Элементы базы данных ACCESS

В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:

Таблицы. В базе данных информация хранится в виде дву­мерных таблиц. Помимо создания таблиц вручную можно импортировать таблицы из других систем управления базами данных, баз данных типа клиент/сервер (таких как Microsoft SQL Server) и систем управления электронными таблицами (Microsoft Ехсеl). Базу данных Access можно связать с таблицами баз данных других приложений, фай­лами электронных таблиц, форматированными текстовыми файлами и таблицами, хранящимися в другой базе данных Access.

Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных, соответствующих некоторому критерию. Выборка данных может производиться одновременно из 16 таблиц. При создании запроса можно указать таблицы, в которых будет производиться выборка данных, указать те поля таблиц, которые должны быть включены в результат запроса, и указать условие отбора данных. В запрос можно включить до 255 полей (столбцов). Условие отбора определяет то, какие данные будут выбраны из таблицы в результате запроса.

Формы. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таб­лицах или запросах в более удобном для восприятия виде. При по­мощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, из­менять и удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты.

Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Access позво­ляет использовать различные форматы отчетов и вклю­чать в них иллюстрации. Возможности отчетов в Access намного превосходят возможности отчетов других систем управления базами данных. Отчеты, как и формы, позволяют включать процедуры обработки со­бытий, написанные на языке Access VВА.

Модули. Модули содержат Access VВА код, используемый для написа­ния процедур обработки событий, таких как нажатие на кнопку в форме или отчете, для создания функций настройки, используемых в формах, отчетах и запросах, для автоматического выполнения опера­ций над объектами базы данных и программного управления опера­циями, которыми нельзя управлять с помощью макросов. Другими словами, добавление VВА кода дает возможность создавать полные ба­зы данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и многи­ми другими возможностями.

Свойства таблиц Access

Информация в базе данных представляется в виде двумерной таблицы, строки которой называются записями, а столбцы полями. Термины запись и поле используются при обсуждении таблиц, а термины строка и столбец — при обсуждении результатов выполнения запросов.

Свойства таблицы Access определяют параметры таблицы в целом. За­полнение свойств не является обязательным. Чтобы открыть окно свойств таблицы в режиме конструктора, следует выбрать кнопку «Свойства» (Ргорегties) на панели инструментов. Каждая таблица имеет 5 свойств:

Описание (Description). Определяет необязательный комментарий, со­держащий описание таблицы в окне базы данных. Чтобы увидеть опи­сание таблицы, активизируйте ее и выберите команду «Вид, Таблица» (View, Details) или нажмите кнопку «Таблица» (Details) на панели ин­струментов. Это описание является полезным для словаря данных, ко­торый используется для баз данных документов и приложений.

Условие на значение (Validation Rule). Определяет требования к дан­ным, вводящимся в поля записи. Используется для обеспечения це­лостности и непротиворечивости данных. Это свойство применяется ко всем полям таблицы.

Сообщение об ошибке (Validation Text). Позволяет указать текст сооб­щения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве «Условие на значение» (Validation Rule).

Фильтр (Filter). Определяет подмножество записей, выводящихся по­сле применения фильтра к таблице.

Порядок сортировки (Order Ву). Определяет порядок сортировки за­писей в таблице.

В бланке таблицы можно установить следующие свойства полей таблицы:

Имя поля (Field Naте). Определяет имя поля в таблице. Имя поля должно удовлетворять соглашениям об именах объектов (набор правил, ограничивающих допустимые имена объектов Access). Имена объектов должны содержать не более 64 символов и могут включать любые комбинации букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки «.», восклицательного знака «!», квадратных скобок «[» и «]». Отметим, что имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы. Каждое поле таблицы должно иметь уникаль­ное имя, но в различных таблицах можно использовать одинаковые имена полей. Хорошим тоном считается отказ от включения в имя поля пробелов и замена их на знаки подчеркивания «_». Имя поля не должно быть очень длинным, особенно, если будут создаваться мак­росы или модули, использующие это поле.

Тип данных (Data Туре). Определяет тип данных, выбираемый из рас­крывающегося списка. В каждое поле допускается ввод данных толь­ко одного типа. В таблицах Access можно использовать следую­щие типы данных:

1. «Текстовый» (Text),

2. «Поле МЕМО» (Memo),

3. «Числовой» (Number),

4. «Дата/Время» (Date/Time),

5. «Денежный» (Currency),

6. «Счетчик» (AutoNumber),

7. «Логический» (Yes/No),

8. «Поле объекта ОLЕ»(ОLЕ Object),

9. «Гиперсвязь» (Hyperlink),

10. «Мастер под­становок» (Lookup Wizard).

Описание (Description). Определяет текст, содержащий описание поля таблицы. Этот текст выводится в строке состояния при добавлении или изменении данных в поле.

Ключевое поле (Primary Key). Чтобы сделать поле ключевым, выделите его и нажмите кнопку «Ключевое поле» (Primary Key) на панели ин­струментов.

Остальные свойства поля зависят от его типа данных и являются необяза­тельными. Свойства поля, не включенные в бланк таблицы, заполняются в нижней части окна конструктора таблицы. Значение некоторых свойств выбирается из раскрывающихся списков, значения других свойств вводят­ся с клавиатуры. Вкладка «Общие» (General) содержит основные свойства поля. Во вкладке «Подстановка» (Lookup) можно задать поведение поля в форме.

В следующем списке приведены свойства полей таблицы, устанавливаемые на вкладке «Общие» (General):

Размер поля (Field Size). Определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных «Текстовый» (Техt) или «Числовой» (Number). Если свойство «Тип данных» (Data Туре) имеет значение «Текстовый» (Техt), то значением свойства «Размер поля» (Field Size) должно быть целое число в диапазоне от 0 до 255. По умолчанию задается размер 50. Если свойство «Тип дан­ных» (Data Tуре) имеет значение «Числовой» (Number), то размер поля выбирается в раскрывающемся списке. Свойство «Размер поля» (Field Size) не задается для полей с типами данных «Дата/Время» (Date/Time), «Логический» (Уes/Nо), «Денежный» (Сurrеnсу), «Поле МЕМО» (Меmо), «Поле объекта ОLЕ» (ОLЕ Оbject) и «Гиперсвязь» (Нуреrlink).

Формат поля (Format). Позволяет указать форматы вывода текста, чи­сел и дат на экран и на печать. Можно оставить формат, выбранный автоматически (исключая тип «Текстовый» (Техt)), выбрать формат в раскрывающемся списке или ввести пользовательский формат. В любом случае формат поля не оказывает влияние на его значение, но влияет на отображение значения поля. Это свойство не задается для полей объектов ОLЕ.

Число десятичных знаков (Decimal Р1асеs). Определяет число десятич­ных знаков, используемое при отображении чисел. Это свойство зада­ется только для полей с типом данных «Числовой» (Number) и «Денежный» (Сurrenсу). Как и свойство «Формат поля» (Format), свой­ство «Число десятичных знаков» (Decimal Р1асеs) влияет на формат вы­вода значения поля, но не оказывает влияния на значение поля.

Маска ввода. Задает строку символов, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля «Телефон», позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы:

+_(___) ___-__-__.

Для этого необходимо в поле Маска ввода записать формулу:

+9(999) 999-99-99,

где 9 – код, допускающий только цифровые символы.

Подпись (Сарtiоп). Указывает текст, который выводится в подписях, присоединенных к элементам управления, создаваемых путем пере­носа с помощью мыши из списка полей, и который выводится для таблицы или запроса в заголовке столбца в режиме таблицы. Длина текста подписи может достигать 2048 символов, причем, в отличие от имени поля, можно использовать любые знаки пунктуации (кроме *).

Значение по умолчанию (Dеfаи1t Vа1ие). Позволяет указать значение, автоматически появляющееся в поле при создании новой записи. Например, в поле с типом данных «Дата/Время» (Date/Time) можно вводить по умолчанию текущую дату. Это свойство не задается для полей с типом данных «Счетчик» и полей объектов ОLЕ (ОLЕ object).

Условие на значение. Определяет требования к вводи­мым данным. Значение этого свойства представляет собой выраже­ние, в зависимости от значения которого может быть выдано сооб­щение об ошибке. Это свойство не задается для полей с типом дан­ных «Счетчик», «Поле МЕМО» (Memo) и полей объектов ОLЕ (ОLЕ object).

Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сооб­щения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве «Условие на значение».

Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязатель­ного ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые значения в этом поле не допускаются. Свойство «Обязательное поле» ключевого поля должно иметь значение «Да» потому, что Access не допускает пустых значений в ключевых полях.

Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк. Если свойства «Обязательное поле» и «Пустые строки» имеют значение «Да» (Yеs), то при добавлении новой записи необходимо ввести в это поле хотя бы один символ. Пустая строка («») и значение Null — это не одно и то же. Это свойство можно определить только для полей с типом данных «Текстовый» (Техt), «Поле МЕМО» (Mеmo) и «Гиперсвязь» (HyреrLink).

Индексированное поле. Определяет индекс, создаваемый по одному полю. Это свойство может иметь значения: «Нет» (индекс не создается), «Да, допускаются совпадения» (в индексе допускаются повторяющиеся значения) и «Да, совпадения не допускаются» (повторяющиеся значения в индексе не допускаются) и не задается для полей с типом данных «Поле МЕМО» (Меmo) и полей объектов ОLЕ (ОLЕ object).

Новые значения. Определяет способ изменения значений поля счетчика при добавлении новых записей. Это свойство может принимать следующие значения: «Последовательные» — значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи и «Случайные» — поле счетчика в новой записи получает псевдослучайное значение типа «Длинное целое». Обычно значение «Случайные» используется в реплицируемых базах данных для присвоения записям таблиц, содержащихся в различных репли­ках, уникальных идентификаторов. Свойство «Новые значения» задается только для полей с типом данных «Счетчик».

Отношения между таблицами

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответ­ствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют по­лем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое по­ле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной.

Существует четыре вида отношений:

1. Один-к-одному. За­пись в таблице «А» (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в таблице «В» (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах, свя­занных отношением «один-к-одному», ключевые поля должны быть уникальными (в этих полях не допускаются повторяющиеся данные).

2. Многие-к-одному. Одной записи в таблице «А» может соответствовать одна запись в таблице «В», а одной записи в таблице «В» - несколько записей в таб­лице «А». В таблице «В» ключевое поле должно быть уникальным.

3. Один-ко-многим. Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. Каждой записи в таблице «А» могут соответствовать не­сколько записей в таблице «В», а запись в таблице «В» не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «А». В таб­лице «А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отноше­нием «один-ко-многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие-к-одному» таблиц «В» и «А».

4. Многие ко многим. Одной записи в таблице «А» могут соответствовать несколько записей в таблице «В», а одной записи в таблице «В» несколько запи­сей в таблице «А». В этом случае не требуется уникальности ключе­вых полей таблиц «А» и «В». Этот вид отношения используется для связывания таблиц, имеющих только внешние ключи.

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: