Локальная нормативная база кадрового делопроизводства

1?. Локальные документы, предусмотренные действующим законодательством (штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; графики отпусков, сменности, дежурств; документы, устанавливающие порядок обработки и защиты персональных данных работников и др.).

Действующий ТК РФ требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

● Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

● Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.

● Инструкция по технике безопасности.

● Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

● График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно,не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).

● График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.

● Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

2?. Документы, имеющие рекомендательный характер (положение о персонале; положение о материальном и ином поощрении; должностные инструкции; положение о структурном подразделении). Факультативные локальные нормативные акты:

· положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;

· должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;

· инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;

· альбом форм документов по учету кадров;

· положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;

· положение о персонале;

· коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

3?. Документы, фиксирующие и отражающие состояние персонала организации. Документы, оформляющие отношения с работниками и содержащие информацию о них:

· трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;

· далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;

· личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;

· трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

4 ?. Анализ состояния штатного расписания организации. Штатное расписание– перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974). Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации "О внесении изменений в штатное расписание".

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура -- это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности.

Анализ штатного расписания позволяет отследить изменения в штатном расписании за выбранный период времени. Должность, количество ставок и размер окладов выделяется в периоде когда произошло изменение. Также можно отобразить сотрудников, занимающих эти должности в эти периоды, количество занимаемых ставок. Кроме того выводится количество вакантных ставок.