Элементы процесса организации

 

Организация как процесс состоит из ряда стадий (подпро­цессов), которые реализуются в организационной деятельно­сти. На вопрос, «На какие элементы распределяется процесс организации?» Г. Эмерсон ответил так: «Для успешного выполнения какой-либо работы нужно иметь:

1) определенный план или идеал;

2) организацию такого характера, которая способна до­стигнуть и выполнить требования идеала;

3) наличие людей, материалов, машин и механизмов, которые дают возможность организации достигнуть и выполнить задания;

4) компетентных руководителей, которые заставят органи­зацию при наличии указанных людей и средств достиг­нуть поставленного идеала» [Эмерсон, 1931. С. 21].

Развивая эти положения, один из ведущих пропагандистов научной организации труда П. Керженцев в книге «Принци­пы организации» выделил и сформулировал семь элементов процесса организации [Керженцев, 1968. С. 35].

1. Цель (в чем состоит цель или задание работы?).

2. Тип организации (какая форма организации является наиболее подходящей для выполнения намеченной ра­боты?).

3. Методы (какими организационными методами можно добиться намеченной цели?).

4. Люди (с помощью каких лиц и при использовании ка­кой людской силы будет производиться работа?).

5. Материальные средства (какие материалы нужны для выполнения работы? Какие орудия нужно применять для обработки материала по намеченным методам?).

6. Время (в течение какого времени работа может и долж­на быть выполнена? Сколько времени потребуется на выполнение каждой отдельной операции? В какой по­следовательности должны быть проведены все опера­ции, на которые можно расчленить данную работу?).

7. Контроль (каким образом вести учет работы и органи­зовать действенный контроль за ее выполнением?).

Системный подход основан на положении, что любая ПХС как объект управления представляет собой социотехническую систему, состоящую из взаимосвязанных частей и переменных различной природы и входящую в состав более крупной си­стемы — общества. Таким образом, предприятия, учреждения, организации и т. п. — это социальные системы, которые орга­низованы для достижения определенной цели. Достижение этой цели является одновременно исполнением одной из фун­кций еще более широкой системы — общества. Отсюда вытекает, что при организации процесса реализации общесистем­ных целей необходимо знать характер отношений между час­тями системы и интегрировать отдельные части и функции в единую систему, все элементы которой способствуют достиже­нию общесистемных целей.

Эволюция организационных структур от линейных до про­граммно-целевых отражает реализацию системного подхода к функции организации. Сущность такого явления состоит в том, что в окружающем мире нет полностью идентичных объектов в силу разнообразия внешнего окружения и внутрен­него развития объектов. Отсюда и организационные структу­ры так же разнообразны, как и организационные системы.

 

Субъекты организации

 

Субъектами организации в любых социальных системах являются менеджеры (руководители) разных уровней иерар­хии. При этом объем и содержание организационной деятель­ности существенно различаются по уровням иерархии (рис. 9).

 

Функции	Уровни
	верхний	средний	нижний
Планирование
Организация
Фактическое использование
Контроль

 

 

Рис.9. Место функций организации в совокупности функций управления

 

Работа руководителя составляет часть процесса организации, поскольку требует выбора, использования и совершенствования определенных организационных форм; составления общего плана работы; объединения людей; руководства работы; согласования отдельных частей организации и отдельных работников, контроля работы. Успех работы руководителя, результат зависят от того, как подобраны исполнители той иной работы, четко ли поставлены цели и задачи, составлен ли план и определена последовательность его выполнения. Руководитель должен уметь оценивать обстановку, условия и имеющиеся ресурсы, распределять работу между исполнителями, выбирать методы воздействия и контроля выполнения работы.

Можно выделить:

· организаторов производства — руководителей различных (верхних и нижних) уровней управления (бригадир, ма­стер, старший мастер, начальник участка, смены, цеха) организующих труд коллектива работников, т. е. понятие «организатор производства» употребляется для подчер­кивания ответственности руководителя любого уровня, любого ранга за результаты производственной деятель­ности предприятия, объединения, отрасли;

· организаторов управления — руководителей, организу­ющих работу аппарата управления, его работников и оказывающих воздействие на процесс производства через аппарат управления. Руководитель предприятия, учреждения, так или иначе связанный с процессом про­изводства, выступает как организатор производства и как организатор управления (например, начальник цеха, производства, директор предприятия). Чем выше уро­вень управления, тем в большей мере руководитель вы­ступает как организатор убавления. В этом качестве он должен уметь организовать работу аппарата управления постоянно нацеливать его на решение актуальных задач, принимать меры по повышению квалификации подчи­ненных, заботиться об улучшении условий их труда. Для этого ему необходимы знания теории и организации управления, экономики, права, делопроизводства, социо­логии и психологии управления, передовых методов работы. Чтобы учить других, как работать, организатор управления должен пополнять свои знания, показывать пример организованности, рационального использова­ния рабочего времени.

П.М. Ерманский (1920) так определил основные функции руководителей.

1. Руководящая (на основе заранее разработанного плана распределения работ между сотрудниками, контроль и непосредственное управление процессом выполнения работ).

2. Исполнительно-техническая, или производственная, фун­кция — непосредственное руководство производствен­ным процессом.

3. Информационная (обеспечивает своевременность и рав­номерность работы).

4. Учетно-распределительная (снабжение средствами и материалами для работы, включая и регулирование ра­бочей силы).

5. Функция согласования усилий и направлений деятель­ности.

6. Функция обследования (анализ внешних условий деятельности).

 

Лекция 6. Организация управления

 

Понятие «организация управления» включает создание, образование системы управления или внесение прогрессивных изменений в построение и порядок функционирования ранее образованной действующей системы управления. При этом сама ПХС выступает и как исходная предпосылка, и как ре­зультат управления. С одной стороны, управляющее воздей­ствие в сложных иерархически построенных системах может иметь организованный характер в случае, если оно направле­но на создание какой-либо новой подсистемы, изменение строения или функционирования нижестоящих управляющих звеньев. С другой стороны, процесс управления, возникающий уже на этом уровне, осуществляется в рамках определен­ной ПХС, поэтому ни одна из категорий — «организация» или «управление» — не является первичной по отношению к дру­гой, они дополняют друг друга. Организация управления осу­ществляется путем организационного проектирования, реорганизации или ликвидации действующих систем, рационали­зации управления.

Улучшение организации управления достигается благодаря повышению организованности системы управления, ее упоря­дочению. Система управления организована, если:

ü определены границы системы, т. е. установлено, сколько, и каких подсистем, образующих элементов она включает, какие другие элементы того же класса из имеющихся их множеств отнесены к другим системам;

ü определены переменные (характеристики) образующих элементов и путем наложения ограничений на значение каждой переменной установлены допустимые соотношения возможных значений переменных;

ü предписаны образ действий каждого элемента и схема их взаимодействия.

Управление организуется с помощью определенных методов, любой субъект управления по отношению к вышестоящему выступает объектом управления. I

Полная упорядоченность системы управления достигается комплексным применением организационных методов управле­ния: регламентирования, нормирования, инструктирования. Это позволяет упорядочить представления о том, какое управля­ющее звено и что должно делать, как, каким образом и в ка­кие сроки. Однако для создания реально действующей, а не формальной организации необходимы также экономические и со­циально-психологические методы управления. Структура управ­ления не может быть приведена в действие, если не будет до­полнена схемой должностных окладов, позволяющих принять на обусловленные структурой рабочие места конкретных ра­ботников с определенными деловыми и личными качествами. Изменения, происходящие во внешней среде, могут нарушать пропорциональность в организации системы, соответствие между ее элементами и, в частности, соотношение между ее управляющей и управляемой частями. Это требует повышения степени организованности системы, т. е. ее развития, осущест­вления своевременной организационной перестройки. Послед­няя должна обеспечивать управляемость системы — способ­ность достигать цели управления, укладываясь в заданное вре­мя и ограничения по ресурсам.

Совершенствование организации системы управления пред­полагает:

ü более четкую постановку целей перед звеньями управле­ния;

ü установление согласованности критериев оценки деятель­ности звеньев разных уровней и повышение действеннос­ти стимулов, побуждающих к слаженным действиям;

ü улучшение формирования объектов и системы управле­ния, обеспечивающее концентрацию производства и компетентность руководства;

ü выбор рациональных форм организации управления, со­вершенствование структуры системы, распределение в ней обязанностей, прав, ответственности;

ü разработку эффективных методов, программ и алгорит­мов, обеспечивающих высокое качество решения задач управления, а также рациональные правила работ по функциям управления;

ü внедрение высокопроизводительных операций и процес­сов обработки информации, документооборота, основанное на современной компьютерной и организационной технике;

ü установление научно обоснованного режима труда адми­нистративно-управленческого персонала, повышение культуры управления.

Наука управления и, в частности, теория организации обу­словливают комплексный подход к организации системы управ­ления, функционирования всех основных её элементов и их взаимосвязей. Важнейшим ресурсом совершенствования и развития системы управления (субъекта управления) и объекта управления (ПХС) является синергия — свойство организаци­онной системы получать в результате согласованной деятель­ности своих элементов более высокий конечный результат, чем сумма результатов их индивидуального функционирования. Эффект синергии, полученный за счет непосредственно управ­ленческих действий, называют «управленческий синергизм».

Логику менеджмента, учитывающего фактор синергии, мож­но представить в виде следующей схемы: учет синергии как свойства организации ®оценка синергического потенциала организации ®принятие управленческого решения, учиты­вающего значение синергического потенциала организации ®получение организацией синергического эффекта®рост эффективности организации. Возрастание эффективности организации за счет использования своего синергического потенциала происходит как по параметру экономии ресурсов на единицу производимого продукта, так и по параметру достижения цели (целей).

Использование синергического эффекта в качестве управленческого ресурса в процессе принятия управленческого решения может в определенной степени снять ограничение, рациональности, если использовать методику оценки синергического потенциала организации. Степень рационально управления в режиме синергического менеджмента повышается, что обеспечивает рост эффективности организации.

Наряду с ресурсом синергии ПХС располагают и другими фактически не ограниченными ресурсами управления, та! ми как самоорганизация — функционально дифференцированная, целенаправленная коллективная деятельность люд при минимальном упорядочивающем воздействии извне. Происходит это в виде когерентного, согласованного взаимодействия элементов самой системы, что обеспечивается благодаря взаимопониманию, установившемуся между людьми. То, что на уровне индивида есть целевое поведение, на более общем уровне выступает как самоорганизация соответствующей системы.

Й. Шумпетером была отмечена определенная самостоятельность самоорганизующегося объекта управления относительно субъекта управления. Например, он обратил внимание на такой результат предпринимательства, как самопроизволь­ный перевод самоорганизующегося объекта в еще более неравновесное состояние при попытках повышения уровня его организованности со стороны субъекта управления. Это зна­чит, что саморазвитие объекта возможно против воли субъек­та управления (например, предпринимателя или менеджера).

Самоорганизация ПХС имеет ряд преимуществ перед орга­низовыванием. Преимущество самоорганизации заключается, прежде всего, в том, что она побуждается объективными пред­посылками функционирования конкретной системы, которые не всегда улавливаются субъектом управления. Способность ПХС к самоорганизации свидетельствует о ее жизнеспособно­сти, способности к самодвижению, изменениям при переходе от одних состояний к другим, способности менять свою струк­туру и, в конечном счете, повышать уровень своей организованности, а следовательно, и управляемости. К тому же самоорганизация генетически выступает как первичный атрибут по отношению к организовыванию, так как последнее всегда связано с целерациональной деятельностью, что при принятии организационных решений бывает не всегда (например, принятие управленческого решения на основе интуиции вопреки

икс расчетов).

Несомненно, в ПХС самоорганизация выступает в единстве организовыванием как функцией субъекта управления. В этом случае развитие ПХС существенно зависит, во-первых, соотношения этих процессов, а во-вторых, от того, насколь­ко организовывание соответствует внутренней природе объек­та управления, объективным потребностям ее развития.

Соответственно, если исходить из управленческой дихото­мии «организация — самоорганизация», можно выделить два типа управления:

1) организацию (точнее, организовывание) — управленче­ское воздействие на объект со стороны субъекта управ­ления (классическое управление);

2) самоорганизацию (на практике реализуется как само­управление) — слияние субъекта и объекта управления в единое целое.

Как нам представляется, соотношение организации и само­организации — решающий параметр для характеристики управления, так как все остальные факторы (открытость — закрытость, либерализм — авторитаризм, делегирование пол­номочий и т. п.) в управлении являются либо следствием осу­ществляемой в организации политики соотношения органи­зации — самоорганизации, либо условием осуществления этой политики (например, делегирование полномочий). В частно­сти, ориентация менеджмента на самоорганизацию ПХС требует соблюдения в повседневной практике как минимум сле­дующих условий: присутствия в системе мотивации персонала значительного гуманистического компонента, последователь­ного осуществления гуманистических принципов, соблюдения прав и свобод человека, учета индивидуальных предпочтений членов организации.

Согласно постулатам синергетики управление процессами развития открытой нелинейной системы (к которым относится и ПХС) может быть эффективным только тогда, когда внешнее управляющее воздействие согласовано с внутренними свойствами объекта и выводит его на собственные тенденции развития. Физики называют это резонансным воздействием. Основой его является ориентация не на силу управляющего воздействия, а на согласованность с собственными тенденциям эволюции системы. Эффективно управлять значит инициировать, выводить объекты управления на собственные линии развития.

В данном случае речь идет о потенциальной возможности для каждой организации гармонизировать управляющее воздействие со стороны субъекта управления с внутренним самоуправлением организации (рис. 10).

 

 

 

Вопросы и задания для повторения

1. В чем заключается сущность организации как функции управления?

2. В чем специфика трактовки организации как процесса и явления?

3. Укажите элементы процесса организации.

4. Сформулируйте суть организаторской деятельности в управлении.

5. Что включает в себя организация исполнительной деятельности.

6. В чем заключается системный подход к функции организации?

7. Кто является субъектами организации в социальных системах?

8. Что включает в себя организация управления, и каковы факторы ее

эффективности?

9. Почему системный подход к исследованию организации в современном

его толковании тесно связывают с самоуправляемыми процессами

систем?

 

Практические задачи

№ 1

Ознакомьтесь со списком работ, которые осуществляются в деятельности малого бизнеса (на примере магазина) систематически.

 

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: