И.О. – краткая запись выступления
ВЫСТУПИЛИ:
Ф.И.О. – краткая запись выступления
|
|
|
РЕШИЛИ:
2. СЛУШАЛИ:
Ф.И.О. – краткая запись выступления
ВЫСТУПИЛИ:
Ф.И.О. – краткая запись выступления
РЕШИЛИ:
2.1.
2.2.
| Председатель Временной участковой избирательной комиссии | Ф.И.О. |
| Секретарь Временной участковой избирательной комиссии | Ф.И.О. |
Приложение № 2
к Порядку ведения делопроизводства
Временной избирательной комиссии,
временных территориальных и участковых
избирательных комиссий,
прием и рассмотрение заявлений и жалоб
Журнал регистрации входящих документов
| Дата поступления и входящий номер документа | Корреспондент, дата и индекс полученного документа | Краткое содержание документа | Резолюция или ответственный исполнитель | Подпись исполнителя о получении документа | Отметка о выполнении документа |
Приложение № 3
к Порядку ведения делопроизводства
Временной избирательной комиссии,
временных территориальных и участковых
избирательных комиссий,
прием и рассмотрение заявлений и жалоб
|
|
|
