 |
Контроль как основа осуществления процесса проектирования
|
|
|
|
Организационное проектирование не может стартовать на «пустом месте». Для его осуществления необходима базовая информация, получаемая вследствие осуществления процесса контроля.
Контроль – это процесс выявления проблем (проблемных ситуаций). Он предполагает использование качественных и количественных показателей для оценки состояния предприятия.
Объектами контроля на предприятии могут быть:
– предприятие в целом;
– отдельные подразделения (группы людей);
– производственный процесс;
– отдельная стадия производственного процесса или отдельная операция;
– процесс управления предприятием и организационная структура;
– готовая продукция;
– сырье, материалы;
– оборудование;
– технология.
Предметом контроля является состояние и поведение объекта. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения необходимых корректив.
Субъектами контроля могут быть как внешние физические и юридические лица (государственные органы, кредиторы, акционеры, инвесторы и т. д.), так и само руководство организации, причем в той или иной мере контроль осуществляется всеми уровнями управления. Наконец, контроль осуществляют и рядовые работники фирмы. Для эффективного осуществления процесса организационного проектирования необходимы данные контроля различных субъектов за состоянием как предприятия в целом, так и его частей или элементов.
В функцию контроля входят:
– сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений предприятия;
– сравнение результатов с плановыми показателями;
– выявление отклонений;
|
|
|
– анализ причин отклонений и разработка мероприятий, необходимых для устранения этих отклонений.
Таким образом, контроль непосредственно связан с такими управленческими функциями, как учет и планирование. Контроль как процесс включает несколько этапов.
Этап 1. Установка стандартов. Этот этап предполагает определение эталонных, нормативных характеристик состояния и поведения объекта контроля. Он осуществляется в процессе создания плана предприятия.
Показателями могут выступать:
1) в отношении денежных потоков:
– коэффициент финансовой устойчивости;
– коэффициент ликвидности;
– коэффициент достаточности основных средств;
– размер прибыли (валовой и чистой);
– размер выплат по кредитам;
– среднегодовой доход и т. д.;
2) в отношении трудовых потоков:
– производительность труда;
– фонд заработной платы;
– текучесть кадров;
– коэффициент интенсивности использования рабочего времени;
– коэффициент общего оборота рабочей силы;
– среднесписочная численность работников и т. д.;
3) в отношении материальных потоков:
– среднегодовая стоимость основных фондов;
– фондоемкость;
– фондоотдача;
– размер материальных запасов;
– фондовооруженность;
– коэффициент износа;
– среднегодовая стоимость материальных запасов;
4) в отношении информационных потоков:
– коэффициент интенсивности информационных потоков;
– объем поступающей информации;
– коэффициент документооборота и т. д.;
5) в отношении энергетических потоков:
– энергоемкость;
– коэффициент использования энергии и т. д.
Кроме данных показателей, значение которых определяется предприятием, как правило, самостоятельно, в качестве эталонных показателей выступают нормы и нормативы, оговоренные в инструкциях, стандартах и контрактах. В отношении функционирования организационной структуры предприятия такие параметры задаются показателями эффективности структуры (которые будут более подробно рассмотрены ниже). Наиболее существенные и легко контролируемые из них – скорость принятия решений и количество управленческих ошибок. В плане предприятия устанавливают также объекты и методы осуществления самого контроля и его периодичность. Например, основными объектами контроля производственной деятельности являются:
|
|
|
– качество поступающих материалов и сырья;
– качество готовой продукции;
– соблюдение технологии правил техники безопасности;
– производственная дисциплина;
– объем выпуска продукции;
– состояние оборудования;
– объем сбыта продукции;
– уровень складских запасов;
– уровень кадрового обеспечения производства;
– инновации;
– экологический контроль;
– соблюдение санитарно-гигиенических норм;
– состояние основных фондов и т. д.
Этап 2. Выявление и анализ отклонений. Данный этап предполагает выполнение следующих действий:
– сопоставление с эталонными характеристиками конкретных характеристик контролируемых объектов или процессов. Данные конкретные характеристики могут быть заданы учетной информацией или выявлены в процессе специально осуществляемых проверок;
– выявление и анализ отклонений. Выявляют причины отклонения, масштаб и степень отклонения и возможные негативные последствия данного отклонения.
Этап 3. Разработка программы действий по преодолению возникающего отклонения. На этом этапе должно быть определено, какой концепции в отношении возникшего отклонения будут придерживаться руководители организации. При этом должен быть выбран один из трех возможных курсов действия:
п е р в ы й возможный курс действий состоит в том, чтобы не предпринимать специальных мер для устранения возникшего отклонения. Он используется, если отклонение воспринимается как положительное (выпуск продукции сверх запланированного объема), как несущественное или временное. В отношении функционирования организационной структуры предприятия этот курс действий предполагает отсутствие каких-либо корректив;
в т о р о й возможный курс действий состоит в том, чтобы устранить возникшее отклонение с помощью специальных мер. В отношении организационной структуры он означает, что структура должна корректироваться;
|
|
|
т р е т и й возможный курс действий предполагает изменение эталонных показателей, запланированных стандартов. Он используется тогда, когда возникшее отклонение существенно и вследствие сложившихся обстоятельств устранить отклонение объективно невозможно. Например, кризис августа 1998 г. привел к столь существенным изменениям внешней среды, что предприятия должны были пересмотреть свои планы и стандарты. В отношении организационной структуры этот способ действий означает пересмотр планируемых значений показателей эффективности структуры.
Различные объекты контроля предполагают использование разных методик его осуществления. Контроль того или иного объекта не является самоцелью, а служит средством идентификации проблемных ситуаций.
Данные контроля тесно связаны с переменными целеполагания (устанавливающими цели организации), переменными учета и переменными прогноза. Контроль фиксирует целевое значение для всех важных показателей, описывающих состояние объекта управления.
Показатели учета фиксируют реальное состояние объекта управления, используемое в процессе контроля. Показатели учета базируются на сведениях бухгалтерского и управленческого учета. Если контрольный показатель показывает, как должно быть, то учетный показатель – как есть.
Показатели прогноза отражают благоприятное и неблагоприятное воздействия внешних субъектов (изменение поведения поставщиков и потребителей). Каждый из этих показателей может иметь либо количественную, либо качественную форму, а также ту и другую. Использование данных контроля в процессе проектирования организационных систем предполагает выполнение процедуры, которая
включает:
1) определение списка значимых показателей для описания состояния объекта и (или) субъекта управления;
2) определение целевых значений для каждого показателя на основе дерева целей предприятия;
3) определение нормативных значений каждого количественного показателя и желаемых значений каждого качественного показателя, которые фиксируются как контрольные;
4) определение для каждого качественного показателя шкалы измерения; чем более подробна шкала, тем выше ее качество;
5) определение списка переменных прогноза (тех показателей, которые связаны с воздействием внешних субъектов). Переменные прогноза также должны иметь шкалу;
6) определение величины показателей учета.
|
|
|
