 |
Рекомендации по определению целей
|
|
|
|
Московский физико-технический институт
(государственный университет)
Кафедра «Системной интеграции и менеджмента»
Учебно-методическое пособие
По подготовке и проведению практических (семинарских) занятий
В рамках курса «Управление корпорациями и КИС»
Автор: ктн Захарушкин В.Ф.
Рекомендовано для использования в качестве учебного пособия Ученым советом факультета общей и прикладной физики МФТИ
АННОТАЦИЯ
В пособии освещаются вопросы, рассматриваемые на проводимых практических (семинарских) по учебному курсу «Управление корпорациями и КИС». Большое внимание уделяется выбору студентами направлений для разработки проектов, которые по мере завершения должны быть представлены к обсуждению и защите. Представлен большой перечень нормативно-справочной и учебной литературы по изучаемой дисциплине.
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. ВВЕДЕНИЕ.. 4
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ОБУЧЕНИЯ.. 5
3. Анализ эффективности систем документационного обеспечения управления и деятельности организаций (ПРОЕКТ-1). 7
4. Разработка системы менеджмента информации (проект-2) 12
5. Разработка системы менеджмента информационных ресурсов (ПРОЕКТ-3). 17
6. Разработка системы "Менеджмента знаний" (проект-4). 22
7. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ.. 28
8. СПИСОК РЕКОМЕНДОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ... 30
ВВЕДЕНИЕ
Настоящее учебно-методическое пособие предназначено для студентов Московского физико-технического института (государственного университета), выполняющих практические занятия в рамках учебного курса «Управление корпорациями и КИС» по магистерской программе выпускающей кафедры «Системной интеграции и менеджмента».
|
|
|
Настоящие практические (семинарские) занятия предоставляют студентам сведения:
· о возможных направлениях интеграционных проектов в области информационных технологий;
· о составе и методах решения задач при построении информационных систем;
· о методике презентации и защите проектов.
Целью практических занятий является:
· ознакомление с методикой разработки проектов по тематике информационных технологий;
· выбор интересующего студента направления проектирования;
· исследование и разработка проекта на основе конкретных исходных данных;
· презентация и защита проекта.
Для успешного завершения практических занятий студенту необходимо:
· ознакомиться с материалами настоящего учебно-методического пособия;
· выбрать интересующее направление проектирования;
· получить требуемые для проектирования исходные данные;
· выполнить проектирование и оформить его результаты;
· доложить (провести презентацию) результаты своего проектирования публично.
По завершении практических (семинарских) занятий студенты получат навыки:
· разделения крупных информационных проблем на информационные задачи;
· анализа информационных подсистем;
· проектирования технологических процессов обработки информации;
· представления и защиты проектов.
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ОБУЧЕНИЯ
Практические занятия предполагают выполнение следующих этапов:
1. ознакомление с программой и методикой проведения практических (семинарских) занятий;
2. выбор студентом направления информационного проектирования из предлагаемых в настоящем учебно-методическом пособии или другого по согласованию с преподавателем;
3. выбор и получение исходных данных для проектирования (анализа) информационных процессов (консультации преподавателя);
4. непосредственно процесс проектирования (анализа) информационных процессов (консультации преподавателя);
|
|
|
5. подготовка презентации (отчёта) о выполненном проекте (консультации преподавателя);
6. публичное проведение презентации и защита проекта.
Первый этап предусматривает самостоятельное ознакомление студента с материалом настоящего учебно-методического пособия и разъяснение его положений преподавателем на семинарских занятиях.
Второй этап предусматривает самостоятельную работу по выбору направления информационного проектирования. Преподаватель оказывает консультационную помощь.
Третий этап предполагает выбор студентом конкретного прикладного приложения проектируемой системы и детализованных исходных данных на основе реально существующей или гипотетической информационной системы. Предпочтительным является выбор информационной системы, в работах над которой студент принимает участие в рамках НИР на базовом предприятии. Как правило, каждый студент выполняет самостоятельный проект. В отдельных случаях, по согласованию с преподавателем, проект может выполняться коллективно группой из 2-3 студентов. Преподаватель оказывает консультационную помощь.
Четвёртый этап предполагает непосредственно процесс информационного проектирования по выбранному проекту – студент выступает в роли менеджера проекта. Преподаватель оказывает консультационную помощь.
Пятый этап предполагает оформление студентом результатов своего проектирования и подготовку к презентации. Преподаватель оказывает консультационную помощь.
Шестой этап предполагает непосредственно презентацию выполненной студентом работы (проекта), его коллективного обсуждения и защиты результатов студентом-автором.
Анализ эффективности систем документационного обеспечения управления и деятельности организаций (ПРОЕКТ-1)
Порядок организации и функции участников проведения работ
Менеджер, ответственный за проект, определяет эффективность и качество всей работы, поэтому он должен: владеть навыками системного проектирования; уметь проводить работы по технологиям групповых форм принятия решений; знать специфику организации, характеристики ее внешнего окружения; быть коммуникабельным, способным руководить группами, имеющими высокий инновационный потенциал.
|
|
|
Менеджер до начала работ определяет, уточняет и корректирует:
· цели работ;
· общие и частные задачи;
· план и график проведения работ;
· перечень рабочих технологий и используемых методов; нормативно-техническое обеспечение видов работ;
· разрабатывает критерии оценки качества, полученных результатов;
· порядок оформления результатов работ.
Работы, выполняемые менеджером проекта, оформляются документально как раздел «Предпроектный анализ и планирование».
Рекомендации по определению целей
Учитывая специфику организации, цели Проекта-1 работ должны быть индивидуализированы и конкретизированы. Приступая к разработке целей, следует проанализировать:
· структуру управления организации и тенденции её изменения;
· качество организации управления, выявить факторы, ускоряющие (или тормозящие) процесс самоорганизации структур;
· выявить факторы, повышающие дезорганизацию данной системы в организации, критериальную базу для оценки эффективности системы документационного обеспечения управления, и развития информационных технологий, а при отсутствии таковой, разработать ее для предполагаемой системы информационного менеджмента.
Цели организаций, находящихся в состояниях явного успеха, потери успеха, кризиса, начала подъема, естественно, будут различны. Поведение организаций или фирм в этих ситуациях описаны в теории и практике менеджмента, поэтому их стоит учитывать, формируя цели анализа документационных систем управления.
Среди общих целей, подлежащих обсуждению и отбору, можно рекомендовать:
· повышение эффективности деятельности организации путем совершенствования системы документации на основе сформулированной критериальной базы;
· оптимизация системы документационного обеспечения управления организации;
· анализ информации и технологий, обеспечивающих максимальную прибыль и устойчивое развитие - трансформация систем документации и документооборота в этом направлении;
|
|
|
· разработка стратегии внедрения современных информационных технологий;
· сокращение издержек и повышение эффективности системы документационного обеспечения деятельности фирмы;
· определение направлений и объемов финансирования для внедрения систем автоматизации обработки, документов и информации.
Порядок определения задач
Менеджер проекта после уточнения целей работ по Проекту-1 определяет перечень стоящих задач, согласовывает их по срокам выполнения и определяет порядок информационного взаимодействия с ответственными лицами в организации.
Результаты этого этапа работ оформляются в виде "Плана работ", содержащего общую цель, перечень задач, сетевого графика работ, сроками их выполнения, этапами и информационными связями (кто, кому, когда представляет информацию).
3.4. Технологии и план выполнения работ по Проекту-1
3.4.1. В целях сокращения затрат ручного труда в информационных процессах, повышения эффективности использования электронно-вычислительной техники разработаны и активно применяются на практике унифицированные системы документации (УСД), являющиеся рационально организованными комплексами взаимоувязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности. Особое место в документационном обеспечении управления организацией занимает унифицированная система управления организационно-распорядительной документации (УСОРД): комплекс стандартов, инструктивных и методических материалов по их применению, устанавливающих правила, положения и требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач данного рода. Стандарты вводят единообразие в оформление документов, определяют необходимый состав реквизитов со строгим закреплением за ними обязательного места (См. Список рекомендованной литературы, раздел 1).
Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов (УФД) различного функционального назначения содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).
3.4.2. Для достижения целей, определенных ранее, могут быть запланированы следующие виды работ:
· анализ состава документов и документооборота (подробная количественная характеристика состава документационных потоков; изучение маршрутов движения документов; изучение комплексов документов, сопровождающих выполнение основных функций организации);
· анализ постановки делопроизводства (организационное построение, функции и структура делопроизводственной службы организации; регистрация документов; организация контроля исполнения документов; группировка документов в делах; оперативное и архивное хранение документов; справочная служба по документам);
|
|
|
· анализ форм документов (взаимосвязь и использование форм документов; повторяемость показателей и движение реквизитов в документах).
Источниками сведений служат, нормативные материалы по делопроизводству; учетно-справочные материалы канцелярии, секретариата и делопроизводственных служб в структурных подразделениях учреждений; номенклатуры дел и сами дела; документы, находящиеся в процессе создания и обработки; отчеты о работе аппарата управления; инструкция о выполнении отдельных видов работ и заполнении документов и др.
Кроме этого, важнейшим источником информации являются личные наблюдения и беседы с сотрудниками организации.
При обследовании целесообразно применять такой методический прием, как наблюдение непосредственно за документом с момента его создания (или поступления) - вплоть до его включения в дело. Его использование позволяет получить полное представление о всех процедурах работы с документами, установить логическую связь между различными этапами этой работы.
При выполнении работ рекомендуется использовать нормативно-методические документы (см. Список рекомендованной литературы, раздел 2).
3.4.3. Менеджер формирует концепцию информационного менеджмента организации с учетом ее специфики на основе моделирования деятельности организации.
Последовательность работ заключаются в следующем:
· анализируется структура документационных потоков (объем, качество, оперативность) в организации, между подразделениями внутри организации и её внешнем окружении;
· разрабатывается концептуальная модель организации с учетом системы документационного обеспечения управления и функционирования;
· разрабатываются критерии эффективности информационного и документационного обеспечения управления и функционирования организации.
|
|
|
