Построение IT- стратегии компании

В последние годы все больше компаний понимают важность стратегического управления, и нередко перед руководителем ИТ-отдела ставится задача разработать ИТ-стратегию компании. С другой стороны мне как консультанту по управлению в своей практике постоянно приходится сталкиваться, с компаниями, где развитие информационных технологий напоминает брожение в темноте без фонаря, что приводит к постоянному натыканию на стены и набиванию шишек. Например, приобретается какой-нибудь продукт по автоматизации бизнес-процессов, который хорошо разрекламирован на рынке или стоит относительно дешево. Покупают его в надежде, что он поможет решить целый ряд управленческих проблем, а на самом деле потом оказывается, что компании нужна совсем другая система. В конечном итоге тратится много средств, времени, а также нервов персонала. А результата нет.

Как правило, основной причиной проблем является именно отсутствие четко сформулированной ИТ-стратегии компании и ее увязка с целями бизнеса и смежными областями знаний, такими как бизнес-анализ и бизнес-моделирование. Они являются связующими звеньями между бизнесом и ИТ. На этом факте необходимо акцентировать внимание, т.к. грамотная ИТ-стратегия вытекает из четкого представления практических задач управления. В данной статье, приводится пример ИТ-стратегии компании с некоторыми комментариями. Этот пример может служить образцом, для формализации ИТ-стратегии любой компании и выработки взаимопонимания между ИТ-менеджерами и руководителями компании (знаем, куда идем, чего хотим, что в какой последовательности делаем, как делаем, какие ресурсы нам нужны, т.е. все то, что необходимо, «чтобы получить наибольший эффект от использования ИТ при минимуме затрат).

Основными элементами стратегии являются такие вещи, как миссия, видение, стратегическая возможность, стратегическая цель и т.д. Однако речь идет не о разработке стратегии организации в целом, а лишь об одном из ее элементов - стратегии в области ИТ, но которая, несомненно, должна быть связана с общей стратегией.

Основная цель ИТ-департамента

Современные методы и подходы в управлении ИТ любой крупной компании рассматривают ИТ-департамент как полноценное бизнес-подразделение, участвующее, как в повседневной оперативной деятельности, так и в достижении стратегических целей бизнеса. Этого требует один только факт, что мы живем уже не в индустриальную эпоху, а в эпоху информационную. Подобный вывод позволяет сформулировать основную цель ИТ-департамента:

Увеличение прибыли и капитализации компании посредством внедрения и применения современных информационных технологий и стандартов в области управления ИТ.

Эта формулировка фокусирует все заинтересованные стороны, т.е. владельцев, топ-менеджмент, весь персонал компании, который использует информационные технологии, и непосредственно ИТ-департамент, в каком направлении должны развиваться информационные технологии, чтобы принести наибольшую пользу компании. Постановка такой цели является, определяющей для разработки ИТ-стратегии, которая станет неотъемлемой частью общей бизнес-стратегии компании.

Видение

Следующий шаг - определение видения, то есть того, каким должен стать ИТ-департамент, чтобы достижение основной цели стало реальностью. Видение – это точка, в которой руководитель ИТ-департамента стремится концентрировать внимание и энергию персонала ИТ-департамента, чтобы развиваться в правильном направлении. Его можно сформулировать в виде одного емкого определения:

ИТ-департамент – надежный поставщик качественных, современных ИТ-сервисов, способствующих решению оперативных и стратегических задач других подразделений компании и бизнеса в целом.

Таким образом, будущая организация работы ИТ-департамента заключается не только в обеспечении надежного и бесперебойного функционирования всех элементов ИТ-инфраструктуры компании, а также в реализации ИТ-проектов, которые должны привести к победе в конкурентной борьбе, выйти на новые рынки или усовершенствовать сервис для клиентов компании.

Дерево целей в области ИТ компании

Чтобы основная цель ИТ–департамента, трансформировалась в конкретные проекты, которые будут способствовать ее достижению, необходимо произвести декомпозицию цели, т.е. разложить ее на небольшие и более конкретные цели. Это позволит выделить цели и последовательность их реализации, в порядке, наиболее оптимальном с точки зрения затрат, времени и конечного результата. Этот момент особенно важен, так как на практике нередко наблюдаются ситуации, когда компании подходят к вопросам развития информационных технологий и решению задач автоматизации совершенно не с той стороны, что приводит к излишним затратам, потере времени, и, самое важное, упущенному шансу, который мог бы привести к победе в конкурентной борьбе. Результат этой задачи можно представить в виде дерева целей – наглядного и удобного способа представления декомпозиции целей:
Процесс разработки дерева целей может проходить в виде мозгового штурма. После того как все подцели нанесены на карту, можно приступать к их анализу и уточнению, чтобы в конечном итоге оставались только ключевые цели, выстроенные в правильной последовательности. В дальнейшем эти цели будут трансформированы в проекты, направленные на их достижение.
Рассмотрим подробнее дерево целей в области информационных технологий:
1.1 Основная цель имеет две составляющие:
Увеличение прибыли;
Увеличение капитализации.
1.1.1 Увеличение прибыли достигается сокращением издержек и увеличением производительности работы персонала компании.
1.1.2 Сокращение издержек и увеличение производительности работы персонала за счет использования ИТ, в свою очередь, достигается следующим образом:
Повышение отдачи инвестиций в информационные технологии в структурных единицах компании;
Создание единой информационной системы, интеграция информационных ресурсов компании, автоматизация бизнес-процессов.
1.1.2.1 Повышение отдачи инвестиций в информационные технологии в структурных единицах корпорации обеспечивается прежде всего внедрением мировых стандартов и методик управления ИТ. Так как деятельность ИТ-департамента в структуре любой компании сводится к трем основным направлениям:
1) операционная деятельность, т.е. обслуживание существующей ИТ-инфраструктуры;
2) проектная деятельность – внедрение новых ИТ- и бизнес-решений и систем;
3) информационная безопасность компьютерных систем – обеспечение защиты и надежного хранения бизнес-информации в компьютерных системах компании, то соответственно:
1) применение стандартов ITIL/ITSM для управления операционной деятельностью позволяет ИТ-подразделению перейти в качественно новое состояние – стать полноценным бизнес-подразделением, оказывающим свой вклад в общую деятельность компании более того приносящей ей прибыль, при этом сокращение затрат на эксплуатацию ИТ-инфраструктуры составляет 20-30%;
2) внедрение стандарта управления проектами PMBOK, стандарта бизнес-анализа BABOK, в комбинации с другими общепринятыми методологиями, например, такими как MSF, IBM RUP или другими и внедрение соответствующего программного обеспечения по управлению проектами, бизнес-моделированию и анализу, позволяет увеличить эффект от реализации проектов, а также сократить их сроки и стоимость;
3) внедрение элементов системы управления информационной безопасностью на основе стандарта ISO/IEC 27001 – позволяет минимизировать риски, связанные с потерей или утечкой ценной бизнес-информации, и сократить затраты на обеспечение надлежащего уровня информационной безопасности компьютерных систем компании.
1.1.2.2 Создание единой информационной системы, интеграция информационных ресурсов компании обеспечивает централизованную обработку и хранение всей важной бизнес-информации. Если сравнивать предприятие с человеческим организмом, то информация – это кровеносная система организации, питающая все подразделения. Поэтому чем эффективней построена эта система, тем эффективней работает бизнес и тем большую прибыль он приносит.
1.1.2.3 Автоматизация бизнес-процессов приводит к сокращению длительности их выполнения и уменьшению числа ошибок при их выполнении, а следовательно, к сокращению их стоимости. Это, в свою очередь, обеспечивает увеличение прибыли.
1.1.2.4 Построение единой информационной системы и полноценную автоматизацию бизнес-процессов можно достичь только в результате проектирования и внедрения
целостной системы управления компанией. Данную идеологию можно продемонстрировать на следующем примере (см. Рисунок 3). Другими словами, основа системы управления – это совокупность ее элементов – целей, стратегий, моделей бизнес-процессов, организационных структур и системы целей и показателей, а комплексная информационная система – это ее оболочка. Соответственно, чем более полноценно формализована, документирована и внедрена система управления, тем эффективнее будет внедрена и станет функционировать информационная система компании. «Эффективнее» - значит, она будет способствовать максимальному увеличению прибыли и сокращению затрат.
1.1.2.5 Реализация данной идеологии, т.е. проектирование и внедрение целостной системы управления осуществляется при помощи современных методологий и инструментов бизнес-моделирования и регламентации деятельности предприятий.

1.1.2.6 Разработка бизнес-модели компании в комплексе с использованием методик и техник бизнес-анализа, речь о которых пойдет далее, позволяет подобрать оптимальные решения поставщиков корпоративных ИТ-систем, что, в свою очередь, также позволяет сократить затраты на их приобретение и внедрение. В таких случаях экономия нередко составляет до 30-40% от общей стоимости затрат на приобретение и внедрение. С другой стороны, в практике внедрения корпоративных бизнес-систем в крупных компаниях имеется масса примеров, когда компании игнорировали предварительные процедуры детального моделирования своего бизнеса, в результате чего переплачивали, а процесс внедрения ERP-cистем занимал более 5-7 лет и, в конечном итоге, владельцы бизнеса не получали ожидаемого эффекта.
1.1.3 Увеличение капитализации компании за счет использования ИТ и, соответственно, увеличение совокупного капитала компании, достигается следующим образом:
внедрение решений крупнейших вендоров ИТ-систем;
внедрение стандартов в области управления ИТ и последующая сертификация систем и ведущих специалистов;
1.1.3.1 Качественное внедрение решений «брендовых» поставщиков ИТ-систем, таких как SAP, Microsoft (Axapta, Navision), Oracle и пр., нередко позволяет увеличить капитализацию бизнеса в 1,5-2 раза. Поэтому в практике мирового и отечественного бизнеса нередки случаи, когда процедуре продажи, привлечения крупных инвестиций или выходу на IPO предшествует процедура внедрения целого комплекса бизнес-систем. Для сокращения затрат можно комбинировать готовые дорогостоящие решения с решениями, построенными на платформах автоматизации нового поколения, таких, как MS SharePoint, ELMA и других, разрабатываемыми либо силами ИТ-департамента самой корпорации, либо с помощью аутсорсинговых компаний.
1.1.3.2 Использование методик стандарта BABOK (Business Analysis Body of Knowledge – руководство к своду знаний по бизнес анализу) позволяет существенно упростить процесс подбора наиболее оптимальных решений ИТ-систем. BABOK – это новый стандарт (первая официальная версия появилась в 2006 году), разработанный специалистами Международного Института Бизнес-Анализа. Необходимость применения данного документа в реализации ИТ-стратегии компании вытекает из определения понятия бизнес-анализа, изложенного в самом документе:
Бизнес-анализ – это набор методик и техник, применение которых позволяет выработать единый взгляд у стейкхолдеров на понимание структуры, политики и процессов в организации и рекомендовать решения, которые позволят организации достигать своих целей.
Решение, согласно BABOK, в свою очередь, состоит из компонентов, включающих информационные системы, которые поддерживают это решение, процессы, которые им управляют, людей, которые его исполняют. Бизнес-анализ помогает организациям определить оптимальные решения, исходя из их потребностей, с учетом набора ограничений (времени, бюджета, действующих норм и правил и т.д.), которые имеют место в организации.
Таким образом, BABOK следует рассматривать как своеобразный мост между практическими задачами менеджмента и их реализацией в ИТ решениях. Поэтому применение этого стандарта является одним из ключевых факторов успеха в реализации ИТ-статегии. Применение методик, описанных в данном стандарте, позволяет избежать лишних затрат на реализацию ИТ-проектов и повысить их качество.
1.1.3.3 В целом, внедрение стандартов и методик в области управления ИТ и подтверждение их соответствующими сертифицирующими органами также увеличивает стоимость бизнеса, доверие иностранных инвесторов и бизнес-партнеров. Кроме этого, многие крупные компании, рассматривающие ИТ как инструмент достижения стратегических целей бизнеса, финансируют обучение и сертификацию своих ведущих ИТ-специалистов.
Необходимые условия
Для реализации изложенной стратегии, т.е. для того, чтобы департамент информационных технологий стал в компании равноправным бизнес-игроком и приносил прибыль наравне с другими подразделениями корпорации, необходимо выполнение следующих условий:
1) ИТ-стратегия должна быть неотъемлемой частью общей бизнес-стратегии компании;
2) бизнес-стратегия компании должна предусматривать внедрение современных корпоративных технологий управления, в противном случае реализация предлагаемой ИТ-стратегии будет невозможна;
3) предлагаемая стратегия в области ИТ должна быть одобрена и поддерживаться собственниками (акционерами) компании;
4) топ-менеджмент компании должен обладать достаточным уровнем квалификации, разделять подобные взгляды и методы, слаженно и последовательно действовать в направлении реализации стратегических целей корпорации;
5) в компании должна быть принята единая процедура принятия управленческих решений, т.е. собственники и топ-менеджмент должны соблюдать «единые правила игры»;
6) ИТ-директор должен быть наделен полномочиями, необходимыми для реализации принятой ИТ-стратегии;
7) должно быть обеспечено необходимое финансирование проектов, направленных на реализацию данной ИТ-стратегии.
Данные условия могут быть доработаны и изложены в документе «Политика в области информационных технологий», который утверждается руководителем компании.
Методология
Реализация данной стратегии начинается со следующих шагов:
1) подбор и формирование команды специалистов, чей опыт, компетенции и знания позволят реализовать принятую стратегию;
2) аудит и тщательный анализ ИТ-инфраструктуры, бизнес-целей компании и ее потребностей в области информационных технологий;
3) детализация целей ИТ-департамента и определение показателей их достижения, уточнение, доработка ИТ-стратегии и ее утверждение;
4) разработка и утверждение корпоративной программы реализации ИТ-стратегии;
5) последовательная реализация утвержденной программы через проекты.
Заключение
Читая, эту статью у читателя может возникнуть ощущение: «Как это так, статья об ИТ-стратегии, а речь идет о таких вещах, как бизнес-анализ и бизнес-моделирование?» Подчеркну, что четкое понимание практических задач управления ведет к правильной постановке целей в области информационных технологий, а понять практические задачи управления можно только с использованием методов бизнес-моделирования и бизнес-анализа. Пониманию этого также способствует тот факт, что информационные технологии являются основным инструментом так называемого «работника интеллектуального труда», т.к. предназначены для повышения производительности его работы. Определить, что именно способствует повышению производительности работы и каким образом, можно только с помощью вышеуказанных методов. Таким образом, анализ и моделирование бизнеса являются главной отправной точкой успешной ИТ-стратегии компании.

1.