 |
Ошибки ввода данных и их исправление
|
|
|
|
Если в ячейку введены неверные данные или программа не может определить значение формулы, то Excel выдаст сообщение об ошибке, которое отобразится в этой ячейке. Знание кодов или значений ошибок поможет вам устранить ошибку и ввести в ячейку правильные данные. Ниже приводятся коды ошибок, разъяснение их значений и способы исправления.
§ #####. В ячейку введена слишком длинная числовая константа или результат не помещается в ячейку. Для исправления этой ситуации увеличьте ширину столбца.
§ #ДЕЛ/0!. Деление на ноль. Если в ячейку введена формула, например, =В5/В6, в которой выполняется операция деления, то это сообщение означает, что в ячейке В6 находится ноль. Исправьте содержимое ячейки В6.
§ #ЗНАЧ!. Недопустимый тип аргумента. Если в ячейке В5 в приведенном выше примере содержится текст, а не число, то программа не может определить результат. Исправьте содержимое ячейки В5.
§ #ИМЯ?. Неверное имя диапазона или имя функции. Возможно, в имени диапазона вместо двоеточия в качестве разделителя стоит другой символ. Исправьте имя диапазона. Если неверно введено имя функции, то замените его, выбрав правильное имя из списка функций.
§ #Н/Д. Неопределенные данные. Вы пытаетесь использовать в расчетах данные, которые еще не введены в ячейки. Для устранения этой ошибки введите нужные данные в соответствующие ячейки.
§ #ПУСТО!. Неверно используется оператор диапазона или ссылка на ячейку. Например, если формула в качестве аргумента содержит два диапазона, не отделенных друг от друга точкой с запятой, то Excel будет искать общие для двух диапазонов ячейки. Если общих ячеек не обнаружится, будет выдано это сообщение. Отделите один диапазон от другого, вставив между ними точку с запятой.
|
|
|
§ #ССЫЛКА!. Неверная ссылка на ячейку. В формуле используется ссылка на несуществующую ячейку. Проверьте и исправьте ссылку на ячейку.
§ #ЧИСЛО!. Ошибка в вычислениях. При выполнении расчетов в формуле используется недопустимое число или числовой аргумент.
§ Циклическая ссылка. Если в ячейке находится формула со ссылкой на эту же ячейку, то Excel не сможет вычислить результат и выдаст сообщение о наличии циклической ссылки. Например, в ячейку Н17 введена формула =СУММ(Н3:Н17) вместо формулы =СУММ(Н3:Н16). Тогда на экране откроется диалоговое окно, объясняющее ошибку и пути ее исправления. В строке состояния при этом появится сообщение Цикл: Н17. Для устранения циклической ссылки в нашем примере проще всего отредактировать содержимое ячейки Н17, заменив в формуле Н17 на Н16.
В MS Excel существует возможность получения дополнительной информации об ошибках с помощью кнопки Источник ошибки на панели зависимостей. Панель зависимостей вызывается на экран только через систему меню
С ервис/За в исимости/ П анель зависимостей.
Сохранение электронной таблицы
Электронная таблица в Excel сохраняется так же, как и любые другие данные при работе на персональном компьютере в файле на диске. Отличие состоит в том, что файл в Excel называется рабочей книгой и имеет начальное имя (см. 2.1.). Таким образом, переименовать и сохранить книгу в Excel – значит, присвоить имя файлу и сохранить его на диске. Если вы сохраняете электронную таблицу в первый раз, то выберите в меню команды Ф айл/Сохранить к ак¼.
Упражнение 28. Переименование и сохранение рабочей книги
1. Выберите в строке меню Ф айл/Сохранить к ак¼.
2. В появившемся диалоговом окне Сохранение документа откройте папку Мои документы (обычно эта папка открывается одновременно с окном Сохранение документа).
3. Найдите поле для ввода имени файла (И мя файла:). Введите имя файла, например, Кражи-2001.
|
|
|
4. Нажмите кнопку Сохранить. Рабочая книга сохранится на диске с новым именем (Кражи-2001).
5. Если вы продолжите работу с этой книгой, то вам понадобится снова сохранить ее на диске. Теперь для сохранения книги под тем же именем достаточно выполнить Ф айл/ С охранить.
Совет: Удобно хранить свои данные в своей папке. Поэтому, создайте в папке Мои документы новую папку, дайте ей имя, например, ЮД-101А (юристы, группа 101А) и сохраните файл Кражи-2001 в папке ЮД-101А.
Контрольные вопросы
1. Как очистить диапазон ячеек?
2. Как отредактировать содержимое ячейки?
3. Из каких элементов состоит формула в Excel?
4. Какие способы ввода формул вы знаете?
5. Как скопировать формулу?
6. Как отменить ввод формулы?
7. Из каких элементов состоит функция в Excel?
8. Как вставить функцию СРЗНАЧ?
9. Перечислите категории функций Excel.
10. С чего начинается ввод формулы и функции в Excel?
11. Как пользоваться палитрой функций?
12. Что означает и как исправляется ошибка вида #####?
13. Что означает и как исправляется ошибка вида #ССЫЛКА!.?
Практическое занятие № 4.
Форматирование электронной таблицы
Цель работы: придать электронной таблице профессиональный вид.
Содержание работы:
3.4.1. Основные понятия и правила форматирования электронной таблицы.
3.4.2. Открытие книги Excel.
3.4.3. Изменение ширины столбцов и высоты строк.
3.4.4. Форматирование ячеек.
Методические указания и упражнения
Основные понятия и правила форматирования электронной таблицы
Основные понятия форматирования электронной таблицы
Итак, ввод исходных данных, формул и функций в электронную таблицу завершен. Электронная таблица создана, но ее внешний вид оставляет желать лучшего, работать с такой таблицей неудобно, а уж о том, чтобы вставить ее в отчет и думать нечего. Заголовок таблицы слишком длинный, ширина столбца С явно недостаточна для названий хозяйств, в столбце D значения вычислены со слишком высокой точностью и т.д. Для того, чтобы исправить все эти недостатки и придать электронной таблице профессиональный вид, в Excel применяются различные инструменты и способы форматирования. Форматирование позволяет выполнять следующие действия:
|
|
|
§ изменять ширину столбцов и высоту строк;
§ изменять размер и начертание шрифта;
§ располагать данные в ячейках справа, слева или по центру;
§ устанавливать форматы данных: процентный, денежный, формат даты и другие;
§ заключать всю таблицу и отдельные части таблицы в рамку;
§ выделять всю таблицу и отдельные части таблицы различными цветами и многое другое.
Основные правила форматирования электронной таблицы:
§ форматирование не влияет на содержимое ячеек, оно касается только представления данных;
§ форматирование можно выполнять до создания электронной таблицы, в процессе разработки или после создания таблицы;
§ при выполнении действий по форматированию таблицы параметры форматирования можно задавать командами меню Фор м ат, командами контекстного меню и кнопками панелей инструментов;
§ применять команды форматирования можно как к отдельным ячейкам, так и к любым диапазонам ячеек электронной таблицы, которые должны быть предварительно выделены.
В последующих упражнениях с помощью форматирования будем улучшать внешний вид созданной нами электронной таблицы Кражи-2001, но сначала выполним упражнение по открытию рабочей книги.
Открытие книги MS Excel
Для того чтобы начать сеанс работы в Excel и выполнить форматирование электронной таблицы, нужно открыть файл, в котором сохраняется таблица.
|
|
|
